7 причин работать медленнее, чтобы успевать больше

Мэт Стил, руководитель дизайнерского бюро, написал эссе о том, как нужно организовать свою работу, чтобы не стать ее заложником, сохранить рассудок и получать больше удовольствия от жизни. Вот несколько полезных принципов.

Кто-то сказал однажды:

Когда мы замедляемся, наши приоритеты становятся более явными. Если вы заняты больше, чем хотите, не пытайтесь перестраивать свое расписание. Для начала успокойтесь и сосредоточьтесь на текущем моменте. Почувствуйте, что происходит прямо здесь и сейчас. Посмотрите, как расходуются ваши личные ресурсы — это плохо и хорошо для вас. Здоровые приоритеты сами раскроются перед вами, и жизнь начнет корректироваться сама собой.

Из личного опыта: Одна задача в одну единицу времени. Многозадачность провоцирует много проблем от человеческого фактора и ошибок до тяжёлого выгорания и снижения продуктивности в нуль.

Составьте расписание, которому вы сможете соответствовать, с заданиями, выполнение которых не приведет вас к гибели. Никто не умрет от сердечного приступа, если вы закроете один из проектов.

Из личного опыта: Расписание должно быть адекватым. Если в календаре сплошные встречи даже без технического перерыва на 10-15 минут и перерыва на обед/выпить воды, то нужно отклонять часть встреч с комментариями, что встреча вплотную примыкает или пересекается с другой и пропускать такие встречи. Люди, которые приглашают на совещания, должны получать обратную связь и планировать с учётом загрузки.

Реально, никто не умрет, если пропускать часть встреч и смотреть только протоколы. Также, как не все задачи нужно выполнять кровь из носу. По статистике порядка 30% выполненных задач лежат в столе, поэтому хватать задачу в работу сразу, как она пришла, часто не имеет смысла и может подождать или её можно не выполнять совсем.

Уходите из офиса в шесть часов вечера или раньше, если это возможно. Поужинайте с друзьями или семьей, расслабьтесь и хорошо выспитесь. Тогда вы почувствуете себя отдохнувшим и сосредоточенным, когда утром вернётесь на работу.

Из личного опыта: Уходить с работы/заканчивать работу вовремя. На удалёнке заканчивать работу вовремя и включать комп, рабочие мессенджеры и телефон. Это экономит ресурсы и повышает продуктивность. Тогда как переработки наоборот снижают эффективность из-за постоянной усталости. Личная жизнь и семья тоже страдают. Должен быть баланс между работой и личной жизнью, как бы банально это не звучало. Но выгоревший, уставший, больной работник никому не нужен. А создавать проблемы в семье с близкими из-за работы тоже себе дороже.

Иногда они действительно нужны и полезны, но чаще всего на совещаниях вы просто тратите ваше время впустую. Уважительно спросите ваших коллег или начальника, есть ли более эффективный способ принятия решений. Предлагайте свои варианты.

Из личного опыта: Пересекается с п.2. На самом деле, большинство вопросов можно решить офлайн и совершенно не обязательно тратить время на встречи, где сидит 20+ человек, а ваш вопрос занимает 1 минуту или эта встреча, чтобы "просто послушать", чтобы иметь информацию. Нужная информация и так вас найдет, ну или вы её найдёте, когда понадобится.

Забудьте про звонки (пусть они перенаправляются сразу на автоответчик) и интернет. Важно понимать, что наши коммуникативные привычки не делают нас счастливее или продуктивнее. Создайте вокруг себя минимально отвлекающую атмосферу. Будьте офлайн, пока вам действительно не нужно будет провести какое-то исследование или что-то уточнить. В первую очередь делайте важную работу, а уже потом отвечайте на письма. Будьте активны, а не реактивны.

Из личного опыта: Реально в 99,9% ничего не случается, если вы не реаниматолог, конечно, если не ответить на сообщение, письмо, звонок в ту же минуту. Во время выполнения задачи, можно отключить уведомления. Это помогает сосредоточиться и выполнить задачу лучше и быстрее, чем постоянно отвлекаясь и переключаясь.

Почитайте книгу, прогуляйтесь, посетите музей — делайте все, чтобы сменить окружение и отключиться от привычных дел. Перемена обстановки зарядит вас энергий и энтузиазмом перед работой во второй половине дня.

Из личного опыта: Переключение на время обеда в кафе, короткая прогулка вокруг офиса или дома, даже просмотр серии сериала помогают отдохнуть и переключиться.

Это неэффективно. Люди, которые заявляют, что они успешно справляются с несколькими заданиями одновременно, обманывают других или себя. Сконцентрируйтесь на одном важном задании. Оповестите коллег, что вы заняты и вас нельзя отвлекать. Они перестанут на вас злиться, когда увидят конечные результаты.

Из личного опыта: Перекликается с п.5. При переключении между задачами реально теряется качество. Каждое переключение отнимает в среднем 15 минут.

Перед тем как ответить на просьбу, спросите себя, что внутри вас требует сказать «да» — согласие или страх. Во втором случае вежливо откажите и предложите альтернативу. Это будет еще один повод проявить креативность.

Из личного опыта: Все запросы нужно экспертно оценивать на необходимость выполнения и пользу лично для себя и только потом соглашаться. Отказываться, естественно, нужно аргументированно и корректно. Выстраивание личных границ - софтскил мастхэв на любой работе.