HR-бот: как мы сделали карманного ассистента, который знает всё о компании и помогает сотрудникам каждый день

Рассказываю про наш кейс для ресторанного холдинга, где мы реализовали умного HR-бота, на базе ИИ, который 24/7 помогает сотрудникам в работе.

— Зачем компании нужен умный HR-бот, вместо FAQ
— Умная база знаний как мозг HR-бота
— Как HR-бот помогает сотрудникам в ежедневной работе
— Работа с внешними данными
— Безопасность и приватность как фундамент
— Перспективы развития HR-бота
— Что в итоге получает бизнес

Раньше, частым решением, которое компании делают для распространения регламентов, знаний о продукте, знаний о компании был какой то FAQ или Wiki, иногда я встречал чат-боты, в которых тоже содержится краткая информация с данными, которые должны быть под рукой. Это неплохо, но на практике сотрудники всё равно ищут документы в чатах, пишут менеджерам и тратят время на простые вопросы.

К нам вышел заказчик — сеть ресторанов, который понимает эту проблему и мы реализовали для него карманного HR-ассистента, который понимает свободный текст, работает поверх умной базы знаний, учитывает роль сотрудника и выдаёт точные ответы со ссылками на актуальные документы.

Это цифровой помощник, который отвечает ровно, соблюдает конфиденциальность и работает 24/7, снимая нагрузку с HR и руководителей.

Любая компания строится на знаниях: регламентах, описаниях, политиках, инструкциях, стандартах. Проблема в том, что эти знания разбросаны по Notion, Google Docs, чатам, таблицам и устным договорённостям.

Чтобы сотруднику найти простой ответ, ему нужно:

В итоге сотрудники получают информацию с задержками, HR тратит часы на повторяющиеся вопросы, а бизнес теряет энергию и скорость.

Мы хотели решить это радикально — дать каждому сотруднику своего персонального ассистента в кармане. Он отвечает 24/7, знает личность и должность человека и быстро предоставляет всегда актуальную информацию.

Он знает, кто спрашивает, и показывает только ту информацию, которую разрешено видеть: стандарты, описания ресторанов, контактные данные коллег, корпоративные политики, справки и документы.

Чтобы бот мог отвечать точнее сотрудника, ему нужен настоящий "мозг". Мы построили его на базе RAG и PostgreSQL — это технология, что лежит в основе нашей системы корпоративной памяти.

Все данные обновляются менеджерами через Notion и сотрудники всегда видят актуальные версии. Бот даже указывает дату последнего обновления и показывает ссылку на первоисточник. Кроме того, он может приводить точные цитаты, ссылки и даты последних изменений, чтобы сотрудник сразу видел, откуда взялся ответ.

Причём важный момент: каждая роль имеет свою собственную коллекцию данных. Официант не увидит того, что доступно управляющему. HR не увидит данные управляющего о гостях. Управляющий не увидит конфиденциальные документы других ролей.

Это архитектура банковского уровня: полная изоляция данных, защита от утечек, контроль доступа через админку.

Также в админке можно:

С точки зрения компании это превращается в единый фундамент, поверх которого можно строить любые будущие функции для сотрудников — HR, обучающие, сервисные, операционные.

Мы сделали так, чтобы бот в первую очередь закрывал реальные задачи, которые сотрудники решают каждый день. Сотрудник может получить:

Бот ставит пометку Конфиденциально, если в Notion есть соответствующая пометка.

Фактически это новый способ для команды общаться с компанией: быстро, точно, без потери времени.

Бот работает не только с текстовыми знаниями, но и с операционными системами:

В админке хранится история запросов, благодаря чему мы можем видеть:

Мы также используем сбор данных для будущих моделей, которые помогут:

В HR-боте всё работает за счёт строгой архитектуры безопасности.

Мы изолировали данные между ролями:

Это обеспечивает защиту на уровне корпоративных систем.

Также мы ведём аудит:

Именно эта часть даёт компаниям уверенность, что бот не станет "дырой" в безопасности. Дополнительно система проходит нагрузочные тесты, выдерживает пиковые обращения, использует отказоустойчивую архитектуру и ограничивает частоту запросов, чтобы стабильно работать при росте компании.

Сегодняшняя версия бота это только фундамент. На его архитектуре уже можно развивать гораздо более глубокие и персональные сценарии, которые полностью поменяют то, как сотрудники взаимодействуют с компанией.

Бот станет личным проводником нового сотрудника: выдаст материалы, проверит понимание, подскажет следующий шаг, напомнит о дедлайнах и поможет адаптироваться без участия HR-отдела.

На основе роли, динамики запросов, задач и интересов бот сможет формировать персональный план развития: какие навыки развивать, какое обучение пройти, какие внутренние проекты подойдут лучше всего.

Отпускные листы, заявления, справки и внутренние документы будут создаваться автоматически — без участия HR, сразу в корректном формате.

Если вопрос требует человеческого участия, бот сможет сам определить, кому именно передать запрос — HR-бизнес-партнёру, рекрутеру или менеджеру — сохранив полный контекст.

На основе паттернов поведения бот сможет заранее подсвечивать риски: выгорание, снижение вовлечённости, вероятность увольнения. Это позволит HR действовать не реактивно, а превентивно.

Подбор внутренних задач, наставников, полезных контактов, обучающих материалов — всё на основе реальных данных о сотруднике.

По сути, компания получает нового сотрудника, который работает без выходных, ошибок и усталости.

Он помогает:

При этом бот становится частью корпоративной культуры — сотрудники привыкают к тому, что любую информацию можно получить за секунду.

И это лишь один из наших кейсов по работе с ИИ и внедрению IT-решений.

В Telegram-канале я рассказываю, с чего начать построение IT-отдела в компании.

Сохраните мой контакт — на случай, если захотите применить ИИ или другие IT-решения у себя.

Telegram-канал: https://t.me/egormklive

Почитать еще: