Конструктор портфолио: решение для экономии времени работы отдела продаж

Привет, это Reactive. Недавно мы внедрили в работу отдела продаж конструктор портфолио — теперь презентацию наших решений под индивидуальный запрос заказчика собираем в разы быстрее. Почему для конструктора выбрали Figma, а не PowerPoint или Google Презентации, с какими проблемами столкнулись и как обучали сейлов пользоваться инструментом — читайте в этой статье.

Раньше свои презентации мы делали так

А теперь вот так

Нужно создать гибкое портфолио, которое сейлз-менеджеры могут собирать индивидуально для каждого клиента, показывать им только актуальные для их задачи или сферы решения.

Сразу прикинули, что Figma — идеальный инструмент для реализации конструктора. Берём всю информацию о компании и проектах, структурирем, распределяем по слайдам, упаковываем их в компоненты и собираем презентацию, какую хотим. Звучит супер.

Над использованием PowerPoint или Google Презентации тоже подумали. Этими инструментами пользуемся редко, поэтому на изучение, создание, обучение и внедрение уйдёт много времени — весомый аргумент. Решено использовать знакомую Figma.

• Общие слайды, которые должны быть в каждой презентации: места в рейтингах, наши клиенты, стек технологий, формат сотрудничества, этапы реализации проекта, клиентский сервис и контакты.
• Кейсы с кратким описанием проектов и QR-кодом на полный текст (удобно для распечатанной версии на встречах с клиентами)
• Обложки для создания портфолио по конкретному направлению: госуправление, промышленность, медицина, аутстаф и т.д.

Для отдела продаж создали отдельный аккаунт в Figma, чтобы не нарушать процессы в контуре дизайнеров. Бесплатной версии для конструктора достаточно. На обложках — подсказки, чтобы не запутаться в проектах.

Менеджер заходит в Figma → создаёт отдельную страницу внутри проекта → с помощью слайдов-компонентов собирает презентацию. Титульный, слайды о компании и клиентах использует по умолчанию, а вот слайды с кейсами — выборочно под конкретный случай. В конце добавляет слайд со своими контактами и экспортирует PDF-файл.

Проблема, с которой мы столкнулись при выгрузке презентаций, — огромный размер файла на выходе. Всё-всё портфолио из 70 слайдов — 1,4 Гб. У вас там что, целый фильм?

Онлайн-компрессоры долго и не всегда адекватно обрабатывают файлы большого размера. К тому же, хранение таких объёмов занимает драгоценное место на жёстком диске, а отправлять такое клиентам даже неприлично. Платные инструменты нам тоже не подходят. Нужно другое решение.

Figma «тяжело» экспортирует слайды с векторной графикой, градиентами, размытием — а в нашей презентации как раз много таких элементов. Решили провести эксперимент: а что, если сжимать не всю презентацию, а уменьшать размеры слайдов по отдельности?

1 слайд = 1 PDF-файл. Выгрузили, посмотрели их размеры. Затем перевели каждый элемент в формат PNG, вставили в компонент в Figma и заново выгрузили. Сравнили размеры до и после оптимизации и оказались правы — сложная графика увеличивала размеры каждого слайда в несколько раз.

Такие слайды перевели в формат PNG, заменили изображения во всех слайдах-компонентах. Так удалось уменьшить размер полной презентации с 1,4 Гб до 40-45 Мб с минимальной потерей качества.

Перед внедрением провели для отдела продаж внутреннее обучение: изучили нужные для работы инструменты Figma, потренировались взаимодействовать с вариантами компонентов и собирать презентации.

Отдел продаж доволен: «Конструктор удобный, быстро формируем портфолио и предложение заказчику. Времени уходит сейчас гораздо меньше»

Посмотреть портфолио полностью можно здесь.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал «Проспал планёрку» — там мы рассказываем о выстраивании процессов в разных отделах IT-компании.