Как креативное агентство Sisters управляет процессами через Битрикс24

Sisters называют себя soulmate-агентством. Здесь не просто ведут соцсети или делают брендинг, а выстраивают долгие доверительные отношения с клиентами. Формат работы, когда практически вся команда находится в разных городах и странах, абсолютно не мешает — процессы отлажены так, будто все сидят за одним столом.

Битрикс24 стал для Sisters рабочей средой, где фиксируются задачи и договорённости, планируются проекты и активности, а также видно прогресс по каждому направлению. Это помогает агентству сохранять порядок и расти без потери качества.

Sisters — креативное агентство с офисом в Челябинске. Но команда также работает из Москвы, Петербурга, Екатеринбурга, Калининграда, Барселоны и Дананга. Агентство строит бренды на стыке маркетинга, дизайна и коммуникаций: разрабатывает стратегии, ведёт соцсети, запускает спецпроекты, развивает инфлюенс-направление и создаёт дизайн — от простых стикеров до сложной анимации и лендингов. В портфеле — как крупные компании (ВкусВилл, Ростелеком, издательство МИФ), так и среднего и малого сегмента (Lapochka, Love Generation, VIPS, TUSA). В 2023 году кейс Sisters получил награду фестиваля креативных индустрий G8 в категории «Отлетевший SMM».

Главный принцип работы — soulmate-партнёрство. Sisters встраиваются в бизнес клиента как внутренняя команда: разделяют задачи и ценности, берут на себя решения и отвечают за результат. Чтобы поддерживать такой уровень вовлечённости при распределённой географии, в агентстве ценят прозрачные процессы и единую среду работы. Именно поэтому одним из главных рабочих пространств для них стал Битрикс24.

День начинается с коротких планов — «дейли», которые каждый сотрудник пишет в общем чате. Формат стал обязательным: он помогает руководителям видеть загрузку команды, а коллегам — понимать, кто чем занят и где можно подключиться. Это простое правило делает работу прозрачной и позволяет быстро перераспределять задачи, если кто-то перегружен.

Идеи обсуждают на брейнштормах, которые часто начинают с лёгкого айсбрейкинга, чтобы разогреться и снять напряжение. Дальше команда набрасывает десятки вариантов, обсуждает их и голосует за лучшие. Такой процесс не только помогает находить сильные решения, но и делает каждого участника вовлечённым в результат. Дополнительно для развития и обмена опытом в агентстве проходят «гроумиты» — ежемесячные мини-лекции сотрудников, и «прожекторы» — встречи с приглашёнными экспертами.

Командный дух поддерживается ритуалами. Утро начинается с мем-бота, который выдаёт шуточное «предсказание дня», а по четвергам команда собирается на онлайн-пилатес. Раз в месяц HR выпускает дайджест с новостями и победами команды, чтобы сохранить общее информационное поле. Эти практики помогают держать связь между людьми, которые работают в разных часовых поясах, и дают ощущение, что вся команда движется в одном ритме.

Полноценный переход на Битрикс24 в агентстве произошёл в 2019 году. Тогда стало понятно, что для управления проектами и клиентскими задачами нужны более прозрачные процессы и единая среда работы.

Внедрение напоминало освоение новой привычки: каждый день команда осваивала систему, пробовала разные форматы работы, делилась обратной связью и предлагала улучшения.

Без шероховатостей не обошлось. Одним портал казался перегруженным, другим мешали лишние уведомления и непривычные форматы работы. Но постепенно стали появляться правила: «нет задачи в Битриксе — значит, её не существует», фиксированные сценарии постановки задач, автоматические напоминания.

В центре работы Sisters — раздел «Задачи». Здесь фиксируется всё: от крупных процессов до мелких подзадач с конкретными сроками и ответственными. Такой подход заменяет бесконечные переписки и позволяет всей команде видеть, что именно в работе и на каком этапе. Коммуникации по проектам стараются вести в комментариях к задачам, а то, что иногда уходит в личные переписки, отмечают как точку роста. Цель — больше обсуждений фиксировать внутри карточек.

Чтобы не тратить время на рутину, агентство использует два инструмента:

Фильтры и разные режимы отображения помогают каждому настроить работу под себя: кто-то смотрит задачи списком по срокам, кто-то — через календарь, а руководители отделов часто используют канбан-доску для обзора всего потока.

CRM применяют для ведения лидов и сделок: обновляют статусы, контролируют коммуникации, держат в фокусе этапы по текущим проектам.

Есть и честная обратная связь по удобству: большинству комфортнее работать с десктоп-версии; мобильная кажется менее удобной. Интерфейс воспринимают как насыщенный, но управляемый: со временем настройки, представления и фильтры «приручаются». Из микро-кастомизаций команда заменила стандартную реакцию на свою — это помогает сохранить «свой» тон и поддерживающую культуру, не ломая процесс.

Главный эффект внедрения — структурность. Система помогла навести порядок: стало проще отслеживать дедлайны, фиксировать договорённости и держать в фокусе текущие приоритеты.

Команда отмечает, что без Битрикса работать было бы возможо, но сложнее и немного дольше.

Агентство не собирается останавливаться на базовой функциональности. В планах — глубокая кастомизация и настройка автоворонок, чтобы часть процессов полностью отдать системе. Уже тестируются новые инструменты: доски для брейнштормов, календарь в связке с другими сервисами, CoPilot для автоматизации рутинных шагов.