Внедрение Битрикс24 в Silver Mercury: централизация задач, видеосвязь и CRM

Когда компания развивается, увеличивается и количество рабочих процессов. И выбор подходящего инструмента — задача со звездочкой.

Silver Mercury — экосистема креативных и маркетинговых коммуникаций, выросшая из одноимённой премии. Проект стартовал как фестиваль в 1999 году, а в 2025-м вышел за рамки «одного события» и оформился в полноценную платформу для роста бизнеса: от обмена опытом до масштабирования возможностей участников.

В центре экосистемы — SM Awards, вокруг которой выстроены регулярные форматы, поддерживающие профессиональное сообщество в течение года: «прожарки» кейсов с живыми разборами, многопотоковая конференция SM Conference, региональные мероприятия (в прошлом сезоне — два крупных региона; в новом — планируется пять городов), а также молодёжное направление SM Young, где студенты и начинающие креаторы решают реальные задачи и защищают свои решения перед заказчиками.

В команде всего 20 человек, но именно эти люди управляют большим событийным контуром. Плюс в пиковые периоды к команде присоединяются студенты-практиканты . К ключевым процессам относятся продюсирование мероприятий, работа с заявками от участников премий и с экспертами-судьями премии SM Awards, PR и коммуникации, продажи и аккаунтинг, а также внутреннее планирование и координация распределённых участников.

Эта статья о том, как Silver Mercury выстраивает единый операционный контур на базе Битрикс24: от календаря и задач до внутренних коммуникаций и CRM, чтобы проходить сезон без потерь в скорости и качестве, сохраняя прозрачность для команды и партнёров.

Освоение Битрикс24 началось в 2020 году и шло поэтапно. Первым приоритетом стали задачи и планирование: постановка, сроки, исполнители, контроль статусов. Вторым — база знаний и документооборот. Третьим — коммуникации и созвоны: внутренние встречи и внешние видеоконференции. На этапе перехода оперативные вопросы по‑прежнему могли обсуждаться во внешних мессенджерах, но якорём фиксации решений и статуса стала платформа Битрикс24.

В 2025 году компания перешла от инструментального использования к платформенной операционной модели: единый контур Битрикс24 закрывает сквозные сценарии — от планирования и проведения внешних встреч до управления проектами, анализа данных и автоматизации рутины через роботов и триггеры. По сути, команда перешла к управлению сквозными бизнес‑процессами «в одном окне».

Бизнес‑цели перехода в Битрикс24 были прагматичными: централизовать постановку задач и коммуникации, обеспечить стабильные внутренние и внешние звонки, создать единую базу знаний для ускорения онбординга и сохранения экспертизы, а также развернуть CRM для отдела продаж — с ведением карточек партнёров, фиксацией истории контактов и прозрачной отчетностью по воронке.

Критичный узел — видеосвязь. Привычные каналы перестали быть надёжной опорой. Поэтому команде стало важно иметь встроенные в рабочий контур внутренние и внешние звонки, которые не зависят от иностранных платёжных инструментов и сторонних сервисов.

Коммуникации. Система работы в «одном окне» позволила вести все процессы компании на одной платформе.

Нагрузка и мультизадачность. Портфель работ состоит из множества коротких задач с жёсткими сроками. Частые переключения между каналами связи и источниками информации растягивали согласования — не из-за сложности самих задач, а из-за фрагментации процессов.

После инвентаризации процессов команда решила уйти от большого количества инструментов к одной рабочей среде.

Требования к системе:

Под эти критерии Битрикс24 оказался наиболее прагматичным вариантом: одна точка входа для связи и операционной работы плюс сразу готовое решение для продаж.

Рабочий контур собран в Битрикс24 покрывает ежедневные сценарии без разрывов между планированием, коммуникациями и фиксацией решений.

Календарь и встречи. Вся сетка — от внутренних планёрок до внешних созвонов — живёт в едином календаре. Поиск участников и добавление коллег занимает секунды; повторяющиеся слоты (еженедельные) формируются шаблонами, что снимает ручную рутину и дисциплинирует расписание.

Задачи и проекты. Постановка, сроки, роли и статусы фиксируются в задачах Битрикс24. Для экстренных вопросов команда по-прежнему подключает внешние мессенджеры, но решения и итоговые договорённости возвращаются в карточки задач.

Также работу структурируют по проектам и «сцепляют» задачи между собой. Это даёт наглядную картину прогресса и понятный маршрут действий для исполнителя по каждой ветке проекта.

Смарт-процессы для разведения потоков. Работа департаментов разведена: взаимодействие с членами жюри ведётся в смарт-процессе, партнёрский контур — в сделках CRM. Это позволяет работать с одними и теми же компаниями по разным линиям и не смешивать взаимодействие.

Коммуникации и звонки. Встроенные внутренние и внешние вызовы закрыли ключевую уязвимость — зависимость от сторонних платформ и платёжных ограничений. Созвоны запускаются внутри контура, без «костылей» и смены инструментов.

База знаний. Идёт системный перенос файлов, таблиц и инструкций. Цель — превратить накопленные материалы в онбординг-пакет и справочник, к которому обращаются при подготовке мероприятий и в пик нагрузок.

CRM (продажи). Партнёрский контур ведётся в карточках: история контактов, статусы, обновления «на лету» по мере переговоров. Это позволяет быстро поднять контекст по каждому партнёру и синхронизировать команду без отдельных сводов. Также интеграция с 1С позволяет избавиться от рутины в документообороте и бухгалтерской сверке. Менеджеры самостоятельно оформляют сделки и отслеживают статус по оплатам для запуска дальнейших работ с участниками.

Также команда Silver Mercury собирает опросники и формы для кандидатов в жюри через Битрикс24. Внутри — шаблоны и логика показа полей, автозаполнение карточек; снаружи — удобный интерфейс для респондентов.

AI-ассистент. Протестирован как инструмент фиксации хода встреч и точек внимания. Замечание команды — склонность «приукрашивать» и недостаток сухой структуры. Пока используется точечно либо откладывается до донастройки формата заметок.

Операционный контур в Битрикс24 уже закрывает ключевые сценарии, следующая задача — довести его до состояния «по умолчанию» для всей команды и партнёров.

Во-первых, завершить перенос знаний: структурировать шаблоны, инструкции и чек-листы в Базе знаний и привязать их к типовым процессам (подготовка мероприятия, согласование спикера, работа с партнёром). Это сократит время онбординга и снизит зависимость от «устной традиции».

Во-вторых, формализовать контур продаж: описать в CRM воронки и статусы, привести к единому виду карточки партнёров, определить минимальный набор полей и регламент обновления истории контактов. Поверх — базовые отчёты по конверсии, скорости прохождения стадий и прогнозу.

В-третьих, протестировать и, при необходимости, внедрить «Коллабы» для совместной работы с внешними подрядчиками — с чёткими ролями и доступами, чтобы коммуникации и файлы оставались внутри общего контура.

В-четвёртых, пересобрать «сигналы» в задачах: настроить фильтры, роли наблюдателей и правила уведомлений под режим высокой мультизадачности.