Фейковые турецкие аккаунты, VPN и принятие: как разработчики «Планёрки» перешли из Jira в Kaiten

Привет! Меня зовут Даша, я перевожу с IT-шного на русский и пишу кейсы с пользователями Kaiten. Для этого я часто провожу интервью с разными людьми. Планировать встречи в календаре мне помогает сервис «Планёрка». А недавно я узнала, что разработчики «Планёрки» начали работать в Kaiten. Круг замкнулся!

Я пообщалась с создателем сервиса Романом Рабочим, и он рассказал, как в компании более 10 лет использовали Jira и пытались всеми способами сохранить доступ к сервису в августе 2023, но в итоге перешли на Kaiten и ни о чем не жалеют.

Это не случайный набор слов, а названия сервисов, над которыми работает команда Романа Рабочего — DeepVoice Labs:

Команда DeepVoice параллельно развивает три разных продукта, отвечает за их поддержку и продвижение.

Более 10 лет ребята использовали Jira для трекинга задач на канбан-досках, там же вели всю техническую документацию и базу знаний, а также обрабатывали заявки службы поддержки пользователей. Для этого была создана специальная интеграция, которая обрабатывает заявки из чат-бота и создает тикеты в Jira.

Все началось как у всех: несколько месяцев назад Роман получил от Atlassian письмо о том, что через 30 дней доступ к аккаунту компании будет закрыт.

Чтобы сохранить доступ, Роман создал турецкий адрес и оплатил аккаунт из Турции. Но проблема была в том, что на самом деле часть команды находилась в России. И спустя месяц аккаунты этих сотрудников начали блокировать.

Чтобы решить проблему, команда в обязательном порядке стала использовать VPN. Такая схема работала до тех пор, пока один из сотрудников не забыл включить VPN и в ответственный момент его аккаунт заблокировали.

Роман остановил свой выбор на Kaiten и перенес в новый сервис все канбан-доски, на это ушло около 5 минут. Несмотря на то, что в компании только 3 проекта, есть процессы по разным направлениям:

Для работы с каждым проектом в компании создали отдельные пространства и объединили на них технические и маркетинговые задачи по каждому из проектов:

Таким образом можно полностью следить за проектом в рамках одного экрана. Каждый специалист видит свои задачи и на каком этапе они находятся.

У Романа есть также отдельное пространство для работы с личными задачами. К нему имеет доступ только он сам:

Единственный процесс, который не стали переносить из Jira — это поддержка пользователей. У DeepVoice Labs есть голосовой бот-помощник, который разговаривает с человеком вместо оператора и при необходимости создает тикеты заявок в Jira. Чтобы перенести этот процесс в Kaiten пришлось бы заново перенастраивать интеграцию, а на это нужно время.

В компании решили поступить более радикально и сейчас разрабатывают собственный SAAS сервис для технической поддержки клиентов.

Когда мы общались с Романом, он сказал, что команда хранила в Confluence объемную базу знаний, и сейчас практически полностью потеряла доступ к этим документам. Команда начала заново собирать данные в Kaiten, но их полное восстановление требует много ресурсов.

В ходе интервью я рассказала Роману, что у Kaiten есть автоматический перенос данных из Confluence и поделитесь инструкцией. И спустя несколько минут ребята запустили импорт и перенесли все данные в Документы Kaiten.

Несмотря на то, что команда DeepVoice Labs достаточно быстро и без особых потерь смогла перенести свои процессы в Kaiten, им нужно время на адаптацию. Любой новый инструмент требует лишних ресурсов. Даже элементарно, чтобы привыкнуть, где какая кнопка находится и как выполнять привычные действия в новом интерфейсе.

Как говорит Роман, это как когда у вас есть привычная дорога до дома и вы уже знаете на ней каждый бордюр и камень, но внезапно ее перекапывают экскаватором, и приходится тратить время, чтобы искать обходные пути, привыкать к ним заново.