Удалённые дизайн-процессы

За последний год автор поработал удалённо с разными командами над проектами разного уровня сложности и в данной статье постарался собрать воедино и осмыслить весь полученный опыт от нового типа удалённого взаимодействия команд и управления дизайнерами.

Признаюсь сразу, мне доводилось работать из дома и ранее. Если проект был не сугубо сверх-секретный и дозволялось использовать имеющийся дома макбук, то и раньше можно было брать дни из дома (так называемые day-off), где в тишине и покое, с чашкой кофе в руках, спокойно работать над задачами, требующими максимального погружения. Да и созвоны по скайпу изобрели не год назад, иногда и в доковидную эпоху приходилось проводить быстрые (минут на 15-20) согласования насущных вопросов и работать дальше в тишине.

И тут грянула пандемия, и дизайнеры с разработчиками первыми ушли на удалёнку. Последствия этого страшного заболевания на человека и на мир в целом нам ещё предстоит изучить до конца, но уже сейчас очевидно, что главный удар коронавируса был нанесён по навыкам общения и принятия решений.

Скайп-коллы разрослись чудовищно, и многие люди разом как будто утеряли навык быстрого принятия решений и взятия на себя отвественности. За год дизайн-процесс изменился полностью:

– Продолжительность встречи выросла с 15 минут вплоть до 3 часов длительности в рамках одного звонка,

– Количество онлайн-встреч раздулось от разового быстрого дейлика — до 10 созвонов подряд в календаре без пауз на обед и туалет,

– Людей тоже стало больше, от 3-4 человек ранее (вмещающихся в стандартную переговорку), до 15-20 сопричастных лиц сейчас, каждый из которых имеет свое мнение, которое все обязаны выслушать. Но при этом не взять на себя всю ответственность за реализацию своего ИМХО, что особенно важно.

Да и навык письма, честно говоря, тоже под угрозой.

Видео полностью вытеснило текст, теперь это совершенно очевидно. Там, где раньше можно было за пару минут:

— бегло прочесть задачу в Джира,

— посмотреть свежие исследования в Notion,

— свериться с бэклогом в Airtable

После чего можно было спокойно начинать делать, выдавать результат, то сейчас иногда спасают только созвоны, созвоны, созвоны. Просто потому, что прочитать больше стало нечего и негде, и это до предела снижает эффективность любой удалённой работы в принципе.

Причем, кратное увеличение количества онлайн-встреч не привело к кратному росту людей, умеющих грамотно вести протоколы. Любая встреча дольше 15 минут может эффективна ровно при одно условии: по её итогам необходимо письменно зафиксировать результаты договорённостей и выслать их в почту на утверждение. А кто сейчас будет этим заниматься по всем своим ежедневным встречам, число которых перевалило за десяток в сутки?

В итоге на новых встречах постоянно начинаются пере-обсуждения заново одного и того же, как будто бы прошлых 25 встреч не было или аргументов было приведено недостаточно. Также и проговаривать из раза в раз одни и те же аргументы в защиту своего дизайнерского решения сейчас стало гораздо сложнее перед десятком коллег с разной степенью погружения. Приходится сначала выравнивать всех до общего понимания проблемы, проводить так сказать онлайн-обучение, и только потом переходить к своей работе.

Сколько это сжирает времени, сил, денег и мотивации подсчитать невозможно, но к выгораю это может привести за пару месяцев любого дизайнера.

Более того, много задач в Джире (Асане) внезапно стали описываться куда хуже, чем годом ранее. Раньше в порядке вещей было оформление требований к дизайну по некоему шаблону из нескольких абзацев, с правильным неймингом макетов, компонентов, ссылками на исследования.

Сейчас заметен всё нарастающий тренд, при котором задачу на дизайн сложнейшего продукта уровня облачной АТС — могут кинуть с пустым телом внутри или припиской «все обсудили лично», и такое становится чуть ли не нормой. Думаю, не надо объяснять, как такая «норма» сказывается на качестве итогового продукта и скорости реализации.

А что стало с вашими старыми вики, с ТЗ, с различными блок-схемами? Зачастую их просто перестали обновлять, и актуальное состояние у многих описаний воронок, карт CJM, BluePrint, Value Proposition, нотаций IDEF0, раскладок юнит-анализа — по странному стечению обстоятельств закончилось ровно год назад. Совпадение? Не думаю. Можно же голосом?

— Неможно, – отвечает Прекрасный Дизайнер Будущего

Удалённые от слова «удалить»

Итак, проведя личное исследование в течении целого года в разных командах и на различных проектах, я сделал свои субъективные выводы о том, как пресекать онлайн-бардак и оперативно перестроить дизайн-процессы с учётом требований новой эпохи.

И первый и главный вывод: дизайн-процессы на удалёнке нужно удалить совсем.

— Дизайнер Будущего должен стать автономной боевой единицей, самостоятельно планирующей свой день, порядок задач, имея личное время на более глубокое исследование или обучение задач повышенной сложности.

— Для тактической автономности у Дизайнера Будущего всегда под рукой должны быть свежие и актуальные документы и схемы, опираясь на которые он и получает всю необходимую и достаточную информацию для решения задачи. Если данных не хватает, дизайнер без паники письменно их запрашивает из известного заранее источника, не пытаясь организовать созвон на 150 человек по любому поводу.

Для контроля качества работы за Дизайнером Будущего, вся роль менеджеров и арт-директоров будет сводиться как раз к поддержанию в актуальном состоянии всех сопутствующих материалов, от дизайн-систем до UML-диаграмм, от «Правил контроля версионности макетов в компании» до «Чеклиста приемки задач от фронтэндеров». Так, в случае внезапной болезни, отпуска, увольнения любого юнита в дизайн-команде — процесс не будет остановлен и обрушен в пропасть, но будет по инерции катиться по готовым зафиксированным на бумаге правилам игры.

Дизайнер Будущего никогда не посещает и не организует созвоны более трех человек. Просто не могу себе представить такую задачу, где реальная ответственность ложилась бы на 4 и более сотрудников одновременно. Это может быть, только если задача некорректно поставлена, неправильно разделена на подзадачи или же или у сотрудников не определены зоны их отвественности. Вот как раз без прописанных зон ответственности и может становится каждый случайно зашедший по ссылке коллега то «заказчиком», то «владельцем продукта», то «арт-директором» презентуемых макетов.

Для обеспечения комфорта для Дизайнера Будущего мы дарим ему куда большие ценности, чем кофе-печеньки, и теннис-плойка в офисах. Эти новые ценности: тишина и душевный покой. Из чего состоит покой и уверенность:

— Отсутсвие шума в опенспейсах,

— Минимизация хаоса на созвонах,

— Полное осознание того, где хранится вся необходимая информация, и уверенность в её актуальности и достаточности для решения любой поставленной задачи.

— И ещё вера в свои силы и полное доверие от команды и руководства, не пытающееся более микроменеджментом перепроверять, контролировать, валидировать каждую минуту рабочего времени. Например, лично слышал даже жалобы от коллег, что на удалёнке они стали ощущать себя как будто на бесконечном многочасовом экзамене на профпригодность и ежедневное соответствие должности. Такое ли цифровое будущее мы хотели построить?

Думаю, у многих сейчас вызывает неприятие тот момент, что я, мол, предлагаю дизайнерам действовать бесконтрольно, а именно так многие консерваторы и трактуют любую «самостоятельность».

Отнюдь, контроль за ситуацией, процессами, измеримыми метриками качества работы дизайнера присутствует в полной мере, просто он больше не исходит от конкретной личности и её оцифрованного голоса. Теперь это зафиксированная, подробно прописанная и понятная всем колея; это набор простых паттернов и полный комплект инструментария, который позволяет дизайнеру действовать на своё усмотрение без возможности выйти за рамки или никем не замеченным полностью потонуть в проекте.

Именно такой максимально свободный подход предельно мотивирует опытных дизайнеров, позволяет им максимально влиять на продукт и формировать свой рабочий график и процесс самому, исходя из только своих особенностей характера, здоровья (ковид всё ещё с нами и никуда не делся) и семейного положения.

— А что же тогда делать с дизайнерами неопытными? Не боязно оставлять их одних резвиться на воле? Их же надо ежечасно учить или тоже прикажете бросить в воду, авось один из сотни выплывает?

Учить конечно нужно, и вот для джунов как раз ежедневные многочасовые онлайн-уроки важны и нужны. Но это уже называется наставничество, а вовсе не дизайн-менджмент, и никогда не нужно смешивать два эти понятия.

И нужны такие регулярные уроки для неопытного дизайнера только в том случае, если на начальных этапах действительно требуется вам самому водить его руками, вам самому думать над его задачами, вам с нуля формировать ту канву действий, по которой он потом будет должен двигаться самостоятельно.

Ну а потом отпускать и смотреть, выплывает или утонет. К сожалению, выплывут не все джуны, естественный отбор и здоровую конкуренцию ещё никто не отменял.

Но это ведь был ваш выбор, сэкономить денег и рискнуть, а вдруг повезёт дешевле? Может и повезти иногда, это правда.

Запомните только, что если уже прокачанному вами же джуну — затем вовремя не дать свободу воли и не отпустить все рычаги и ниточки манипуляций, то он соберет портфолио и мгновенно перейдёт к конкуренту. И будет очень обидно, учили-учили, делали-делали за него задачи, думали-думали за него мозгами, а по факту лишь подарили ему готовое портфолио, с которым он выпорхнул из золотой клетки на вожделенную свободу.

— Как же тогда удалённо контролировать творчество?

Поскольку дизайн многими считается довольно творческой и креативной профессией, люди задаются вопросом: в чём же тогда удалённо измерять полученный за сутки креатив и как удалённо управлять творчеством своих подчинённых?

Никак, даже не заморачивайтесь.

Моё оценочное суждение, что реальным креативом и творчеством занимаются лишь дизайнеры со ставкой от 250 т.р. в месяц и выше, и только они действительно творят продукт как ценностный объект, как непрерывный канал поступления прибыли в компанию, как устоявшуюся привычку и привязанность у своей аудитории. И только они действительно способны в полной мере повлиять на результат через набор своих инструментов и навыков. И вот их творчество никак контролировать не стоит, они доказали что это умеют и этот скилл не требует ежедневной переэкзаменовки.

Дизайнеры же с более низкой ставкой, так или иначе, в любых проектах лишь создают себе портфолио на будущее, и только. Весь их креатив, все их попытки добиться вау-эффекта, показать понимание самых свежих трендов, ловкие стилизации — это делается точно не для простых людей, пользующихся их продуктом.

Мне субъективно кажется, что это вот всё делается строго для будущего собеседования, чтобы уже другой арт-директор в другой компании сказал бы: «Ох ты ж, Господь всемогущий, как же люто ты могЁшь», забыв от полученного эстетического шока спросить (на счастье) про реальную конверсию из этой вращающейся и взрывающейся штуки — в фактические лиды и покупки.

Почему я так считаю? Да именно потому, что как раз джунам и недостает ежедневной свободы влиять на самих себя, на команду, на результат через простые и проверенные инструменты, через ежедневный поступательный труд. Вот они и пытаются преодолеть дистанцию в несколько лет — через один прыжок, разовым сверх-невероятным мега-креативом перепрыгнуть через все ступени.

Но так не бывает, ни разу ни у кого не получилось разовым WOW искупить слабую продуктовую работу, непрофессиональные исследования, и прочие бессистемные рывки в разные стороны.

Бытие как известно определяет сознание. Изменившийся до неузнаваемости за последний год рабочий быт дизайнеров мигом похоронил все предыдущие процессы, а заодно и полученные на дорогих курсах скиллы дизайн-менеджмента, показав их минимальную эффективность в новых условиях.

Свобода оказалась важнее онлайн тимбилдингов, а доступ к актуальной базе записанных знаний куда полезнее, чем бесконечный звон голосов любимых коллег в наушниках. А посему резюмируем, какие правила должны войти в новую оздоровленную пост-пандемийную дизайн-команду:

Фиксируйте всё письменно. Если это не записано — этого не существует.

Полчаса рисования любой схемы всегда будут эффективнее, чем 5 созвонов в течении 2 месяцев.

Прежде чем позвонить, подумайте, какие ответы вы хотите или можете получить в итоге. Представьте себе возможные решения данной проблемы, которые могут быть сейчас озвучены, а потом отбросьте все самые дорогие и бредовые. С оставшимся одним логичным решением — смело отменяйте созвон.

Если что-то нельзя измерить — этим нельзя управлять. Или измеряйте дизайн по десятку понятных всем метрик, создайте по каждому дизайнеру отдельный дашборд и трекайте все его состояния в течении суток как финтесс-браслет. Ну или смиритесь с тем, что это процесс изначально неуправляемый, и вы наняли самостоятельного и взрослого человека, которому не наплевать на результат.

Не создавайте креативное портфолио для будущей более престижной работы, делайте просто и быстро для обычных людей здесь и сейчас, не знакомых с передовыми трендами и не послушавших ваше последнее выступление на Дизайн-выходных в Суздале; а пришедших к вам побыстрее потратить денег.

Не указывайте постоянно что и кому делать, просто молча отсекайте наименее перспективные пути. Всё остальное эти взрослые люди, с честью выдержавшие ранее целых 3 круга ваших тестовых заданий и собеседований, смогут сделать сами.

И Бога ради, не формируйте никакие HR-бренды, их просто не существует. Есть бренды персональные, и работают только они. Это когда хотели придти именно к Косте Калинову, а не в абстрактный Авиасейлс; ну или именно к Юре Ветрову, а не в mail.ru. И всегда с уходом такой масштабной личности, весь ваш HR-бренд мгновенно теряет былую силу. Поэтому пусть символом вашей дизайн-команды будет полная самостоятельность и свобода, доступ к рычагам управления и влияния на бабло. И нужные люди придут к вам сами, и это произойдёт без ярких лого на фирменных толстовках, без броских слоганов, без яростной торговли лицом по конференциям.