Ехать в офис для подписания бумажек – больше не надо

КЭДО EnDocs – облачный сервис для кадрового документооборота. Создавайте и подписывайте заявления на отпуск, больничные и прочее в один клик. Рубрика «Продукт дня»

Когда я в последний раз устраивался на работу, то ощутил всю незавидность положения HR-отдела в компании. Чувство обреченности возникло, как только переступил порог кабинета кадровиков.

Притащил им в толстенной папке кучу документов, которые несколько дней активно собирал и ксерокопировал, а в итоге их судьба – пылиться в картотеке вместе с трудовым договором и прочими соглашениями о неразглашении. Вместо того, чтобы всегда быть под рукой в облаке.

Далее по ходу работы в компании дело принимает и вовсе дурной оборот: параллельно с выполнением рабочих обязанностей надо распечатывать, заполнять, подписывать и приносить в отдел кадров заявления на отпуск и больничный, а еще командировку или перевод в другой отдел. Это занимает время, которое лучше бы потратить на продуктивную работу или даже лучше – пойти съесть пирожок с вишней на обеде.

Для того, чтобы разгрузить работников HR-отделов, а также сотрудников компании, и не забивать на важные статьи трудового кодекса просто потому что лень заниматься бумажной работой, был придуман #продуктдня российский сервис EnDocs КЭДО.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал возможен благодаря нововведениям в законодательстве еще в 2021 году.

С КЭДО можно значительно сократить затраты не только на белую офисную бумагу, но и обслуживание принтеров, содержание бумажного архива и использование курьерской службы. Но и раскошелиться за использование новых инструментов в работе тоже придется.

1. Компания регистрируется в сервисе или устанавливает себе автономную версию на собственных серверах.

2. Сотрудникам выпускают электронную подпись прямо в сервисе. С ее помощью можно подписывать документы, и государственные органы признают их достоверность.

3. Когда работнику требуется подписать документ, он создает его сам через веб интерфейс или мобильное приложение на основе шаблона. Файлы автоматически попадают на подпись ответственным лицам. Сотруднику больше не требуется ничего контролировать и отвлекаться от работы, а весь процесс занимает пару минут.

Также ускорению в сервисе подвергся этап согласования документов: можно выстраивать любые по сложности цепочки с неограниченным количеством участников и этапов. КЭДО EnDocs позволяет работать как со штатными сотрудниками, так и с разными категориями подрядчиков:внешние совместители, внутренние совместители, по договору ГПХ или самозанятые.

Разработчики утверждают, что все документы и операции с ними максимально защищены от кражи и доступа злоумышленников: выпуск ЭП в аккредитованном УЦ; данные хранятся и обрабатываются в дата-центре, сертифицированном на соответствие ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/ 27701, PCI возможность хранить все данные на собственных серверах.

У EnDocs есть как десктопная, так и мобильная веб-версия, а также интеграции с 1С ЗУП и 1С Бухгалтерия.

В ближайшее время команда планирует реализовать модуль подписания документов через бесплатный «Госключ», а пока пользователи используют НЭП от Калуга Астрал, которая стоит по 350 рублей на пользователя.

Стоимость КЭДО EnDocs – 500 руб/год за сотрудника, 2040 руб/год – за кадровика.

EnDocs, кроме КЭДО, поддерживает автоматизацию таких процессов как:

Если поначалу электронный документооборот облюбовали крупные компании с большим числом сотрудников, то во время пандемии и перехода на удаленку многим компаниям также открылась простота, прозрачность и выгодность ведения документооборота онлайн. И речь не только об ИТ-компаниях, где многие работают из дома, но и о строительной фирме, где кадровик сидит на одном конце города, а работа кипит на другом.

Но все-таки у КЭДО есть свои минусы, например, необходимость защищать данные от кибератак, число которых в России участились за последние полтора года в два раза. Еще одним стоп-фактором в компаниях могут стать сами сотрудники компании, которые могут не доверять новым форматам работы и отказаться от добавления себя в электронную базу работодателя.

Сайт сервиса

Пообщаться с командой в Telegram

Поддержите рубрику «Продукт дня» и российские ИТ-проекты – ставьте лайк ❤ этому посту и пишите свое мнение в комментарии.

Если хотите дать свой проект в обзор – напишите мне в личку @begovatovd.

Больше обзоров интересных продуктов и интервью с ИТ-предпринимателями, вы найдете в моем телеграм-канале и подкасте «Стартап-секреты».