КАК ПРОВОДИТСЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Для того чтобы оценить реальное состояние активов компании (учреждений) и обеспечить их сохранность, проводят инвентаризацию основных средств, которую рассмотрим в данной статье.

Рассмотрим данные пункты в статье:

1. Определение инвентаризации основных средств

1.1. Цель и причины проведения

1.2. Сроки проведения

2. Объекты инвентаризации

3. Как проводится инвентаризация основных средств

4. Состав комиссии

5. Документальное оформление

6. Приказ о проведении инвентаризации ОС

7. Учет результатов инвентаризации основных средств

8. Бухгалтерские проводки

9. Сличительная ведомость инвентаризации

10. Акт инвентаризации основных средств

11. Оформление протокола на заключительном заседании

12. Основные ошибки во время инвентаризации

Инвентаризация основных средств – это процесс сравнения фактического наличия объектов основных средств с данными бухгалтерского учета.

1.1. Цели и причины проведения

Это важная процедура, которая помогает достичь нескольких целей и решить важные задачи, перечислим их:

1. Выявление фактического наличия и состояния основных средств

Инвентаризация позволяет точно определить, какие основные средства есть у организации, в каком состоянии они находятся, и где на данный момент расположены. Это важно для оценки реальной стоимости активов и планирования их использования.

2. Проверка правильного (корректного) ведения бухгалтерского учета основных средств

Инвентаризация дает выявить ошибки в учёте основных средств, такие как неправильное присвоение инвентарных номеров, ошибочное отражение операций по поступлению, перемещению и выбытию основных средств.

3. Обнаружение излишков и недостач основных средств

В ходе инвентаризации могут быть выявлены случаи, когда количество основных средств, указанное в учёте, не соответствует их фактическому наличию. Это может указывать на необходимость корректировки учётных записей или проведения дополнительных проверок.

4.Подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчётности

Инвентаризация является обязательным этапом подготовки к составлению годовой бухгалтерской отчётности, поскольку позволяет обеспечить точность и достоверность данных о состоянии основных средств.

5. Обеспечение сохранности имущества

Регулярная инвентаризация способствует предотвращению случаев кражи, порчи или потери основных средств, так как позволяет своевременно выявлять и устранять возможные проблемы.

6. Контроль за соблюдением условий аренды и ответственного хранения

В случае аренды или ответственного хранения основных средств инвентаризация позволяет убедиться в соблюдении условий договора и предотвратить возможные конфликты.

7. Подготовка к продаже или покупке основных средств

Перед проведением сделок с основными средствами необходимо провести инвентаризацию для определения их реальной стоимости и состояния.

8.Смена материально ответственных лиц

При смене лиц, ответственных за учёт и сохранность основных средств, инвентаризация является обязательной процедурой для передачи материальных ценностей.

1.2. Сроки проведения

Сроки проведения инвентаризации зависят от данных факторов:

- Периодичность

В общих случаях инвентаризация должна проводиться не реже одного раза в три года перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Если инвентаризация была проведена в конце 2021 года, следующая должна состояться в конце 2024 года.

- Внеплановая инвентаризация

В некоторых ситуациях требуется проведение внеплановой инвентаризации, например, при смене материально ответственных лиц, обнаружении хищений или порчи объектов, а также после пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

- По отдельному приказу руководителя

Инвентаризация по такому распоряжению может быть проведена в любое время.

Стоит отметить, что сроки проведения инвентаризации могут меняться в зависимости от особенностей деятельности компании (организации, учреждения) и требований законодательства.

В бухгалтерском учете объектами инвентаризации являются активы и обязательства организации. К ним относятся:

- основные средства: здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и прочие материальные активы, используемые в производстве и управлении;

- нематериальные активы: патенты, лицензии, программное обеспечение и другие активы без физической формы, но приносящие экономическую выгоду;

- производственные запасы: сырьё, материалы, топливо и другие ресурсы, необходимые для производства товаров;

- готовая продукция: товары, созданные компанией и предназначенные для продажи;

- товары, приобретённые для перепродажи;

- дебиторская задолженность: долги покупателей и заказчиков перед компанией за проданные товары или оказанные услуги;

- кредиторская задолженность: долги компании перед поставщиками, подрядчиками, банками и другими кредиторами;

- финансовые вложения: инвестиции в ценные бумаги и вклады в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим компаниям;

- прочие активы и обязательства, которые могут иметь значение для компании и требуют контроля и учёта.

Конкретный перечень объектов инвентаризации утверждается руководителем перед каждой инвентаризацией.

Инвентаризация основных средств проводится в соответствии с Приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49 и не реже одного раза в три года. Однако компания может проводить проверку и чаще, например, ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Сроки проведения ревизии определяются самой компанией.

Инвентаризация обязательна в следующих случаях:

- при сдаче в аренду, выкупе или продаже объекта основных средств);

- при смене материально ответственных лиц;

- при фактах хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- после пожара, потопа или других экстремальных обстоятельств;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством и внутренними документами.

Процесс инвентаризации включает четыре этапа:

1. Утверждение состава комиссии

Руководитель организации издаёт приказ о проведении инвентаризации, в котором указывает состав комиссии, срок и основания для проведения инвентаризации. В состав комиссии обязательно должен входить представитель руководства и бухгалтерии. (на практическом опыте бухгалтерия составляет приказ, и указывает состав комиссии, сначала отдается на проверку главному бухгалтеру, а затем отправляется на подпись к руководителю организации).

2. Определение наличия основных средств

Комиссия осматривает основные средства, проверяет их соответствие данным бухгалтерского учёта, сверяет инвентарные номера, наименования, количество, стоимость и возможность использования по назначению.

3. Сверка полученных сведений с данными бухгалтерского учёта

Комиссия сравнивает данные, полученные в ходе осмотра основных средств, с информацией, содержащейся в бухгалтерских документах.

4. Оформление результатов ревизии и отражение в бухгалтерском учёте данных о недостатках и излишках

По итогам инвентаризации комиссия составляет акт, в котором отражает все выявленные расхождения между фактическим наличием основных средств и данными бухгалтерского учёта. На основании этого акта в бухгалтерском учёте отражаются все изменения.

В состав комиссии по проведению инвентаризации основных средств входят:

1. Председатель комиссии – руководитель организации или его заместитель;

2. Члены комиссии – представители бухгалтерии, отдела снабжения, технического отдела и другие специалисты, знакомые с особенностями проверяемых объектов;

3. Материально ответственные лица – сотрудники (подразделений, определенного участка), отвечающие за сохранность и учёт основных средств;

4. Представитель аудиторской фирмы (если инвентаризация проводится с привлечением сторонних специалистов).

Важно, чтобы комиссия была сформирована таким образом, чтобы исключить возможность конфликта интересов, который мог бы повлиять на результаты инвентаризации.

Процесс документального оформления инвентаризации основных средств включает следующие документы:

1. Приказ о проведении инвентаризации – этот документ издаётся руководителем организации, где указываются сроки проведения инвентаризации, состав комиссии и перечень объектов основных средств, которые будут проверены;

2. Инвентаризационные описи: члены комиссии составляют их в процессе осмотра и сверки фактического наличия основных средств с данными бухгалтерского учёта;

3. Акт инвентаризации – этот документ оформляется по итогам инвентаризации и фиксирует выявленные расхождения между фактическим наличием основных средств и данными учёта;

4. Сличительные ведомости – используются для отражения излишков и недостач основных средств, которые были обнаружены в ходе инвентаризации;

5. Бухгалтерские записи: на основании акта инвентаризации вносятся изменения в бухгалтерский учёт: излишки приходуются, недостачи списываются;

6. Анализ результатов: руководство анализирует результаты инвентаризации, чтобы выявить возможные проблемы в учёте и сохранности основных средств.

Все документы, связанные с инвентаризацией, должны быть подписаны членами комиссии и утверждены руководителем организации.

Также все операции по инвентаризации должны быть занесены в программу 1С, и подписанны первичные документы (акты, сличительные ведомости, анализ) стоит подшить в папку.

Приказ о проведении инвентаризации основных средств – это важный документ, который запускает процесс проверки наличия и состояния основных средств в организации.

В этом документе должна быть следующая информация:

- название организации, номер и дата приказа;

- цель инвентаризации, например, проверка соответствия фактического наличия основных средств данным бухгалтерского учёта;

- дата начала и окончания инвентаризации;

- состав комиссии, включая председателя и других членов;

- перечень объектов основных средств, которые будут проверены;

- причины проведения инвентаризации, например, смена материально ответственного лица или подготовка к годовому отчёту;

- сроки, в которые документы после завершения инвентаризации должны быть переданы в бухгалтерию.

Приказ регистрируется в журнале учёта приказов об инвентаризации и передаётся под подпись председателю комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации ОС формируем в программе 1С в разделе ОС и НМА.

Учет результатов инвентаризации основных средств можно разделить на несколько ключевых этапов:

1. Выявление излишков и недостач

Если в ходе инвентаризации обнаружены объекты основных средств, не учтенные ранее, они приходуются по рыночной стоимости. В случае выявления недостачи проводится проверка на наличие виновных лиц.

2. Отражение в бухгалтерском учете

Излишки основных средств приходуются по рыночной стоимости на день проведения инвентаризации, одновременно в бухгалтерском учете признается доход на сумму излишков.

Если выявлена недостача, она списывается на расходы, если виновные лица не обнаружены или суд отказал во взыскании с них убытков. В случае установления виновных лиц, стоимость пропавшего основного средства взыскивается за их счет.

3. Налоговый учет

Порядок отражения излишков и недостач в налоговом учете может отличаться от бухгалтерского учета. Например, стоимость излишков включается в состав внереализационных доходов, а стоимость недостачи в состав внереализационных расходов.

4. Восстановление НДС

Если недостающее основное средство ранее было дооценено с отражением соответствующих сумм в добавочном капитале, то теперь дооценку необходимо списать со счета добавочного капитала в кредит счета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

5. Анализ и контроль

Результаты инвентаризации анализируются руководством для выявления возможных проблем в учете и сохранности основных средств. Принимаются меры по устранению выявленных недостатков и предотвращению их повторения в будущем.

Стоит помнить, что все результаты инвентаризации отражаются в том периоде, к которому относится дата, на которую проводилась инвентаризация.

При проведении инвентаризации основных средств бухгалтерские проводки зависят от результатов ревизии.

Если в ходе инвентаризации были обнаружены излишки, то проводка будет следующей:

- Дт 01 Кт 91.1 – отражена стоимость излишков, выявленных при инвентаризации.

В случае выявления недостачи возможны два варианта проводок:

1. Если есть виновное лицо:

- Дт 01 Кт 01 – списание первоначальной стоимости основного средства;

- Дт 02 Кт 01 – списание амортизации по основному средству;

- Дт 73 Кт 01 – остаточная стоимость отнесена на виновное лицо;

- Дт 50, 51, 70 Кт 73 – сумма недостачи возвращена сотрудником или удержана из зарплаты.

2. Если виновное лицо не обнаружено:

- Дт 91.2 Кт 01 – списана сумма недостачи на убытки организации.

Все данные операции должны отразить в программе 1С.

Сличительная ведомость инвентаризации основных средств (ИНВ-18) применяется для фиксации различий между информацией в бухгалтерском учёте и реальным количеством объектов основных средств после завершения инвентаризации.

Ведомость заполняется на основе данных из инвентаризационной ведомости ИНВ-1 и отражает любые несоответствия между учётными и фактическими данными. В ней указываются наименование объекта, его инвентарный номер, стоимость по данным учёта и фактическая стоимость, а также причина расхождения.

Чтобы правильно заполнить сличительную ведомость по форме ИНВ-18, необходимо выполнить следующие действия:

1. Подготовка. Убедитесь, что у вас есть все необходимые данные из инвентаризационной ведомости ИНВ-1 и бухгалтерского учёта.

2. Заполнение шапки. Укажите наименование организации, структурного подразделения, коды ОКВЭД и ОКПО, реквизиты приказа по форме ИНВ-22, номер и дату составления текущей ведомости, а также сроки инвентаризации.

3. Сведения о дате инвентаризации. Укажите дату проведения инвентаризации, а также ФИО и должность материально ответственного лица.

4. Таблица с данными. Заполните таблицу с информацией об объектах основных средств или нематериальных активов, по которым выявлены отклонения. В таблице укажите название и характеристики объекта, данные об арендодателе и сроках аренды (если применимо). Также укажите год выпуска, инвентарный и заводской номера, паспортные данные. Отметьте обнаруженные излишки и недостачи, указав их количество и стоимость.

5. Подсчёт итогов. В конце таблицы подведите итоги по всем объектам, включая общую сумму излишков и недостач.

6. Завершение. Подпишите ведомость, указав должности и фамилии бухгалтера и материально ответственных лиц.

Важно помнить, что заполнение ведомости по форме ИНВ-18 должно соответствовать требованиям вашей учётной политики и законодательству Российской Федерации. Вообще, ведомость заполняется комиссией после проведения инвентаризации. После её заполнения комиссия принимает решение, нужно ли вносить корректировки в учётные данные или требуется постановка на учёт новых объектов.

Заполнение ИНВ-18 требует внимательности и точности, так как этот документ служит основанием для корректировки учётных данных и может быть использован в качестве доказательства при возникновении споров. Напомним: ИНВ-18 – это унифицированная форма, используемая для документирования расхождений между результатами инвентаризации и учётными данными бухгалтерии по основным средствам и нематериальным активам. Документ представляет собой разновидность сличительной ведомости.

В ведомости по форме ИНВ-18 указываются:

- название и основные характеристики инвентаризируемого ресурса;

- сведения об арендодателе и сроке аренды;

- год выпуска, постройки или приобретения соответствующего ресурса;

- инвентарный, заводской, паспортный или регистрационный номер инвентаризируемого актива;

- излишки или недостачи, выявленные в отношении того или иного ресурса.

Все это можно сделать в 1С:Бухгалтерия, в разделе: ОС и НМА – Инвентаризация ОС.

Стоит помнить все бухгалтерские операции отражаются в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 для организаций.

Все ведомости по форме ИНВ-18 должны храниться в течение пяти лет.

Акт инвентаризации основных средств фиксирует результаты проведённой инвентаризации. Он составляется по форме, утверждённой приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. В акте указывается следующая информация:

1. Состав комиссии:

ФИО и должности всех членов комиссии, проводившей инвентаризацию.

2. Материально ответственное лицо:

ФИО и должность лица, ответственного за сохранность основных средств.

3 .Даты начала и завершения инвентаризации:

точные даты начала и окончания процесса инвентаризации.

4. Номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей:

указываются номера и даты всех документов, использованных в процессе инвентаризации.

5. Результаты инвентаризации:

описываются результаты проверки наличия и состояния основных средств, а также выявленные расхождения между фактическим наличием и учётными данными.

6. Причины расхождений:

если были выявлены расхождения, то указываются причины их возникновения.

7. Предложения по устранению недостатков:

формулируются предложения по устранению выявленных недостатков и предотвращению их повторения в будущем.

Данный первичный документ формируем в 1С, также заполняем все данные пункты в программе, и распечатываем ее.

К акту прилагаются ведомости, сличительные описи и объяснительные записки материально ответственных лиц. Этот документ служит основанием для внесения изменений в учётные данные и принятия управленческих решений по результатам инвентаризации.

Протокол заседания инвентаризационной комиссии, которое состоялось на завершающем этапе, должен содержать следующую информацию:

- дату и время проведения заседания;

- место проведения заседания;

- состав комиссии с указанием ФИО и должностей всех её членов;

- ФИО и должность председателя комиссии;

- ФИО и должность секретаря комиссии;

- повестку дня, включающую вопросы, которые будут рассмотрены на заседании;

- ход заседания: краткое изложение выступлений членов комиссии, обсуждение вопросов повестки дня и принятые решения;

- решения комиссии, оформленные в виде пунктов протокола;

- подписи председателя и секретаря комиссии, подтверждающие достоверность протокола.

Дополнительно к протоколу могут быть приложены другие документы, отражающие ход инвентаризации.

Во время инвентаризации могут возникнуть различные ошибки. Вот некоторые из них:

1. Формальная проверка

Если инвентаризация проводится без учёта реального имущества организации, результаты могут быть признаны недействительными.

2. Непроверенные расчёты с контрагентами

Если не проверить дебиторскую задолженность, могут возникнуть проблемы со взысканием долгов и судебные споры.

3. Годовая инвентаризация до октября

Если инвентаризация проведена до октября, годовой бухгалтерский отчёт, основанный на её результатах, может быть признан недействительным.

4. Некорректно оформленная инвентаризационная ведомость

Если в ведомости отсутствуют подписи материально ответственных лиц и их расписки о количестве и состоянии активов, результаты инвентаризации становятся недействительными.

5. Непроверенное состояние материального имущества

Если игнорировать состояние материальных активов, это может привести к списанию неликвидных активов позднее, чем нужно.

6. В годовой инвентаризационной ведомости не указаны все пункты

Например, прибыль за отчётный период, налоговые выплаты и состояние забалансовых счетов. Это может вызвать проблемы с бухгалтерской отчётностью (ошибки прошлых лет, следует исправить и сделать сторно проводку, и написать пояснительную записку, что была совершена ошибка и исправлена).

7. Материально ответственное лицо возглавляет комиссию

Это может привести к подтасовке результатов проверки и судебным спорам по поводу инвентаризационной ведомости.

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется привлекать независимых специалистов с опытом проведения инвентаризаций. Они смогут обеспечить точность и объективность процесса.

Таким образом, инвентаризация основных средств является неотъемлемой частью бухгалтерского учёта. Она помогает поддерживать достоверность информации о состоянии активов компании. Кроме того, этот процесс способствует повышению эффективности управления имуществом и предотвращению возможных потерь. Будьте в курсе актуальных бухгалтерских нововведений – станьте постоянным читателем статей на нашем сайте.