Автоматизировали подбор персонала и экономим новым сотрудникам неделю времени — разработали корпоративный портал для Росстата, который будет вмещать 15 000 пользователей
Привет! Это Далее, и сегодня мы расскажем, как написали огромное ТЗ, приручили внутренние процессы и экономим новым сотрудникам больше недели рабочего времени. Читайте в нашем новом кейсе о том, как мы создали единое виртуальное рабочее место для сотрудников Росстата.
Контекст
Росстат — это федеральное ведомство, которое занимается сбором статистических данных о демографии, уровне жизни, ценах и других экономико-социальных показателях. Росстат выполняет важную задачу: обеспечивает объективной информацией общество, органы власти, бизнес, СМИ и т.д. Наверняка вы не раз сталкивались с цифрами, которые собрали и обработали специалисты Росстата.
Вот, например, один из классных разделов на сайте — Понятная статистика. Загляните на досуге, там можно узнать интересные факты о туризме в России, экологии, безработице и других общественно-важных темах.
Задача — дать единый инструмент вместо десятков сервисов
До нашего вовлечения для регулярных задач, общения, документооборота и хранения файлов все сотрудники пользовались разрозненными сервисами.
Команда Росстата пришла к нам с запросом на единое пространство, где можно:
отслеживать задачи и прогресс проектов,
вести календарь встреч и совещаний,
откликаться на вакансии внутри компании и расти,
быстро находить нужную информацию,
хранить и передавать файлы,
безопасно общаться с коллегами,
читать новости компании.
Чтобы закрыть эти потребности, мы создали многофункциональный корпоративный портал, который может вместить до 15 000 пользователей.
Что внутри
Проект реализовали на Битрикс24. Во-первых, это оптимальный вариант для выбора программного обеспечения в условиях импортозамещения. Во-вторых, инструмент бизнес-процессов помог нам сделать новые функции максимально управляемыми для администраторов — из панели управления можно менять ответственных или, например, добавлять или убирать блоки.
…и снаружи
А вот в визуале мы отошли от стандартного вида страниц Битрикс24 и полностью переделали дизайн главной и других разделов на основе брендбука Росстата.
Поработали и над интерфейсом: модифицировали паттерны Битрикс24, чтобы многошаговые изначально процессы можно было сделать в один клик, например, добавить сотрудника в проект. Важно было сохранить понятность и простоту, чтобы пользователям с любым уровнем компьютерной грамотности было легко работать с порталом.
Первый масштабный этап — подготовка и анализ
В некоторых проектах можно обойтись без аналитики или подключить ее позже. Но такой подход бы точно не сработал на примере Росстата. Чем больше проект — тем выше уровень неопределенности и больше шансов создать такой хаос, который потом придется разруливать не одному поколению проектных групп в агентстве. Чтобы снизить риски, мы сразу подключили руководителя отдела аналитики.
Перед созданием портала мы с командой менеджеров и аналитиков провели первое исследование с Росстатом, на котором определили верхнеуровневые задачи. Мы получили подробное описание базовых разделов сайта и функций, после чего разбили весь скоуп задач на итерации — и приступили к работе.
Для каждого бизнес-процесса аналитик проводила исследование: вела интервью со стейкхолдерами, выявляла их конкретный запрос, который потом перекладывала в первичные требования и технические задания. Всего на аналитику ушло 756 часов — это почти 32 дня беспрерывного процесса.
Затем дизайнер оформлял новую функцию, которую презентовали заказчику и собирали фидбек.
И так пока не достигнем идеала.
Яркий пример — процесс по созданию пропуска. На первый взгляд, всё достаточно просто: создали заявку, согласовали, передали на пропускной пункт. Но нужно было учесть дополнительные вводные: например, тот факт, что процесс разный для внешнего сотрудника и внутреннего, для однодневного и многодневного пропуска, для рабочих и выходных и праздничных дней.
Кроме того, в этом процессе участвовало четыре группы пользователей, у каждой из которых были свои права. Всё это важно было учесть и реализовать так, чтобы пользователи могли интуитивно понять порядок действий и следовать ему без необходимости обращаться в поддержку.
И это единичный пример. По факту, под интранетом зашито много подобной логики для кучи разных действий. Так что аналитика — мастхэв в проекте.
Главная — единый вход в рабочее пространство
На главной собраны все сервисы и виджеты, которыми пользуются сотрудники. Один из популярных — это список задач на сегодня и календарь встреч. Рабочий день начинается с апдейта событий на сегодня.
На первой странице корпоративного портала мы сделали интранет-медиа. Использовали паттерны новостных сайтов: крупные фото, броские заголовки — сотрудник сразу оказывается в гуще корпоративных событий.
С предыдущего ресурса компании мы перенесли более 800 записей, и сейчас медиа — один из самых активных разделов с несколькими обновлениями в день.
А ещё есть блок дней рождения: можно порадовать коллегу и поздравить с праздником прямо с утра, сделав его день лучше.
Автоматизировали подбор персонала от отклика до завершения испытательного срока
Самым масштабным для нас стал блок, отвечающий за процесс рекрутмента. Он охватывал роли руководителей, HR-менеджеров, соискателей и сотрудников.
А ещё полностью перенесли на корпоративный портал процесс подбора персонала. Вот как это устроено:
Заказчик вакансии на портале оформляет заявку на её открытие: заполняет подробную форму, указывает требования к будущему кандидату и другие детали.
Вакансия появляется на портале. Эти карточки доступны сотрудникам, с учётом их текущей позиции.
У Росстата за каждой должностью закреплен конкретный путь развития и роста в компании. Поэтому на странице вакансий сотрудник может видеть только те из них, которые соответствуют его потенциальному карьерному пути. Чтобы подать заявку на участие во внутреннем конкурсе, кандидат может откликнуться на вакансию или загрузить своё резюме в список кадрового резерва.
Сотрудник попадает в настроенную воронку для кандидатов внутри компании.
Внешние отклики — например, с карьерных сайтов, — HR заводит вручную.
Для воронок мы использовали смарт-процесс Битрикс24. Это инструмент, который позволяет создавать элементы CRM под свои задачи. Для каждого процесса можно настроить карточку со своим набором полей, отдельные воронки, стадии в канбане, права доступа, связь с задачами, календарем и другими элементами.
Смарт-процесс позволил автоматизировать часть этапов подбора и ускорить взаимодействие HR с кандидатом и автором заявки на подбор. Например, HR после первичного собеседования подтверждает, что кандидат прошел отбор, и карточка кандидата автоматически пересылается будущему руководителю на оценку.
После трудоустройства воронка не заканчивается, сотрудник отслеживается на всём этапе адаптации. В итоге система автоматически создаёт запрос на отклик наставника и отклик по результату испытательного срока.
Упростили рутинные процессы: теперь всё в одном месте
Единое рабочее пространство позволило оптимизировать многие процессы, на которые раньше уходило много времени и согласований.
HR-процессы. На портале сотрудники могут оставить заявку на выдачу справки 2-НДФЛ или оформить заявление на отпуск. Запрос, который раньше занимал непредсказуемое количество времени, теперь выполняется за одну минуту.
Обеспечение нового сотрудника. Подготовка нового рабочего места полностью автоматизирована. Накануне выхода сотрудника заявки уходят в нужные отделы: пользователя добавляют на портал, бронируют за ним рабочее место в офисе. В первый день сотрудник может сразу приступать к работе. А чтобы узнать больше о компании не нужно расспрашивать всех подряд — за две минуты можно найти всё, что нужно о Росстате на портале.
Оргструктура и карта офиса. На портале есть типичная оргструктура компании, но мы решили сделать её более интерактивной и наглядной. Мы создали дополнительный интерактивный модуль — карту московского офиса. Здесь можно посмотреть информацию по кабинетам и другим помещениям: кто в какой приёмной, контакты руководителей и секретарей. Поиск нужного кабинета занимает две минуты — мы засекали.
Сохраняем конфиденциальность и безопасность
В компании работают более 15 000 сотрудников, которые ещё и меняются время от времени. Управлять ими вручную невозможно. Поэтому мы написали скрипт, который отслеживает изменения в должностях сотрудников и автоматически добавляет их в существующие группы с нужным набором прав.
У каждого пользователя по умолчанию базовые права — просматривать материалы, комментировать новости, запрашивать кадровые документы. Дальше в зависимости от должности и зоны ответственности права расширяются.
Например, HR-специалисты могут управлять процессом подбора, руководители — просматривать только свои проекты и выгружать по ним отчёты, включая диаграммы Ганта и статусы задач.
Есть права, которые назначаются в зависимости от раздела на портале. Например, за медиа на главной странице отвечает администратор медиа. Он может создавать и редактировать новости, планировать публикации, управлять тегами для навигации.
Связали разделы между собой, чтобы процессы были быстрее и проще
С каждым месяцем мы добавляли всё новые паттерны взаимодействия между блоками. Важно было создать общую систему, части которой активно обменивались информацией.
Вот несколько примеров.
Вся информация в разделе «О нас» и на интерактивной карте появляется на основании данных в профиле сотрудников.
Событие из личного кабинета сотрудника автоматически появляется в его персональном календаре и календаре других участников, если они в нём задействованы. И оно же появляется в сервисе бронирования переговорных, чтобы не допустить овербукинга.
Новая заявка на подбор сотрудника автоматически появляется в вакансиях. Любой отклик на неё копируется в смарт-процесс, а данные из отклика — в карточку кандидата. Все вакансии попадают в архив, даже если кандидат не подошёл или не нашёлся, и система хранит информацию в том числе об уволенных сотрудниках.
Тестировать такую логику непросто: у нашей команды на это ушло почти 275 часов. После внедрения новой функции мало протестировать только её — нужно было проверить все связанные с ней блоки, которые иногда слетали из-за такой разветвленной системы.
Результат — и что по планам
Мы создали удобный и функциональный корпоративный портал, который учитывает запросы разных команд внутри заказчика. Портал сначала протестировали работники, входящие в фокус-группы, — они помогали нам найти баги и нестыковки в процессах в бета-версии.
Главный результат — с появлением интранета сотрудники Росстата быстрее решают рабочие задачи. Вот небольшая статистика:
1) Поиск коллеги занимал 5 минут, а теперь — 10 секунд
2) На оформление запросов к коллегам уходило от 15 минут до бесконечности. Теперь любой можно оформить за минуту.
3) Поиск корпоративных новостей, фото занимал от 15 минут до бесконечности. Сейчас вся корпоративная информация собрана на главной странице, поиск занимает минуту.
В конце декабря портал стал доступен всем сотрудникам центрального офиса в Москве, а скоро добавим команды из других городов. Интранет спроектирован таким образом, что может постепенно масштабироваться до 15 000 пользователей.
Команда
Руководитель проекта — Вера Осолодкина, Олеся Кучерявцева
Менеджер проекта — Елена Закатова
Фронтенд-разработка — Максим Чипурнов
Аналитика — Юлия Зубова, Александр Аглямзянов
Дизайн — Валерия Лашко, Владислав Обухов, Марина Нестеренко
DevOps — Александр Сотов, Антон Горбунов, Сергей Степанов
Разработка – Марк Ким, Дмитрий Сидоренко
QA — Станислав Репков
Контент — Алексей Синюк
Где нас найти
Наш тг-канал: @daleedigital. Тут бывают новости, полезности для работы, вакансии и другой диджитал-движ.
Сайт: dalee.ru