Как мы внедрили УНФ в IT&Digital агентстве

WARNING! Прежде чем внедрять УНФ, ERP и прочие системные учетные продукты, убедитесь, что вам не подходят таблички Excel и онлайн-сервисы. Иначе, это будет долго, дорого и мучительно больно.

Может показаться, что абзацем выше я отговариваю вас от внедрения. Нет, я всего лишь призываю взвесить ваши потребности и финансовые возможности, и, если вам действительно не хватает системного управленческого учета, а таблички уже не способны адекватно поддерживать ваши потребности (разваливаются, содержат ошибки, перестают стыковаться и т.д.), тогда внедрение УНФ может быть отличным решением.

Дисклеймер: все имена вымышлены, совпадения случайны. Основано на реальных событиях

Наш клиент — компания "АйТи Магистр" успешно работает в сфере IT&DIGITAL уже более 10 лет. Основным направлением деятельности является разработка корпоративных сайтов и интернет-магазинов. В "АйТи Магистр" функционируют два ключевых отдела: отдел разработки и отдел рекламы, что позволяет компании обеспечивать полный цикл работ от создания сайта до его продвижения и продвижения услуг клиентов до конечного потребителя.

Компания насчитывает около 40 штатных сотрудников, включая программистов, дизайнеров, маркетологов, а также административный и управленческий персонал. Владелец и управляющий директор "АйТи Магистр" — Иван Торсунов, который основал компанию в 2010 году. С тех пор он активно участвует в ее развитии и стремится к усовершенствованию бизнес-процессов.

Компания имеет живой офис с комфортной рабочей атмосферой. "АйТи Магистр" известна на рынке своим ответственным отношением к делу, что позволило ей завоевать доверие многих крупных клиентов и стать одним из лидеров в своей отрасли — это также подтверждают первые места ведущих рейтингов.

До работы с нами управленческого учета в компании не было вообще. Отчеты в налоговую составлялись один раз в квартал, а управленческие отчеты делались в таблицах Эксель. Собственник не видел единой картины, не знал, сколько он зарабатывает, сколько можно вложить в развитие, а сколько забрать себе. Деньги из бизнеса вынимались по принципу "кажется мы заработали миллион, а мне как раз нужны деньги".

При поступлении заявки на услугу внедрения УНФ или на услугу "финансовый директор на аутсорсинге" мы в Профдело проводим бесплатную установочную встречу. На такой встрече мы выясняем у клиента его ситуацию:

Одной встречи обычно хватает, чтобы достаточно глубоко вникнуть в ситуацию клиента и предложить решение.

Вот какие проблемы озвучил Иван на встрече:

Компания работает более 10 лет, поэтому часть ресурсов уже имеется.

В штате бухгалтерии было 3 человека:

Для бухучета использовалась локальная программа 1С.Бухгалтерии, которая раз в квартал выгружалась главбуху для сдачи отчетности, а потом, после закрытия квартала, загружалась обратно для продолжения работы.

Затраты вносили хаотично, потому что применялась система налогообложения УСН "доходы минус расходы" по ставке 5% с прибыли. Налог был даже меньше чем на УСН 6%, поэтому особо расходами не заморачивались — собирали самые крупные и те, которые придут сами. Управленческие расходы никто не учитывал, а их было предостаточно.

Зарплата считается в бухпрограмме + в табличках эксель.

Структура бизнеса: два ООО (одно с IT-льготой, другое для услуг продвижения) и одно ИП.

Наша главная цель — внести ясность в финансовые дела "АйТи Магистр". Нужно было построить систему, где каждая копейка учтена, и где собственник видит полную картину:

Было понимание, что нужно уходить от экселевских таблиц к чему-то более автоматизированному, чтобы управленческие отчеты составлялись легко и быстро, и главное — без ошибок. Также важно было наладить систему, позволяющую оперативно реагировать на изменения в бизнесе и планировать бюджеты отделов, особенно разработки и рекламы.

Сначала мы рассмотрели онлайн-сервисы:

Сервисы сейчас очень популярны, и они дают красивые отчеты, поэтому первый взгляд сразу туда. Но вот с чем мы столкнулись.

Наши требования к сервисам были довольно простыми:

Мы не ставили в требованиях ограничение по цене, потому что в голове была какая-то наивная картинка, что сервис за 2-3 тысячи рублей в месяц даст WOW-эффект. Это было наивно :)

Планфакт — сначала мы рассмотрели его, так как это самый популярный на сегодняшний день сервис среди предпринимателей. Сервис делает три отчета, красивый дашборд и имеет интеграцию с 1С, но… только на самом высоком тарифе. Тариф "полный" на момент написания статьи стоит 23 950₽ в месяц при оплате за 2 года, то есть 23950*24 = 574800 рублей нужно выложить единовременно за использование сервиса. Нам эти затраты показались гигантскими и мы пошли смотреть дальше.

Финолог — сервис был на слуху лет 5-10 назад, и у нас возникло ощущение, что с тех пор сервис не развивается. Финолог больше не позиционирует себя как сервис для управленческого учета — теперь это сервис для учета денег в бизнесе. Только денег. Как следствие, в сервисе нет двух важнейших вещей для IT-компании:

Годовая цена сервиса — 29 990₽ при единовременном платеже. Но, платить нужно за каждое юрлицо, а у нас три — для нашего клиента это обошлось бы в 29990*3 = 89970₽ единовременного платежа на год. Дешевле, чем Планфакт, но нужного нам функционала не имеет.

Adesk — на момент, когда мы выбирали ПО, сервис только начинал свое развитие, был не так популярен и не имел полного функционала. Так, на момент выбора в нём отсутствовали:

Остальной функционал был в наличии. Сейчас эти опции появились, и мы могли бы рассмотреть этот сервис.

Цена сервиса в нужном нам функционале на момент написания статьи — 3 499 ₽ в месяц при оплате за 2 года, то есть 3499*24 = 83976. Зато включено 5 юрлиц — этого нам более чем достаточно.

Мы решили рассмотреть программы семейства 1С.

Их неоспоримыми плюсами стали:

Звучит необычно, но 1С оказалась дешевле всех рассмотренных нами онлайн-сервисов, которые вроде бы призваны экономить деньги предпринимателя. Чтобы использовать 1С.УНФ нужно приобрести одну из лицензий:

Второй вариант позволял нашему клиенту не просто использовать УНФ, но еще и перевести бухгалтерию в облако.

Программа 1С Управление нашей фирмой позволяет:

Но у нее есть недостаток:

Забегая вперед, скажу, что нашему клиенту-предпринимателю было психологически трудно работать с 1С. Поэтому "более красивый" дашборд для него мы сделали в гугл-таблицах, но составлялся он полностью в 1С.

Итак, сравниваем варианты (на момент выбора):

Так как на тот момент программа Adesk была в зачаточном состоянии, было решено выбрать 1С.УНФ.

Меня иногда спрашивают, а почему не рассматривали 1С.Комплексная автоматизация или 1С.ERP. Все просто: внедрение КА или ЕРП стоит на порядок дороже (КА — от 1,5 миллионов, ЕРП — от 3 миллионов), функционал этих программ избыточен для IT-компании или DIGITAL-агентства, а интерфейс программ сильно перегружен и недружелюбен "простым" пользователям — он требует опытных пользователей 1С.

И так, решили, поехали!

Процесс внедрения — это большой план. Подробно посмотреть все этапы, расписанные помесячно, можно по ссылке Подробный план работ по месяцам (классика).

Обычный срок внедрения программы 1С.УНФ составляет 6 месяцев. За этот срок можно без спешки спокойно настроить весь функционал, отладить работу подразделений, обучить пользователей, устранить ошибки и получить полностью настроенную базу данных с внесенными туда данными. Далее останется только поддерживать ведение учета силами штатных сотрудников заказчика.

Каждый первый заказчик меня спрашивает: "А можно быстрее?". И каждый раз я отвечаю: "Теоретически, да, но вы не справитесь". Чтобы внедрить 1С.УНФ быстрее нужно, чтобы совпали все критерии до единого:

Тогда месяц заняла бы настройка программы и обучению функционалу, второй месяц — начало работы и корректировка, третий — поддержка пользователей. Но такие клиенты к нам еще ни разу не приходили, поэтому — 6 месяцев, и это достаточно оптимистично.

По завершении всех этапов мы передаем клиенту работающую базу 1С, Дашборд и инструкцию по его формированию, а также всю документацию по проекту. Как правило, дальнейшую работу подхватывает финдир или главбух компании.

Но также очень часто нас просят остаться и продолжить формировать управленческую отчетность и Дашборд, анализировать полученные результаты и помогать советами по развитию бизнеса с точки зрения цифр и финансовой науки — эта услуга у нас называется "финансовый директор на аутсорсинге".

Без трудностей не обходится ни один проект по внедрению ПО. Вообще, внедрение — это самое сложное, что можно только придумать среди финансовых услуг.

Основная проблема в том, что на результат на 60% влияют сотрудники заказчика и решения заказчика, и только на 40% твои сотрудники и решения.

Если проводить аналогию с созданием сайтов, то представьте себе, что вам нужно было бы создать сайт, в котором дизайн делает дизайнер заказчика, тексты на сайт пишет копирайтер заказчика, верстает — верстальщик заказчика. А вам нужно за несколько месяцев сработаться и сдать классный сайт заказчику.

Далее я обозначу ряд проблем, с которыми мы обычно сталкиваемся на проектах (не все из них возникли у "АйТи Магистр", но регулярно возникают у других клиентов)

Иногда случается так, что в учетных процессах заняты не профессионалы, а просто "хорошие люди". Пока речь шла о рутинных задачах типа "возьми цифру тут и вставь в клеточку сюда", они справлялись. А когда возникла необходимость изучить новое ПО, а спрос с них стал как со специалистов, эти сотрудники буксуют в первую очередь. И буксуют они обычно саботажем, который выливается в то, что работа не сделана, или сделана в неудовлетворительные сроки. Оправдания звучат так:

Просто представьте себе, вот делаете вы сайт заказчику, а дизайн у вас делает сын его маминой подруги, тексты на сайт пишет жена директора, а заливает все это на сайт бухгалтер в свободное от работы время. Представили? Вот примерно так и происходит внедрение финансовых программ, если на функционале работают не профессионалы.

Проблема 2. Некому поручить новый функционал.

Например, раньше в компании не учитывались затраты. Не было человека, который может их собирать, вносить в базу данных и формировать отчет. А без затрат никакая экономика не сойдется. Кто будет этим заниматься?

Правильное решение: нанять квалифицированного специалиста.

Опасное решение: поручить кому-то из существующего персонала и дать немного денег.

Очень опасное решение: поручить кому-то из действующих сотрудников без прибавки к зарплате.

Хотя, не всегда прибавка к зарплате решает проблему. Иногда бывает так, что поручили дополнительный функционал за доп.плату, но сотрудник его не делает.

Или вот еще пример: раньше в компании никто не отслеживал дебиторскую и кредиторскую задолженности. Налоговая не требовала (сейчас опустим момент, что для ООО это маст хэв, не требовала же активно). В управленческом учете долги клиентов отслеживали менеджеры, их зарплата была завязана на этот показатель. И возникало ложное ощущение, что, если зарплата зависит от поступления денег, то менеджеры это поступление денег отследят до копеечки.

Увы, это не так. Менеджер лишался 2000-3000р процентов, компания лишалась 200 000-300 000 рублей живых денег.

Проблема "сытых" менеджеров известна. Предпринимателю кажется, что если у менеджера в мотивации процент, то он будет "рыть землю носом" бесконечно. Это не так, рано или поздно наступает момент, когда менеджеру становится достаточно денег. И на удивление, это не всегда "бешеные тыщи". Некоторым становится достаточно при вознаграждении даже 60 000р, особенно в регионах, где эта сумма считается высокой.

Через 6 месяцев мы полностью внедрили программу 1С.УНФ, а компания "АйТи Магистр" получила полностью сформированный управленческий учет, из которого можно вынимать отчеты в любом разрезе. Мы не избавились полностью от отчетов в Excel, но они перестали быть непредсказуемой и нестабильной основой. Теперь отчеты в экселе основываются на данных учетной системы, а не наоборот. Все это обеспечило более четкое понимание финансового состояния компании.

Автоматизация учетных операций сделала работу предсказуемой и позволила принимать решения на основе цифр.

Сначала я хотела поделиться с вами стоимостью, в которую обошелся проект клиенту. Но поняла, что это будет не совсем верно — с тех пор мы подросли, поумнели, и больше за такую невысокую цену свои услуги не продаем. Так какой смысл называть то, что больше нельзя купить.

Поэтому, стоимость внедрения будет указана по ценам, по которым мы продаем эту услугу на момент написания статьи.

Процесс внедрения разделен на 6 этапов (выше есть ссылка на подробный план), каждый из которых длится один месяц. За каждый этап мы берем плату в размере 120 000 рублей, что соответствует примерно 25-30 часам работы финансиста уровня senior в месяц. По завершении каждого этапа мы готовим отчет о проделанной работе и представляем результаты работы за месяц на zoom-встрече.

Сейчас на проекты внедрения УНФ мы берем не всех. Прежде, чем внедрять новую программу, мы убеждаемся, что ваша компания к этому готова финансово и морально, и внедрение действительно будет полезно вашему бизнесу и решит вашу задачу. Если вам это актуально, записывайтесь на бесплатную диагностическую встречу с нашими финансистами.

Если статья была для вас полезной, подписывайтесь на мой блог на VC, и на канал телеграм Про безопасный бизнес.