Полный гайд по организации легендарной конференции. 13 шагов с примерами

Конференции ― это отличная возможность для бизнеса заинтересовать целевую аудиторию. Они повышают узнаваемость бренда, расширяют связи. Скорее всего вы были на чужих событиях и даже не на одном. Может пора организовать что-то своё? Поможет в этом наш пошаговый план: от продумывания идеи и выбора спикеров до маркетингового продвижения и организации кейтеринга.

На связи Владимир Давыдов — один из основателей StickPeek. Мы делаем мерч со сменными стикерами, которые превращают корпоративную одежду в инструмент адаптации, вовлечения и мотивации сотрудников.

Уже несколько лет мы являемся партнёрами профессионального сообщества специалистов в области корпоративных коммуникаций и корпоративных медиа Intercomm – изготавливаем для них тематические шопперы для участников ежегодной конференции и премии.

Сюда приходят звезды индустрии, причём как спикеры, так и участники, а также их команды, которые получают знания «на вырост». Это представители Тинькофф банка, Сбера, Сибура, Ингосстраха, Ozon, корпоративной академии Росатома и др. На конференции поднимаются актуальные для сообщества темы. Например, в этом году обсуждалось влияние нейросетей и ИИ на индустрию и выстраивание отношений с сотрудниками в IT-сфере.

Вместе с профи из Intercomm мы подготовили подробный гайд, как организовать и успешно провести свою конференцию. Ведь мероприятия – это не только «11 утра в субботу в концертном холле». Это от недели до полугода подготовки, куча договоров, нервный тик от условий арендодателей или подрядчиков, переговоры.

При подготовке важно спланировать каждый этап. Вам потребуется рассчитать ресурсы и оценить предполагаемую рабочую нагрузку. Совсем не обязательно двигаться именно в предложенном нами порядке. Вы можете пользоваться этим списком как чек-листом.

Содержание:

Подумайте, если ли они у вас? Ведь это очень важно, объявить, что вы хотите сказать другим предпринимателям. В будущем такие вещи могут даже оказать влияние на изменения в отрасли. С увлеченными людьми появятся страстные выступления, свежие идеи и настоящий ажиотаж. Создать такую атмосферу не просто.

Всё начинается с темы. Возможно, вы заметили пробел на рынке или решили применить инновационный подход.

Лучшие темы – запоминающиеся, понятные и вызывают эмоциональный отклик. Подумайте, что нужно вашей потенциальной аудитории, что её мотивирует? Для этого проводите опросы и анализируйте их результаты.

Тема определит ваше брендинг и стратегию продвижения: от разработки логотипа и сайта до создания хэштегов для соцсетей и печати плакатов, мерча и т.д.

Организация – огромный труд, с которым одному человеку не справиться. Вам понадобятся люди, которые возьмут на себя различные аспекты планирования события, переговоров и продвижения. Ищите энергичных, опытных, организованных и целеустремленных командных игроков. И убедитесь, что все понимают зону ответственности.

Ваша основная команда, скорее всего, будет состоять из:

Создайте как можно более четкую картину ваших финансов. Помните, что часть расходов невозможно предсказать, и бюджет будет меняться. Начните с основных трат и масштабируйте их по мере продвижения.

С мероприятий можно получить прибыль – от спонсоров, от билетов, если они платные и даже от спикеров. Да, если ваше мероприятие интересно экспертам, то они будут готовы заплатить даже за 5-минутное выступление на нём. И для этого необязательно быть крупной компанией с миллионной аудиторией.

Главный вопрос – цена билетов. Ваш бюджет должен дать вам понимание того, сколько денег нужно, чтобы выйти на уровень безубыточности. Важно определить свои ожидания, исходя из того, сколько людей, вы сможете принять, размера места и того факта, что не все билеты могут быть распроданы.

Независимо от того, какую цену вы решите поставить, сделайте скидку на ограниченное количество билетов при ранней покупке. Устанавливайте цены так, чтобы событие стало безубыточными, когда будет занято от 60 до 75 % вместимости площадки

И не забывайте, что регистрационные сборы — не единственный источник дохода мероприятия. Подготовьте спонсорское предложение и выясните, есть ли доступное финансирование.

Вы также можете просмотреть свои расходы и поискать места, где можно потратить меньше. Просто не упускайте из виду, что не менее важно создать положительный опыт для вашей аудитории. Если вы экономите на таких вещах, как Wi-Fi, гости события не скажут вам спасибо.

Она должна быть от шести месяцев до года вперёд. Также вам нужно понять, как долго продлится конференция. Обычно, ивент с участием около 300 человек проходят два полных дня.

Вот несколько важных правил, о которых следует помнить:

Здесь часто упускают из виду освещение и акустику, но они окажут сильное влияние на впечатления гостей. Попробуйте посетить похожее мероприятие в том зале, в котором собираетесь проводить конференцию.

Помимо цены аренды, обратите внимание на скрытые расходы – плата за внешних поставщиков, парковку, выставочные площади или даже Wi-Fi. При согласовании общей стоимости, выясните, что подлежит обсуждению, а что нет, и будьте готовы к переговорам.

Стоимость места — лишь одна часть головоломки. Вот еще несколько факторов, которые следует учитывать:

При переговорах с потенциальными местами проведения постарайтесь организовать ранний доступ, чтобы вы могли провести «пробный прогон» или пройти проверку со своей командой перед событием.

Возможно, это самый важный шаг из всех. Ваши спикеры — звёзды конференции. Нужен солидный состав, чтобы привлечь посетителей и гарантировать экспертность. .

Один из надёжных способов – сначала привлечь одного именитого, уважаемого в своей области спикера. Это повысит ваш авторитет в глазах других потенциальных докладчиков и увеличит вероятность того, что они примут участие в событии.

Начните искать лидеров мнений. Создайте приоритетный список потенциальных докладчиков. Работайте над ним, постепенно заполняя отведенные временные интервалы спикерами. И убедитесь, что у вас есть план Б на случай, если спикер отменит выступление в последнюю минуту.

В идеале оно должно быть готово как минимум за четыре месяца до начала конференции. Имеет смысл сгруппировать спикеров и их выступления по темам. Важно не пытаться втиснуть слишком много в один день, иначе аудитория устанет.

Большинство обычных презентаций может длиться от 20 до 40 минут, а основные доклады — до часа. Контент должен быть интересным и рассчитан на короткий период внимания.

После каждого блока у вас должен быть перерыв на кофе (минимум один утром и один во второй половине дня), а также более длительный на обед. Людям нужна возможность дышать, обдумывать информацию и общаться.

Уникальный стиль поможет событию выделиться и запомниться. Разработка логотипа, выбор цветов и шрифтов, проработка деталей других фирменных элементов – все это играет важную роль. Можно сделать эту работу силами своей команды, а можно воспользоваться услугами дизайнерского бюро или рекламного агентства.

Если ваша конференция проходит ежегодно, можно выбрать тему конкретного мероприятия и отразить её в визуале.

Особое внимание следует уделить созданию уникальных сувениров и мерча. Они помогут дольше напоминать участникам о событии и станут дополнительным инструментом продвижения. При создании визуальной составляющей, советуем не ограничивать полёт фантазии. Подойдите к процессу творчески и предлагайте необычные решения. Логотип, фирменный стиль, мерч, атрибутика в едином стиле поднимут ваше мероприятие на новый уровень и помогут выделиться на фоне однообразных и скучных конкурентов.

Анализ конкурентов – важный этап, позволяющий выйти за рамки стандартных решений. Выявив особенности других, можно придумать и воплотить что-то уникальное. Инновационность станет вашей изюминкой.

Например, команда StickPeek создала шоперы для конференции Intercomm, со сменными стикерами с космической тематикой события и QR-кодом, ведущим на сайт конференции.

Он представляет мероприятие, отвечает на вопросы посетителей и позволяет им подать заявку, зарегистрироваться и связаться с вами. Туда же будете выкладывать контент, анонсы, отчёты.

Первая страница должна быть стильной, ведь она представлять саму конференцию и презентует самые значимые события. Укажите общую тему, где и когда она проходит, кто основные спикеры. Постарайтесь разместить все это в той части страницы, которая видна без прокрутки.

Быстрый запуск сайта – важная часть организации конференции. Так что заранее примите ключевые решения, создайте простой сайт и дополняйте его по ходу дела.

Что должно быть на сайте:

У вас нет ресурсов для создания специализированного веб-сайта? Другой вариант — сторонний сайт продажи билетов. Здесь вы можете легко создать страницу мероприятия для вашей конференции со всеми основными подробностями.

В дополнение к этому, такие билетные сайты берут на себя обработку платежей и выдачу билетов от вашего имени, что избавляет вас от головной боли, связанной с дополнительными административными задачами.

Теперь у вас есть место, докладчики, чёткая программа конференции и сайт (или страница мероприятия), на который можно направлять людей. Теперь ваша основная задача – продвижение конференции по всем доступным каналам.

Ваши гости — занятые люди, и они делают выбор в мире, полном круглосуточных сообщений. Как же вы можете привлечь их внимание и создать ажиотаж? Подумайте, есть ли в вашем секторе какие-то изменения, на которые люди должны отреагировать.

Можно по разному рекламировать событие, даже при относительно небольшом бюджете:

Публикуйте интервью, фотографии, программы, объявления докладчиков, чтобы подогреть интерес.

Не забудьте попросить спикеров о продвижении на своих собственных каналах. Пригласите журналистов из выбранной вами ниши освещать ивент и, возможно, даже присутствовать на ней. Для СМИ презентация должна быть простой и короткой (до одной страницы). Уделяйте основное внимание 5 факторам (кто, что, когда, где и почему).

На этом этапе вы переходите к деталям. Вот некоторые вопросы, на которые вам нужно ответить:

Лучший способ сделать это — просмотреть повестку дня и поставить себя на место участников. Попытайтесь представить, как они будут вести себя в этот день, чего им может не хватить.

Постарайтесь заранее осмотреть пространство и подготовить подробный план. Если у вас есть внешние поставщики, запланируйте обход, чтобы они также посмотрели всё необходимое для их работы.

Проверив ситуацию лично, вы будете гораздо лучше подготовлены к решению любых проблем, которые могут возникнуть в день конференции.

Нетворкинг на конференции

Когда дело доходит до отраслевых конференций, нетворкинг действительно важен. Самые успешные события предоставляют участникам многочисленные возможности для знакомства и общения.

Полезно иметь регулярные перерывы в течение дня и выделять места для сбора людей. Если выступления были полезными, у участников будет много тем для обсуждения, которые помогут растопить лед и облегчат обмен идеями.

Наконец-то большой день наступил!

При условии, что вы выполнили все вышеперечисленные шаги и у вас есть команда, отвечающая за событие – вам не о чем беспокоиться.

Вот несколько ситуаций, которые могут потребовать вашего внимания:

Вам ещё предстоит немного поработать. Свяжитесь со всеми: вашей командой, докладчиками, поставщиками и, конечно же, участниками.

Самый простой способ собрать информацию — отправить всем по электронной почте ссылку на опрос. Будьте относительно краткими и сосредоточьтесь на нескольких основных темах. Что им больше всего понравилось на конференции? Как бы они оценили различные элементы (презентации, угощения, размещение и т. д.)? Что бы они изменили и улучшили?

Быть предпринимателем непросто. Быть амбициозным предпринимателем ещё труднее, но куда интереснее и прибыльнее. Ивенты в этом смысле ― отличный способ заявить о себе аудитории и конкурентам, выбить себе удобное место в нише на рынке и повысить медийность собственного бренда.

А если вам нужен классный мерч под мероприятие, то пишите нам в StickPeek. Для каждого проекта мы находим своё решение.

Ещё больше полезных историй о корпоративной культуре, мотивации сотрудников и грамотном управлении вы найдете в нашем телеграмм-канале.

Реклама ИП Давыдова Ирина Константиновна

ИНН: 771973915181

erid: 2Vtzqw3YAxk