Как подключить онлайн-кассу: пошаговая инструкция

Что такое облачная онлайн-касса, как ее подключить и кому она может понадобиться — рассказываем простыми словами ниже.

Онлайн-касса – это сервис для фискализации безналичных платежей и формирования электронных чеков в соответствии с законом 54-ФЗ без приобретения кассового аппарата.

Облачная касса позволяет: осуществлять онлайн-продажи на сайте, в мобильном приложении, принимать платежи за оказанные услуги, а также оплачивать товары, доставленные курьером.

При подключении облачной кассы вам также, как и в случае с обыкновенной кассой, понадобится приобрести фискальный накопитель, заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать кассу в налоговой.

Подключая облачную кассу CloudKassir, вам не понадобится выбирать и самостоятельно заключать договор с ОФД. Оставьте это нам и проведите сэкономленное время с пользой!

Согласно 54-ФЗ, использовать онлайн-кассы должны:

• Компании и ИП, работающие на общей или упрощенной системе налогообложения;
• Компании и ИП, которые осуществляют продажу товаров в интернете (интернет-магазины);
• Магазины, занимающиеся продажей подакцизных товаров.

Также есть ряд исключений, когда бизнес может обходиться без облачной кассы:

• Некоторые виды деятельности

Разрешается не использовать онлайн-кассу в случае, если вы занимаетесь продажей развесных овощей на рынках/ярмарках, ремонтом обуви, уходом за отдельными категориями граждан или развозной торговлей.

• Режим самозанятости

Однако есть исключения в виде компаний и ИП в труднодоступных и отдаленных территориях.

Использование онлайн-кассы является обязательным для компаний или ИП, которые находятся в отдаленном или труднодоступном месте. Однако применять облачную кассу можно в автономном режиме, без передачи данных в ОФД. Тем не менее, компания должна предоставлять документацию, которая подтверждает продажу товаров клиентам.

Отдаленными считаются населенные пункты, чья численность не превышает 10 000 человек. Список таких населенных пунктов можно найти на сайтах органов власти каждого отдельного субъекта РФ.

• Выберите онлайн-кассу

При выборе облачной кассы стоит обратить особенное внимание на следующие критерии:

• Дополнительные возможности провайдера

Особенно важно обращать внимание на этот критерий в случае, если вы рассматриваете приобретение коробочного решения. Часто, например, в случае подключения системы приема онлайн-платежей для интернет-магазина, помимо онлайн-кассы, также требуется подключение интернет-эквайринга. Поэтому стоит заранее оценивать все возможности платежного сервиса.

Выбирая CloudKassir, вы имеет возможность одномоментно интегрировать интернет-эквайринг, что позволит отслеживать все транзакции и чеки в едином личном кабинете.

• Обслуживание

Прием платежей – это не тот процесс, где уместно промедление, особенно, когда на кону репутация вашей компании. Поэтому при выборе провайдера необходимо обращать пристальное внимание на качество сервиса и службы поддержки.

• Приобретите фискальные накопители

Фискальный накопитель (ФН) – это устройство, которое хранит и шифрует всю информацию о кассовых чеках. Накопители имеют ограниченный срок действия: 15 и 36 месяцев.

Количество необходимых для вашего бизнеса ФН напрямую зависит от прогнозируемого количества транзакций. Ресурс фискального накопителя составляет около 250 000 чеков. Случается, что память накопителя заканчивается раньше окончания срока действия. В такой ситуации потребуется заменить ФН.

• Зарегистрируйте онлайн-кассу в налоговой

Для регистрации облачной кассы не обязательно ходить в налоговую самостоятельно, это можно сделать онлайн. Для этого вам необходимо подать заявление на сайте налоговой в разделе «Учет ККТ».

В случае, если регистрация ККТ прошла успешно, вы получите регистрационный номер кассы.

Также облачную кассу можно зарегистрировать на сайте nalog.ru, если у вас есть электронная подпись.

• Фискализация

После регистрации в налоговой, онлайн-кассу нужно активировать с помощью фискализации.

Для того, чтобы фискализировать кассу вам потребуется дополнительное ПО, которое устанавливается на компьютер. Перейдя в раздел «Фискализация ККТ» вводите следующие данные:

• Номер кассы, который вы ранее получили в налоговой
• Данные о вашей организации
• Данные оператора фискальных данных (ОФД)

В случае, если активация онлайн-кассы прошла успешно, вы получите подтверждения в формате отчета о проведенной регистрации.

• Завершение регистрации

Зайдите в раздел «Личный кабинет» на сайте оператора фискальных данных, во вкладке «Регистрация ККТ» введите следующие данные о кассе:

• Данные о фискальном накопителе
• Внутреннее имя аппарата
• Регистрационный номер облачной кассы
• Модель кассовой техники

Далее вернитесь на сайт ФНС и завершите регистрацию в вашем личном кабинете. Там вам понадобится ввести данные из распечатанного кассой отчета:

• Дата и время;
• Номер документа;
• Фискальный признак;

Подпишите заявление на регистрацию онлайн-кассы электронной подписью и отправьте в налоговый орган. После успешной регистрации в разделе «Информация о документах, переданных в налоговый орган» вы увидите соответствующее уведомление.

• Минимум бюрократии

Заполните одну анкету и оплатите счет

• Технологические возможности

Благодаря облачной очереди чеков замена фискального накопителя происходит без ущерба для вашего бизнеса. Она позволяет хранить и не терять чеки, если касса неисправна или закончилась память ФН.

• Сервис

Общение и оперативное решение вопросов с персональным менеджером с помощью любого удобного для вас канала (Telegram, WhatsApp, телефон, электронная почта, Zoоm).

• Менеджер сопровождения

Менеджер сопровождения будет курировать процесс подключения на всех его этапах и не оставит вас один на один с бюрократической машиной.

Поздравляем! Вы успешно подключили онлайн-кассу и можете начать принимать онлайн-оплату совершенно легально.

Если вы только изучаете вопрос и до сих пор сомневаетесь, стоит ли вообще так заморачиваться, ознакомьтесь с последствиями и рисками работы без онлайн-кассы в нашей предыдущей статье.