Что такое управленческий учёт и чем он полезен бизнесу
Управленческий учёт помогает узнать реальное состояние дел в бизнесе. А ещё учёт нужен, чтобы оценить эффективность работы сотрудников, построить прогнозы и избежать кассового разрыва. Вот как начать его вести, чтобы это приносило пользу бизнесу.
Что такое управленческий учёт
Управленческий учёт — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчётности. Он помогает предпринимателю понять, в каком состоянии находится бизнес, и принимать решения на основании данных. Строгой формы для учёта нет — это могут быть как записи в блокноте или таблице в Экселе, так и данные из специального сервиса. Главное — чтобы учёт наглядно и корректно отражал ситуацию в бизнесе.
Управленческий учёт показывает не только фактическую прибыль компании, но и отражает финансовое состояние, помогает строить прогнозы развития бизнеса, анализировать ситуацию и оценивать эффективность сотрудников и проектов.
Сегодня уже не нужно ничего вести вручную — есть разные системы, которые могут частично закрывать потребность в управленческом учёте. Например, в кофешопе есть кассовая программа, в которой пробиваются чеки. Руководителю нужно понять, сколько закупить кофе и молока на следующий месяц. Для этого ему нужно зайти в аналитический раздел кассовой программы, посмотреть, как объём продаж меняется от недели к неделе, от месяца к месяцу. Так он проанализирует, что и когда купить. Если продажи где-то отражаются — это и есть учёт. Современные программы учёта на базе 1С уже закрывают потребности в учёте. Например, если ведётся 1С:Бухгалтерия, то даже там есть понятные руководителю учёты. Они помогают ему получить представление о продажах, закупках, дебиторской задолженности в удобном формате.
Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!
Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского
Иногда предприниматели не ведут управленческий учёт, потому что уже ведут бухгалтерский. Оба эти учёта строятся на одной информации — в них отражается прибыль компании, могут фиксироваться расходы на закупку товаров, аренду, оплату труда.
Но между этими видами учёта есть два серьёзных различия:
- Регламент. Все организации, кроме ИП, обязаны вести бухгалтерский учёт по закону. Правила бухучёта строго определены и зафиксированы законодательно в ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте». Все операции обязательно подтверждать документами, иначе можно получить штраф от надзорных органов. Управленческий учёт вести не обязательно, его правила никак не регламентированы — каждая компания настраивает систему учёта под свои цели и задачи.
- Цель. Бухгалтерский учёт ведут, чтобы проанализировать текущее состояние компании и отчитываться перед госорганами. Управленческий учёт позволяет строить прогнозы на будущее и анализировать не только общее состояние бизнеса, но и эффективность отдельных направлений или сотрудников.
Управленческий учёт ведётся для роста прибыли и развития компании. Обычно необходимость в нём возникает, когда появляются несколько направлений работы, и нужно понять, какое из них более прибыльное. Или вдруг деньги заканчиваются, и возникает кассовый разрыв. Или собственнику хочется понять, сколько на самом деле он зарабатывает. С этими вопросами идут к бухгалтеру, а тот, скорее всего, не знает ответа. И дело не в том, что бухгалтер некомпетентен, просто его задача – бухгалтерский учёт, а подобные вопросы относятся к управленческому.
Кто в компании должен вести управленческий учёт
В отличие от бухгалтерского, управленческий учёт не регламентирован, поэтому вести его может кто угодно. В малом бизнесе управленческий учёт часто ведёт сам собственник. Если есть средства — можно привлечь для этого финансового директора — как в штат, так и на аутсорс. Либо поручить эту работу одному из сотрудников компании.
В малом бизнесе собственник часто ведёт учёт сам, основной инструмент — таблицы. Этот вариант подходит начинающим компаниям, когда бизнес ещё небольшой и у руководителя есть время в ручном режиме следить за всеми ключевыми показателями. Когда компания вырастает, к учёту привлекают финансового директора — он помогает собственнику принимать правильные решения на основе данных управленческого учёта. Он сам ведёт учёт, собирает все данные и строит нужные отчёты. Если бизнес может позволить себе такого сотрудника, это хороший вариант. Третий вариант, который набирает популярность, когда учёт ведётся в онлайн-сервисе при помощи финансиста. Онлайн-сервис, например, ПланФакт, автоматизирует большую часть рутины: интегрируется с банками, автоматически строит важные отчёты. А финансист — владелец компании, обученный сотрудник или консультант на аутсорсе — тратит совсем немного времени на работу с программой. В результате собственник мгновенно получает полную картину бизнеса с минимальными затратами и принимает правильные решения.
Как начать вести управленческий учёт
Вести учёт можно в простых Гугл-таблицах или Экселе, шаблоны популярных инструментов легко скачать на сайтах сервисов учёта: ПланФакта или Нескучных финансов. Достаточно указать контактные электронную почту и телефон — за подписку на их рассылки сервисы присылают шаблоны бесплатно.
Строгих правил или форм для управленческого учёта нет, поэтому целесообразно подбирать инструменты, которые подойдут для задач вашего бизнеса. Вот какой алгоритм для запуска управленческого учёта в компании советует сооснователь сервиса учёта финансов ПланФакт Алексей Боев:
Шаг 1. Построить отчёт ДДС (движение денежных средств). Это поможет начать считать свой «факт» и накапливать финансовые данные. Для этого потребуется:
- Определить перечень учётных статей, по которым деньги поступают в компанию. Обычно это виды оказываемых услуг, товарные категории и так далее.
- Определить, на какие сегменты для будущего анализа можно разбить бизнес. Например, проекты, филиалы, торговые точки, направления деятельности.
- Начать фиксировать все операции поступлений, выплат и перемещений в учётной системе, распределяя их по учётным статьям и сегментам.
Шаг 2. Собрать отчёт о прибылях и убытках (ОПУ) и Баланс. Они помогут разобраться, чем деньги отличаются от прибыли, а поступления и выплаты от доходов и расходов. Для этого нужно:
- Освоить принцип учёта по начислению и понять, чем доходы и расходы отличаются от поступлений и выплат.
- Определить, что и в какой момент следует признавать доходами и расходами, по каким правилам начислять прибыль и дивиденды. Для этого лучше привлечь финансиста.
- Собрать отчёт ОПУ, который покажет чистую и промежуточные прибыли, а также объём дивидендов для собственника.
- Собрать отчёт Баланс, который покажет, чем еще владеет компания помимо денег на счетах. Например, сколько денег заморожено в товаре или долгах.
Шаг 3. Внедрить хотя бы один инструмент планирования. Например:
- Платежный календарь — это планирование «снизу вверх», с помощью создания предстоящих операций поступлений и выплат. Позволит заранее увидеть нехватку средств для осуществления деятельности компании и избежать кассового разрыва.
- Бюджетирование — это планирование «сверху вниз» с помощью бюджета движения денег (БДДС) или бюджета доходов и расходов (БДР). Этот инструмент применяют, когда нужно прикинуть, сколько компания получит или потратит по той или иной учётной статье в определенный период времени, а затем сравнить план и факт.
Когда управленческий учёт не помогает бизнесу
Управленческий учёт может не приносить пользу, если вести его нерегулярно — тогда отчёты не отразят реальное состояние дел.
Ещё важно следить, чтобы затраты на учёт не обошлись дороже, чем сумма, которую удастся сэкономить с его помощью. Учёт — это инструмент для помощи бизнесу, тратить на него слишком много ресурсов компании не обязательно. Если у малого предприятия нет лишних денег на дорогой сервис планирования и зарплату финансовому директору, то стоит выбрать более простое и дешевое решение.
Управленческий учёт не поможет, если вести его нерегулярно или не полностью, например, только безнал. Частичные данные в учётной системе не покажут реальное положение дел и могут привести к неверным выводам и решениям собственника. Ещё нужно использовать результаты в виде ключевых отчётов — ДДС, ОПУ и Баланса. Учёт ради учёта, без последующей аналитики для принятия решений не имеет большого смысла. Во всех остальных случаях финучёт будет фундаментом и поможет сократить ненужные расходы, разобраться, как увеличить доход и повысить прибыль компании.