Правила работы в Power Point, которые сэкономят время и улучшат презентации

Статья для тех, кто работает в Power Point и испытывает непередаваемую гамму чувств от гнева до отчаяния от внешней нелогичности интерфейса. Технический директор Volga Volga Brand Identity Семен Почичуев про базовый, но мало кому известный порядок работы с программой, который значительно упростит подготовку презентаций.

Power Point — один из самых популярных инструментов для создания презентаций в мире. Но, как это часто бывает, PPT стал заложником самого себя: интерфейс уже долгие годы кардинально не меняется, чтобы не отпугнуть постоянных пользователей, и с каждым обновлением становится всё более массивным и сложным. Особенно страдают пользователи, воспитанные на стройной логике Adobe и интуитивной Figma. Первое, что им хочется сделать при попытке сходу начать работу — это навсегда закрыть программу и больше никогда не открывать.

Один из носителей деловой коммуникации, над которым мы работаем — шаблоны корпоративных презентаций. Задача такого шаблона — привести корпоративные презентации к единым стандартам и научить сотрудников делать их качественно.

Я расскажу об иерархии программы и о последовательности работы с ней. Почему это важно? Представьте, что вам нужно приготовить пять порций одного салата. И вы нарезаете ингредиенты для одной порции, складываете в тарелку, заправляете, смешиваете. И затем повторяете все то же самое еще четыре раза. Всем очевидно, что это неэффективно: проще приготовить много салата в большой миске и разложить по порциям.

То же самое с PPT: неопытный пользователь готовит каждый слайд отдельно. Но есть более эффективный путь.

Итак, при создании нового документа открывается дефолтный шаблон с текстовыми заполнителями для заголовка и подзаголовка.

Какие первые действия совершает неопытный или малоопытный пользователь программы?

Варианта два:

1. Не понимает, что перед ним, и удаляет фреймы.
2. Заполняет фреймы текстом, назначает шрифт, кегль, межстрочное расстояние, цвет и т.д. в зависимости от собственных задач и чувства прекрасного.

И оба варианта, внимание, неверные.

Начну с терминологии. Это важно для понимания порядка работы.

Образец слайдов

Находится на вкладке «Вид», кнопка «Образец слайдов». Это первый слайд в иерархии слайдов (выделен на скриншоте, крупный). Он содержит заполнители: образец заголовка, образец текста, нижний колонтитул, нумерация, текущая дата. Форматирование этих заполнителей определяет их внешний вид и настройки на всех последующих шаблонах. Настраивать сетку и направляющие тоже нужно здесь: тогда они будут повторяться на всех шаблонах и слайдах.

Шаблон слайдов

Это подчиненные образцу слайдов шаблоны разных типов: с текстом, с изображением, с таблицей, с диаграммой. Вторые по иерархии. От образца слайдов они наследуют стили форматирования всех заполнителей: кегль, интерлиньяж, отступы, шрифт, начертание, цвет. Если на образце слайдов заголовок набран шрифтом arial 20-го кегля с автоматическим интерлиньяжем, нулевыми отступами, красного цвета, то и на всех шаблонах слайдов заголовок будет таким же.

Слайд

То, что мы видим при создании документа презентации. Именно его мы заполняем контентом. Это третий и заключительный элемент иерархии.

Заполнитель

Поле, которое можно заполнить тем или иным видом контента. Расставляются заполнители только на шаблонах слайдов. Ни на образце слайдов, ни на самих слайдах добавить заполнители нельзя.

Направляющие
Позволяют задать границы для текста и изображений, чтобы добавить аккуратности. Чтобы направляющие появились на всех шаблонах слайдов и самих слайдах, нужно разместить их на образце слайдов.

Цветовая тема

Каждому новому документу автоматически назначается «Стандартная» цветовая тема. Каждая тема состоит из 12 цветов: первые четыре определяют базовые цвета текста и фоновых заливок. Последующие шесть цветов служат базой для акцентных выделений контента, ими автоматически последовательно окрашиваются диаграммы и таблицы. Два последних цвета окрашивают гиперссылки в двух состояниях.

На вкладке «Образец слайдов» можно выбрать другую или создать собственную цветовую тему.

Почему так: больше назначить не получится, число акцентных цветов ограничено программой; меньше назначить можно, но в этом случае в палитре останутся дефолтные цвета, которые могут перечить планируемой цветовой гамме презентации.

Шрифтовая тема

Каждому новому документу автоматически назначается «Стандартная» шрифтовая тема. Изменить ее можно на вкладке «Образец слайдов».

При создании собственной палитры назначенные заголовкам и тексту шрифты автоматически применятся на образце слайдов, на шаблонах слайдов, а также на самих слайдах.

Нужно выучить последовательность шагов при создании презентации: образец слайдов > шаблоны слайдов > слайд.

Процесс работы:

1. Зайти на образец слайдов

а. Назначить цветовую и шрифтовую темы.

б. Отформатировать все заполнители на образце слайдов и скорректировать их расположение.

в. Добавить графические элементы, которые должны повторяться на каждом слайде (например, логотип или фирменная графика компании).

2. Перейти к шаблонам слайдов

а. Перед созданием шаблонов нужно прикинуть структуру создаваемой презентации и определить, какие заполнители в каких количествах понадобятся.

б. Создать несколько стартовых шаблонов с разными заполнителями, например: шаблон с тезисом, шаблон с заголовком и текстом, шаблон с текстом и изображением.

3. Перейти к наполнению слайдов

В процессе сборки презентации можно модифицировать, удалять и добавлять шаблоны слайдов. При модификации шаблона контент на слайде автоматически адаптируется к изменениям.

Вот, собственно, и всё. Ключевое правило при сборке презентации — делать новые слайды только на основе отформатированных шаблонов. Тогда и все повторяющиеся элементы встанут на свои места, и все заполнители будут нужных размеров.

Подписывайтесь на Telegram-канал Volga Volga Brand Identity! Там мы публикуем интересное про брендинг и дизайн, а также делимся кейсами.