Выпустил недавно новую книгу, в которой попробовал расписать инструкции для работы начинающих руководителей, а, заодно, систематизировать свои управленческие знания. Кому интересно, на сайте книги собрал шаблоны из по бизнес-процессам, финплану, юнит-экономики и пр., можно скачивать без всякой регистрации и сбора контактов. А ниже - небольшой отрывок из книги (глава про бизнес-процессы).
Бизнес-процесс — это стандартная последовательность действий, которая многократно выполняется в компании для получения заданного результата.
Существует 4 категории процессов: основные, вспомогательные или поддерживающие, процессы управления (стратегические, тактические и операционные) и процессы совершенствования.
Саму работу над процессами удобно выстраивать в следующей последовательности:
Шаг 1. Назвать процесс и выделить его владельца, который будет отвечать за то, чтобы процесс выполнялся по схеме и постоянно улучшался.
Шаг 2. Определить заказчиков процесса, предоставляемые им выходы (результаты) процесса и требования к этим выходам.
Шаг 3. Определить основные шаги процесса (до 9): номер шага, название шага, результат шага, вход шага, ответственный, исполнитель или исполнители, комментарии и идеи по улучшению. Первую версию рекомендую сделать на бумаге.
Шаг 4. Определить необходимые входы процесса и поставщиков, которые будут их предоставлять.
Шаг 5. Зафиксировать требования к процессу и показатели для отслеживания его эффективности и результативности. При необходимости можно детально прописать отдельные шаги, в том числе регламентировав их через чек-листы, текстовые описания, схемы, технологические карты, скрипты, видеодемонстрации.
Изначально стоит описывать процессы «Как есть» (как он выполняется на сегодня), добавляя возможности по улучшению, которые вы хотите внедрить в этом процессе в ближайшие 1–3 месяца. Причём в процессе составления регламента обязательно должен участвовать тот, кто будет его реализовывать и обновлять этот регламент при своём уходе с должности или из компании.
Структура регламента:
- Преамбула: почему важно, кому читать.
- Основная часть: инструкция с подробной информацией — какой шаблон использовать, где брать доступы, что делать, если…
- Примеры.
- Типичные ошибки (при необходимости).
Для прописывания и доступа к регламентам можно использовать Google Docs, Notion, Confluence или Platrio.
Шаг 6. Проверить соответствие описания реальной практике и, при необходимости, внести корректировки в документ.
Шаг 7. Осуществить оптимизацию за счёт решения следующих проблем: сложность и запутанность, лишние шаги, неэффективные шаги, проблемы на стыках, недостаточный контроль, избыточный контроль. Не старайтесь сразу улучшить все процессы, концентрируйтесь на узких местах (бутылочное горлышко) — шагах, чья пропускная способность ограничивает общую производительность.
Чтобы найти идеи по оптимизации, можно посмотреть конкурентов и более продвинутые компании из других сфер со схожими процессами.
Шаг 8. Продумать и добавить систему обучения регламентам и тестирования их знания.