Дизайн Роман Хорин
652

Управление знаниями в Digital: опыт агентства Atman

Роман Хорин, основатель digital-агентства Atman, описал, как построить базу знаний отдела дизайна в Trello и как стимулировать команду работать с базой.

В закладки
Пример, как НЕ должна выглядеть база знаний digital-агентства Роман Хорин

Чертовски важно правильно организовать управление знаниями в молодой команде. Пока ты неопытен, нужно быстро собирать крупицы информации, чтобы в будущем сложить их в систему и обучать новых сокомандников. К тому же, команда в Digital — это залог успеха, а значит важно постоянно развивать своих боевых товарищей (что, на мой взгляд, важно для мотивации команды можно прочитать здесь). По этой причине еще на старте работы агентства я организовал систему знаний в команде из трех UX / UI дизайнеров. Ниже делюсь системой и анализирую ее преимущества и недостатки.

Наше управление знаниями состоит из двух элементов: базы знаний и системы напоминаний. База позволяет собирать и сортировать знания, а напоминания учат команду, как пользоваться базой, и сообщают, какие новинки в нее поступили.

Как устроена база знаний

Базу знаний ведем в Trello. Это менеджер задач, который на удивление удобно использовать для хранения информации. На отдельной доске собираем знания для одного отдела. Ниже — пример доски с базой знаний веб-дизайнеров:

Так выглядит база знаний по UX / UI в Trello Роман Хорин

Доска разбита на списки с карточками. Списки разделены по этапам работы UX / UI дизайнера: начиная от первого контакта с клиентом, заканчивая передачей макетов в разработку. Отдельно вынесен список «Распределитель».

Что такое «распределитель» и зачем он нужен?

«Распределитель» — это фильтр для допуска контента в базу знаний. В нашей команде каждый участник может добавлять контент в базу — это упрощает работу с базой, но создает риск захламления списков бесполезными материалами.

Еще риск увеличивает наш подход к организации базы знаний. Мы — небольшая команда и часто пользуемся внешними источниками для развития компетенций. Из-за этого наша база состоит из ссылок и кратких описаний материалов. Это удобно: ссылкой может быть как статья со стороннего ресурса, так и наши документы на Гугл-диске. Но это упрощает захламление: дизайнер может добавить подборку красивых сайтов, которая интересна ему, но бесполезна для команды в целом. «Распределитель» позволяет избежать таких вещей.

Еще один вид хлама — это статьи-агрегаторы, типа «15 полезных сервисов для веб-дизайнеров». Сама статья может быть полезной, но когда в базе знаний ты видишь название «15 полезных сервисов», то ничего не понимаешь. Каждый сервис нужно вносить отдельным элементом.

Это «Распределитель». Можно заметить карточку со статьями-агрегаторами Роман Хорин

За распределитель отвечает модератор, он одобряет или отклоняет новые заявки команды. Происходит это так:

  1. Дизайнер добавляет информацию в карточку «Точно полезно» или «Может быть полезно». Зачем разделение? Чтобы модератор мог быстро одобрять хорошие материалы и уделять большее внимание спорным знаниям.
  2. Модератор одобряет или отклоняет заявки.
  3. Модератор переносит заявку в базу знаний.
  4. Если в распределитель попала статья-агрегатор с полезным материалом, модератор выносит ее в соответствующую карточку «Распределителя», чтобы в будущем разбить полезные знания на отдельные элементы.
  5. Раз в 3-4 месяца модератор проводит ревизию базы знаний и удаляет бесполезные элементы.

Внедрение «распределителя» сильно упростило работу модератора и защитило базу от захламления.

Как устроены списки с карточками?

В каждом списке есть как уникальные карточки, так и повторяющиеся. Среди повторяющихся: «Полезные сервисы», «Книги», «Куры и гайды» — для каждого из этапов работы UX / UI дизайнера можно собрать знания такого рода. Среди специальных есть, например, «Бесплатные фото- и видеостоки» и «Бесплатные сервисы иконок» для списка «Отрисовка макета»

Пример списка по отрисовке макетов Роман Хорин

Trello позволяет гибко изменять структуру внутри списков — ты можешь называть карточки как тебе вздумается. С одной стороны это удобно, с другой — в какой-то момент наступит захламление карточками и потеряется логика названий. А значит модератору придется разгребать этот хаос.

Как устроены карточки?

Внутри карточек — чек-листы с полезными материалами. Каждый пункт содержит ссылку на материал и краткое описание. Описание должно однозначно говорить, что можно найти по ссылке.

Интересно, что организация базы знаний через ссылки не ограничивает формат информации: это может быть и сторонняя статья, и видео, и pdf-файл, и фото. Все что не лежит на сторонних сайтах, лежит на Гугл-диске агентства.

Обычно чек-листы в Trello используются для постановки последовательности из задач. Но и для сбора знаний они отлично подходят: по ссылке можно перейти в один клик, а пункты листа можно менять простым перетаскиванием.

Простым перетаскиванием можно менять элементы списка местами Роман Хорин

Как устроена система напоминаний?

Чтобы новинки в базе знаний не прошли мимо команды, мы разработали систему напоминаний. Она состояла из двух вещей: интеграции Trello + Slack и регулярных созвонов.

Наш опыт интеграции Trello + Slack

В Trello есть плагины, которые позволяют упростить работы с сервисом. Интеграция с Slack дает возможность автоматически отправлять уведомления в каналы при изменении информации на доске. Функция настраивается: можно выбирать, уведомление о каких событиях стоит выгружать в Slack. Мы выбрали уведомления об изменении информации в чек-листах.

Идея не зашла, потому что уведомления очень надоедали. Даже акцент только на чек-листах не помог. Сейчас вижу решение проблемы: создание отдельного канала в Slack с уведомлениями, который можно «замьютить».

Зачем устраивать созвоны и встречи?

Созвоны и встречи — это круто! Они позволяют команде делиться опытом, и понимать, что мы большее, чем группа отдельных специалистов. Обычно на созвонах мы делимся опытом текущих проектов и обсуждаем, что можно улучшить в процессах. Время от времени модератор задает вопросы команде и просит назвать их полезные ресурсы, которые они использовали в работе. Дальше эти ресурсы попадают в базу знаний, а на созвоне они фиксируются в памяти сокомандников.

Что мне больше всего нравится в базе знаний, так это ее долговечность. Знания, которые мы собирали все это время не пропадут и их можно использовать и через год, и через несколько лет. Это мощный фундамент для дальнейшего развития агентства и написания бизнес-процессов. Ниже в сухом остатке покажу преимущества и недостатки нашей базы, а также пути ее улучшения.

Преимущества нашего управления знаниями:

  1. Материалы понятно структурированы, легко найти нужную ссылку.
  2. Базу легко редактировать: добавлять новые разделы и списки.
  3. Есть инструкция по применению, которая учит команду пользоваться базой.
  4. Есть система напоминаний, которая стимулирует команду пользоваться базой.
  5. Есть «Распределитель», который фильтрует бесполезные материалы.

Недостатки нашего управления знаниями:

  1. Нельзя дать большое описание материалу в базе, только краткое описание.
  2. База неудобна для размещения видео, фото или текстовых материалов. Только ссылки (решаем проблему через Гугл-диск).
  3. Если видео- или фото-материалов будет очень много, места на Гугл-диске не хватит и придется покупать платную подписку.
  4. Базу могут редактировать все члены команды, а значит кто-то может случайно удалить материал или добавить бесполезный в обход «Распределителя» и инструкции.

Идеи для доработки:

  1. Продумать более логичную структуру внутри разделов.
  2. Использовать систему тегов в Trello для лучшей структуризации карточек.
  3. Отдельный канал в Slack для уведомлений.

Полезные материалы по теме:

  1. Самоучитель по Trello.
  2. 12 советов по использованию Trello.
  3. 50 способов увеличить продуктивность в Slack.
  4. Как организовать работу удаленной команды в Trello, Slack и Google Disk (на англ.).

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Роман Хорин", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 9, "likes": 5, "favorites": 32, "is_advertisement": false, "subsite_label": "design", "id": 56247, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 22 Jan 2019 16:51:28 +0300" }
{ "id": 56247, "author_id": 244905, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/56247\/get","add":"\/comments\/56247\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/56247"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199114 }

9 комментариев 9 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
2

Наш опыт интеграции Trello + Slack

Идея не зашла, потому что уведомления очень надоедали. Даже акцент только на чек-листах не помог.

Поставьте https://ru.yougile.com/ и не мучайтесь.

Ответить
0

Тот случай, когда комментатор не вчитывается в материал. Речь не про управление проектами и не про боли Trello, а про управление знаниями. К тому же в конце статьи написал, как эту проблему можно исправить, не уходя из Trello.

Ответить
0

Тот случай когда прочитав статью хочешь посоветовать решение людям, а получаешь негатив в свой адрес.

Ответить
1

Добрый день! Я из поддержки Yougile.
Прокомментирую, в чем плюсы нашего сервиса:
- не нужно делать доработку со slack, или с другими подобными системами, так как в карточке (задаче) сразу же можно уведомить всех пользователей компании, или выбранных.
Общение с коллегами можно вести как в самом чате задачи, так и в личных чатах.
-Описание в карточки можно загрузить любого объема.
-Видео, аудио и фото можно загружать напрямую в карточки.
-В системе есть функционал настройки прав, позволяющий запретить определенным пользователям вносить изменения.
Для структуризации карточек в yougile используются готовые стикеры различных типов (+можно создавать свои стикеры)

Ответить
0

Неужели такой подход к рекламе работает..

Ответить
0

Юлианна, а какие интеграции у вас существуют? Я про сервисы (CRM, бухгалтерии итп)?

Ответить
0

На данный момент готовых интеграций с другими сервисами у нас нет, это пока в планах.
Есть конфигуратор, через который можно делать доработки, но нужно подключать разработчика для решения задачи.

Ответить
0

Планы ближайшие, дальние?

Ответить
0

От Trello перестали приходить уведомления на e-mail, настройки в админке ничего не меняют.
Кто-то сталкивался?

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Приложение-плацебо скачали
больше миллиона раз
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }