Ежедневное планирование дел в таск-менеджере. Опыт предпринимателя и основателя маркетингового агентства

Собрал лонгрид, в котором решил поделиться своим опытом ежедневного планирования дел в таск-менеджере в коллабе с календарем. Это мой личный опыт и надеюсь он будет вам полезен, даже если вы не используете таск-менеджеры.

Я предприниматель, Co-Founder и CEO агентства маркетинговых коммуникаций N:OW (TOP-5 в рейтинге креативности маркетинговых агентств АКАР 2023 и TOP-4 в рейтинге ивент агентств РФ 2023) и партнер геймтейтмент агентства Teammate. Общий опыт работы в маркетинге и рекламе более 13 лет. Преподаю в школе Event MBA. У меня 70 фестивальных наград, 6 летняя дочь, 500 виниловых пластинок, 40 пар кроссовок, 3 бизнеса и 10 татуировок.

С ноября я завел свой tg-канал, который набрал почти 6000 подписчиков. Пишу там про бизнес, про кейсы в креативе и маркетинге, про то как развивается наши агентства, про ошибки и факапы, про смешные истории из нашей сферы, про новые бизнесы в которых принимаю участие, про выступления на форумах (иногда я выступаю как спикер). Ну и немного личного про путешествия, семью, винил.

Я уже несколько лет изучаю планирование, прочитал несколько книг на эту тему, изучал много гайдов, изучал методологию канбан, аджайл и спринтов, опытов множества предпринимателей и хочу поделиться текущей версией моего опыта и рассказать, как я планирую ежедневные дела и какие инструменты для этого использую. В свое время я наткнулся на классное очень видео про Кайдзен планирование от Маргулана Сейсембая (это Казахский предприниматель, инвестор, миллиардер). До сих пор слежу за Маргуланом и подписан на его канал, он очень крутой. Этому видео уже 6 лет, но оно до сих пор актуально, особенно для тех, кто не занимался вообще планированием.

Все помнить невозможно. Особенно с текущей скоростью жизни. Поэтому, если вы еще пытаетесь держать все дела в голове, я конечно могу вами только восторгаться и позавидовать, если все получается, но крайне рекомендую структурировать все и пользоваться таск-менеджером.

Основная цель - это не все успевать (хотя хотелось бы), а структурировать дела так, чтобы ничего не забывать, планировать и успевать делать самое важное, что поможет достижению ваших целей.

Уже больше года я перешел для планирования дел на ASANA. До этого использовал Trello, Todoist и просто блокнот. Асана - приложение, которое помогает структурировать работу. Она существует в вэб-версии, версии приложения для компьютера и телефона.

В прошлом году я запустил процесс интеграции ASANA в свое агентство N:OW. Мы выбирали финально из Notion и Asana. Выбрали Asana по многим причинам. Она не идеальна, но очень проста и удобна в использовании, и в ней очень круто все синхронизируется и настраивается под себя. Процесс интеграции в агентство еще продолжается, но мы уже перевели большую часть процессов туда - от постановки задач по проектам, до работы юр. отдела с согласованием документов. Пока еще не до конца настроили синхронизацию работы с креативным и клиентским отделом, но все завершим в этом году.

Планировщиков дел существует очень много, и в целом, не так важно чем вы пользуетесь, главное - систематические действия по планированию, чтобы выработать привычку. Тогда дела не будут теряться и вам легче будет достигать своих целей и формировать долгосрочные планы. Как только появилась задачка или дело - сразу поставить ее в таск-менеджер или календарь. Пока ее нет там, шанс на ее реализацию меньше 30% (лично у меня именно так).

Сегодня проанализировал 2023-й в асане и сформировал личные задачи на 24-й. Вот, например, статистика по моим задачам за прошлый год:

📌 2075 - общее кол-во задач, которые я поставил себе (или поставили мне) 📌 1996 завершенных задач📌 79 незавершенных.

В процентах задач по категориям:

66% - задачи по бизнесу

18% - личные задачи

8% - встречи и созвоны

3% - PR задачи

3% - офисные задачи

2% - семейные задачи

Фишка Асаны еще в том, что можно еще больше структурировать результаты и смотреть статистику за отчетный период, анализировать их и корректировать стратегию.

Я экспериментировал с разными настройками асаны и сейчас пришел к такому формату, который удобен лично мне. Поэтому решил поделиться, возможно он будет полезен и вам. Если вы не пользуетесь асаной, такую структуру можно сделать и в других таск-менеджерах.

Я распределяю все задачи и цели по 2 доскам: DAILY и Цели на год.

Доска - это отдельное пространство с настраиваемыми заметками, которое вы можете кастомизировать под себя, включая его оформление (формат списка или доски как в trello). Мне, например, удобнее списки.

Сейчас расскажу по планирование ежедневных задач, а про годовые сделаю отдельный пост. В целях на год я прописываю большие задачи, которые распределяю потом на цели, и именно они становятся фундаментом ежедневных задач.

Для ежедневного планирования у меня есть доска Daily 2024.

Туда попадают все мои задачи по бизнесу, личным, семейным делам.

Все дела на доске я разбиваю на несколько блоков.У меня был разный опыт структурирования раздела. Сначала я делал задачи на день/неделю/месяц. Потом все упростил и пришел просто к 3 блокам. Но тут кому как удобней, а мне удобно именно так на данный момент:

📌 На сегодня

Тут заношу список своих задач на текущий день, потом делаю на некоторые из них уведомления в календаре на маке. Если не успел что-то, задача переходит на следующий день. Если в процессе дня понимаю, что не успеваю, сразу переношу в блок "нужно сделать".

📌 Делегировал/жду ответ

В этот раздел переношу то, что делегировали и слежу за выполнением.

📌 Нужно сделать

Тут заношу все дела, которые возникают и нужно сделать в ближайшем будущем. Включая дела и идеи из формата "А вот это еще нужно сделать".

Каждое утро у меня начинается с того, что я смотрю задачи, которые не выполнил в предыдущий день, если такие есть, дальше смотрю задачи из блока "нужно сделать" и выбираю, какие из них пойдут на сегодня + если в Асане мне прилетают задачи от коллег, их сразу закидываю в один из блоков.

В каждом блоке для дел я сделал несколько столбцов, в которые добавлены параметры с опциями и статусами, для удобного трекинга. Основные это - категория, статус, приоритет + несколько дополнительных.

🔻 Задача

Тут пишется собственно сама задача/дело. Когда задача выполнена, нажимается галочка рядом, она выделяется цветом и исчезает. В Асане также можно настроить отображение, чтобы все выполненные задачи оставались, просто были с галочкой "выполнено", но мне удобней, когда они просто исчезают.

В каждой задачке можно сделать подзадачи, это крайне удобно, а еще из подзадач создавать новые задачи и выбирать исполнителя. Еще в каждой задаче можно добавить заметки и описание.

🔻 Категория

Нужна для того, чтобы понять к какой категории дел относится та или инача задача. В категории у меня есть несколько параметров:

📌 business (Все дела по бизнесу)

📌 for me (Личные дела)

📌 family (Семейные дела)

📌 встречи/созвоны (Сделал отдельный раздел, чтобы сразу было понятно что это не просто дело, а нужно мое личное присутствие и есть четкое время)

📌 pr (Все задачи по внешним коммуникациям. От рабочих до личных)

📌 office (Все дела по офису. Этот микрораздел был актуален так как я делал ремонт в офисе и было много задач. Его планирую убрать. Cейчас показываю его как пример дополнительной категории, которую вы можете создать).

🔻 Статус

Тут выпадающий список на 3-х параметров:

📌 не начал

📌 жду ответ

📌 выполняется

Тут все просто: как только я заношу дело, я ставлю статус "не начал", в процессе дня он меняется. Как только дело выполнено, я ставлю галочку слева от дела, что оно выполнено и оно исчезает.

🔻 Приоритет

Это очень важный параметр, тут снова я сделал выпадающий список:

📌 самое важное дело дня

📌 высокий

📌 средний

📌 низкий

Для себя я выделяю всегда "самое важное дело дня", и на него делаю приоритет. Двух таких важных дел для меня быть не может. Исходя из приоритета, чаще всего, я строю график выполнения дел.

🔻 Исполнитель

Нужно для того, если я решил делегировать задачу кому-то. Как только назначен исполнитель, задача появится у него в уведомлении и тогда я сразу переношу ее в категорию «делегировал/жду ответ».

Для меня основные параметры - это категория, статус, приоритет. Параметры вы можете добавлять/менять как вам захочется. Я например, придумал еще 2 интересных параметра для себя, и тестирую их с декабря 23-го года:

🔻 Ассистент

Я давно задумываюсь о личном бизнес-ассистенте, и опыт многих предпринимателей, за которыми я слежу, доказывает его эффективность. Поэтому, я придумал для себя инструмент, чтобы понять целесообразность его найма.

Все задачи я теперь оцениваю также в формате - мог бы я это делегировать бизнес-ассистенту или нет. Простой параметр с 2 выборами «да» и «нет». Очень интересная метрика, так как за декабрь я понял, что, например, что до 40% дел я мог бы делегировать бизнес-ассистенту. Решил в таком формате еще потестировать 1 квартал и дальше уже приму решение.

Например, есть задача "подписать документы" - я выбираю параметр ассистент и ставлю "нет", так как подписать документы за меня он не может. Теоретически может, но я не готов сейчас доверить это и давать право подписи. А задачу "купить билеты в Казахстан и найти жилье там" точно можно делегировать, как и "сделать жалюзи в кабинете".

🔻 Календарь

Иногда просто записать дело в Асане мало, мне важно чтобы оно также отображалось в моем календаре и возникало напоминание, когда его нужно совершить. В качестве напоминалок я использую просто базовый календарь в ноутбуке и на айфоне, где ставлю дело + уведомление для меня это удобней всего.

Уведомления из Асаны мне менее удобны, чем в календаре, когда ты видишь весь день. Поэтому часть дел я дублирую в календаре, а в Асане ставлю галочку поставил ли я уведомление или запланировал ли это событие в календаре.

К примеру, есть задача запланировать бизнес поездку в Казахстан. Сначала я ставлю ее в Асане, дальше думаю в какой из дней я ей займусь и ставлю дело в календаре. В Асане ставлю галочку, что дело поставлено в календарь. Понятно, что события можно переносить, но дело уже точно не потеряется, и я уже заложил на это время. Тестирую пока этот подход.

Не так давно я дополнил эту статью парой новых фишек.

Я постоянно что-то стараюсь улучить и доработать. И вот на неделе придумал сделать еще 2 столбца с параметрами, и все свои задачи также трекать через них.

🔻 Параметр «Скорость».

Я сделал 3 опции:

🔻 Параметр «Влияние на цели».

В начале года я сформулировал личные и бизнец цели на этот год и на ближайшие 2-3 года. И придумал сейчас параметр, чтобы все абсолютно дела и задачи также оценивать через вопрос «а как реализация этой задачи влияет на мои цели». Это помогает помнить про цели и все задачи пропускать через них. Это могут быть как личные, так и бизнес цели, которые я прописал для себя.

И тут есть 3 опции:

Теперь я, помимо параметров «категория», «статус», «приоритет», «ассистент», я отфильтровал задачи еще по 2 новым параметрам. И теперь все стало проще, в большинстве своем я старался отдавать приоритет задачам «самое важное дело дня» и «высокий» + на сколько это сильно влияет на мои цели, остальное уже по уменьшению. Понятно, что это не может распространяться на 100% дел, но я уверен, что на 90% точно может, а когда дел крайне много - это может помочь выставить правильные приоритеты через призму годовых целей.

🔻 Я стараюсь не ставить больше 3-х встреч в день. Да, бывает и 5-6, но я уже не эффективен на них. Поэтому по-возможности стараюсь не делать больше 3-х встреч (физических/онлайн).

🔻 Обязательно должны быть промежутки между делами в течении дня, так как может прилететь что-то срочное, что вы не планировали, или встреча может задержаться, или где-то потребуется личное включение.

🔻 Фокусироваться на главных и важных делах, которые влияют на годовые цели.

🔻 В начале дня выбирать самое главное дело дня или дело, которое очень не хочется делать, но оно крайне важно, и делать его первым. Это быстрая боль, как еще этот процесс называет один предприниматель. Но это сразу заряжает весь день и вас оно уже не напрягает своим присутствием.

🔻 Стараться записывать все дела. Даже если есть какое-то дело, которое я не внес в список дел и уже начал его делать, я все равно его ставлю туда в процессе или потом. Чтобы вырабатывалась привычка, ну и дальше можно было посмотреть статистику.

🔻 Кто-то формирует свой календарь только из дел по работе, а личные не ставит в приоритет, кто-то наоборот. Я за то, чтобы все дела вести в одном месте. Время в течении дня у вас одно, как и ваша жизнь, просто у каждого дела и цели есть свои приоритеты.

🔻 Календарей у меня несколько, у каждого из них свой цвет, чтобы было легко понять, что это за дело. Например, по рабочим делам - красный, личные зеленый, семейные - желтый. Для семейный дел я создал отдельный календарь, расшарен на меня и жену. Мы ставим туда дела, в которых участвуем вместе или важно знать о них обоим. Это крайне удобный инструмент.

В целом это все, что я хотел рассказать о моем опыте ежедневного планирования. Я думаю он может быть полезен как тем кто, пользуется Асаной или другими таск-менеджерами, так и тем, кто не использует таск-менеджеров.

Плюс выбора Асаны в том, что вы можете настроить любые доски под себя, структурировать их как удобно вам и вашему бизнесу. Напомню еще, что для меня главная цель любого планирования - верный фокус на важных делах, трекинг и отслеживания их, ну и конечно чтобы ничего не забывать и успевать делать важное.

Вспомнилось еще интересное наблюдение, не касающееся напрямую планирования, но оно про выбор инструментов для работы. Больше 15 лет я писал электронную музыку (у меня больше 40 цифровых релизов + виниловые), последние годы использовал для написания программу Logic.

Софта для написания музыки в целом много, но в основном все пользуются Logic, FL, Ableton, кто-то даже до сих пор пилит в Reason и др. И постоянно продюсеры сравнивают, в какой проге лучше звук, где жирнее на выходе будет трек. Как пример: кто-то всегда называл FL просто фигней, а кто-то на ней творил шедевры, которые выходили на лучших мировых лейблах.

За многие годы написания музыки я понял лишь то, что чувак с руками может сделать супер-хит и супер-трек в любой программе. И таких примеров масса. Тут важны действия, которые приведут к результату.

Можно провести такую же аналогию с таск-менеджерами. Можно бесконечно бегать за поиском программ, а можно просто сосредоточиться на целях и использовать тот инструмент, который удобен именно тебе.

Но это не значит, что не стоит изучать другие инструменты и переходить на те, что будут удобней в какой-то момент. Именно поэтому, я менял таск-менеджеры последние 5 лет, пока пришел к Асане, в которой работаю на данный момент.

Хочу еще раз сказать, что это лично мой опыт и мне удобен такой формат ежедневной постановки задач. Буду рад, если он будет полезен и вам.

Желаю вам все успевать и пусть 2024-й год будет рекордным для вас!

Ну и подписывайтесь на мой TG-канал, в котором почти 6000 подписчиков, там классно и полезно.