Как выйти за рамки и научиться ставить KPI?

Три книги – три открытия. Это самое сильное из последнего, что действительно изменило мою точку зрения. А точнее, наглядно показало, что на одну и ту же задачу можно смотреть под неограниченным количеством углов и плоскостей.

Автор книг Элияху Голдтратт. Известный по всему миру профессор, бизнес-мыслитель и преподаватель самых авторитетных бизнес-школ. Учил предпринимателей не бояться думать и находить нестандартные подходы к решению сложных задач. Автор всемирно признанной теории ограничений. Странно, что до того как мне не посоветовали прочитать эти книги - никогда не слышала о нем.. может быть это тайное знание или я просто не училась на менеджера?

Открытие номер 1. Эффективность бывает неэффективной.

Что делает руководитель команды или предприятия? - Ставит цель, вырабатывает технологию и контролирует результаты (KPI). А как он ставит цель? - Исходя из интуиции и показателей. А что если цель неправильная и показатели не те? Первая книга как раз об этом - о том, как поставить цель.

Первая книга "Цель: процесс непрерывного улучшения" объясняет, как поставить правильную цель и определить показатели успеха. Представьте, что вы читаете учебник по управлению проектами, но только в форме романтической истории управляющего заводом. Он сражается с непонимающим руководством, поднимает с колен завод, возвращает жену и за парой банок пива придумывает верные решения.. в общем максимально приближений к жизни бизнес-роман.

Без лишних иллюзий, автор учит давать определения: коротко и по существу. Например, зачем вам работа или бизнес? Попробуйте ответить этот вопрос.

На самом деле, любой ответ имеет право на жизнь, но если вы в серьез решили быть эффективным в своем деле, есть только один правильный: "Я зарабатываю деньги". Именно он будет определять всю дальнейшую стратегию, ведь вы начинаете все процессы сверять с вашей целью.

Что бывает если цель ошибочная? Например, вы поставили ответили - "самореализации" или "работа - мой смысл жизни". Тогда вам просто нравится заниматься своим делом, ваш бизнес растет - вы смотрите на выручку и думаете: "да, моя выручка растет, я бизнесмен". Но есть риск того, что вы тратите больше чем зарабатываете и начинает накапливаться долг. Это скорее всего приведет к негативным последствиям. А на самом деле нужно было смотреть на прибыль.

После того как мы поняли, что наша цель - зарабатывать деньги. Нужно пересмотреть все показатели успеха.

Второй шаг. Определиться каким способом мы зарабатываем деньги - максимально конкретно дать определение нашей деятельности, то есть сформулировать технологию. Ведь только после этого возможно разработать показатели эффективности.

ДАНО:

Пример из книги. Завод по производству каких-то деталей. Изначально руководители измеряли эффективность по тому сколько часов работают рабочие на станках и сколько деталей они вырабатывали. На бумагах завод был одним из самых эффективных, вот только денег не приносил, ненужные детали отправлялись на склад, да и просроченные заказы росли. А почему? - рабочие делали детали, которые было удобнее и быстрее делать.

РЕШЕНИЕ:

Директор завода изменил систему измерений и ввел понятие: проток - это скорость, с которой система генерирует деньги в результате продаж: от поступления заказа до его отгрузки клиенту. На этом они выстроили всю систему мотивации и оплаты. В результате рабочие стали производить только необходимые детали и просроченные заказы прекратились.Это сработало потому, что изменилась цель - теперь, прежде чем поставить задачу мастерам станков, менеджеры думали - принесет ли она деньги.

Оказывается иногда дешевле не работать.

Открытие номер 2. Слабое звено - решает.

Одно из самых главных ноу-хау автора - это теория ограничений, признана управленцами по всему миру. Главное - идти от слабого звена.

Элияху Голдратт разработал известную среди менеджеров теорию ограничений (ТОС - Theory of Constraints). Ее суть в том, чтобы находить в системе самые слабые места и устранять их. Хорошо подходит для руководства проектами.

Ключевое определение теории - "бутылочное горлышко" - место в производственной системе, в котором возникает перегрузка, потому что поток материалов поступает слишком быстро, но не может быть так же быстро переработан.

Проще говоря - узкое, перегруженное место, которое сдерживает эффективность, если его устранить - производительность вырастет.

ДАНО:

Пример из офисной жизни. Представьте, что у вас 10 сотрудников ежедневно пишут по 10 писем. Итого 100 за день. Затем они отдают их секретарю, который успевает отправить только 50 писем за день.

БУТЫЛОЧНОЕ ГОРЛЫШКО:

Секретарь, который может отправить только половину писем за день.

РЕШЕНИЕ:

Нанять второго секретаря, либо поручить сотрудникам отправлять письма самостоятельно.

Таких примеров масса и в офисной работе, и в производстве, и в личной жизни. Например, программисты, которые проводят 6 часов на совещании и только 2 часа в день пишут код. А потом все удивляются - почему же они никак не могут сдать проект?

Когда вы нашли бутылочное горлышко - наступает время действия. Прикрепляю картинку с просторов интернета с пошаговой инструкцией, как выстроить работу.

Алгоритм действия:

1. Найти узкие места (секретарь).

2. Решить, как максимально их использовать (нанять второго сотрудника, поручить самостоятельно отсылать письма сотрудников).

3. Подчинить все этому решению (донести управленческое решение до всех сотрудников).

4. Расширить ограничения системы (тем самым увеличить количество писем отправленных за день).

5. Если ограничение устранено - вернуться к шагу 1 (пойти искать следующие ограничения).

Звучит достаточно просто, но чтобы воплотить это в жизнь, нужно задаться целью очень конкретно. Автор утверждает, что такой подход в некоторых случаях может увеличить скорость сдачи проектов до 2-ух раз!

Открытие 3. Компромисс - это плохо.

И самое главное я приберегла на десерт. Последняя книга в моем списке - помогает понять - "а оно мне действительно нужно"?

В формате диалогов со своей дочерью автор книги помогает научиться принимать решения, которые оказывают влияние на всю жизнь. Ведь решения нужно постоянно принимать, причем здесь и сейчас.

Вот какой алгоритм получился:

🌀Внутренняя простота. Опуститесь до самого дна - прийдите к “базовым понятиям”. Здесь очень подходит фраза - "белое - это белое. а черное - это черное". В жизни ведь все просто: либо вы хотите, либо нет. Либо нравится, либо нет. Не усложняйте и не обманывайте себя.

🌀Когда вы дошли до “базовых понятий” - оттолкнитесь от них. Важно условие, особенно, когда что-то идет не так - не начать обвинять других: государство, жену, работодателя. Просто примите факты. Вы сами можете изменить ситуацию в любой момент.

🌀Отказаться от компромисса. Вот вам одно из базовых условий - Компромисс - это плохо. Потому что идти на уступки и делать то, чего тебе не хочется - плохо. Компромисс - используют как решение конфликта, а значит жертвуют своими интересами.. А зачем это делать? Ведь можно найти варианты решения и добиться “win - win”.

🌀Люди хорошие, значит победить должны все.

🌀Решение есть всегда.

Казалось бы такие простые вещи сказал этот автор, но они концептуальные. А значит меняют всю систему. Ведь оказывается можно не бороться с многочисленными следствиями, а изменить одну причину. Или посмотреть на проблему с другой стороны, и тогда проекты будут выполняться во время, да и жизнь станет намного проще. Ведь появится самое главное - понимание, что лично вам это действительно нужно!