В два раза меньше часов работы над макетом: как нашим дизайнерам помогли элементы DesignOps
Что можно оптимизировать в работе дизайн-студии? Мы задумались об этом, когда команда стала расти и технический отдел пришел с вопросами к дизайнерам. Каждый делал по-своему те вещи, для которых можно создать определенный шаблон. Делимся своими наработками.
В этом году на Российском Интернет Форуме (РИФ) наш senior-дизайнер Александр Ищенко рассказал о том, как сегодня построены процессы в студии «Магвай». Когда мы работали с первыми клиентами, больше 15 лет назад, то про оптимизацию не думали. Важнее было сначала найти проект, а потом сделать его так, чтобы получить следующий заказ. Мы могли работать сверхурочно, искали разные идеи, каждый вносил в проект что-то свое.
Постепенно задач становилось больше, а проекты были сложнее, и мы стали набирать специалистов в команду. Сегодня у нас 6 постоянных дизайнеров и обычно 2-3 стажера. В определенный момент мы почувствовали, что нужна оптимизация, так как дизайнеры чаще взаимодействовали с другими отделами, а задачи вышли на новый уровень.
Рассказываем, что именно мы внедрили и насколько это помогло.
Чек-лист: когда необходим DesignOPS в небольшой команде
DesignOps или Design Operations — это действия, механизмы, инструменты, которые помогают управлять процессами в команде дизайнеров. Казалось бы, как упорядочить творческие процессы? Можно ли шаблонизировать создание идеи? Нет, но ведь веб-дизайн состоит не только из креатива, а оптимизация как раз помогает сократить время на рутинные задачи и освободить больше пространства для творчества.
Мы анализировали предпосылки и выделили несколько причин рассмотреть инструменты DesignOps в небольших агентствах:
- Растущая дизайн-команда. Когда появляется 4-5 дизайнеров, которые постоянно работают над проектами, становится сложнее их контролировать. Также над одним проектом могут работать несколько дизайнеров. Вот тут и появляется необходимость внедрить регламенты и элементы оптимизации.
Трудности на этапе разработки. Это следствие первого пункта. Дизайнеры неизбежно взаимодействуют с техническим отделом. Мы заметили, что много времени тратим именно в этом случае.
Это был ключевой этап, когда мы задумались о DesignOps. Проекты стали сложнее, мы чаще общались с разработчиками, появилось больше требований. Например, подготовка макета под верстку, техническая документация и т.д. Мы поняли, что очень много сил и часов уходит на процессы фронтенда и бэкенда. Стало очевидно, что именно здесь требуется оптимизация.
- В компании работают над несколькими продуктами. Проектов много, задач тоже, в этом случае информация может теряться, а коммуникация в отделе нарушаться. Также дизайнеры могут сменять друг друга, например, один ушел в отпуск или переключился на другой проект. Именно регламенты помогают другому специалисту быстро разобраться и сделать то, что требуется.
- Работа над большим продуктом. Предположим, вы получили крупный заказ, интересная разработка, понадобится много сил и рабочих рук. Опять же случаются замены дизайнеров, ведь болезни и отпуска никто не отменял. Даже если вы заряжены на успех, без регламентов на начальном этапе возникнет хаос и, как следствие, конфликты. Так было у нас на одном из проектов. Стартовать правильно помогают шаблоны и настроенные процессы.
Нет бюджета, чтобы нанять опытных дизайнеров. Это может быть еще одной причиной. Мы часто общаемся с коллегами, не у всех есть возможность сразу привлечь senior-дизайнера. В этом случае также очень помогают регламенты и системы обучения.
Элементы DesignOPS в небольших дизайн-агентствах
Какие процессы можно оптимизировать? Вариантов много.
- Процессы проектирования
- Координация команды
- Инструменты дизайна
- Культура дизайна
Мы расскажем о том, что попробовали сами за последние 1,5 года, и о том, что планируем внедрять.
Наша основная специализация — креативный веб-продакшн полного цикла. Мы определили, что необходимо оптимизировать все процессы, которые не связаны с творчеством, чтобы максимально освободить дизайнеров от рутиной работы.
Так появились регламенты коммуникации в отделе — то, как мы работаем с арт-директором. Затем мы шаблонизировали основные некреативные процессы: создали прототипы, шаблоны по исследованиям. Раньше мы получали разный результат от дизайнеров, также на создание прототипов тратилось много времени, неудобство подметили и на примере UI-китов. С помощью регламентов получилось сократить трудозатраты и привести все к одному знаменателю.
Например, мы создали шаблон брифа, а также внутренние правила отдела:
- как создавать макет,
- какие должны быть форматы,
- какие нужны страницы.
Еще один полезный документ — рекомендации по подготовке макетов для верстки. В нем собрали обратную связь от технического отдела. Теперь каждый дизайнер может посмотреть, как должны быть оформлены макеты, в каком порядке и т.д.
Так постепенно появилась единая база знаний с готовыми решениями. Это список документов, все они разбиты по категориям:
- предпроектные процессы,
- разработка креативной идеи,
- дизайн-концепция,
- работа над проектом,
- презентация макетов.
К базе обращаются, прежде всего, новые дизайнеры, это экономит время и повышает эффективность работы. Мы сразу получаем ожидаемый результат от специалиста и не тратим ресурсы на то, чтобы переделывать.
Процесс обучения внутри дизайн-студии
У нас небольшая команда, и, чтобы эффективно закрывать задачи, мы распределяем дополнительные специализации между дизайнерами. Например, один углубляется в исследования, другой в 3D и т.д., в зависимости от потребностей студии и желания специалистов.
У каждого дизайнера есть карта роста, где прописаны специализации, которые он хочет получить. Мы подбираем курсы, полезные материалы и создаем базу для обучения.
Также есть общие материалы, статьи, фильмы о дизайне и курсы, которые мы проходим все вместе. Это помогает внедрять в работу новые процессы и идеи всем коллективом, а также прокачивает единство отдела и умение мыслить командно.
Важно, чтобы рос не только каждый из специалистов отдельно, но и вся команда в целом. Каждый сотрудник понимает, куда он двигается, и, что немаловажно, сам выбирает свой путь. Hard skills, которые он хочет изучить или улучшить, это то, что ему самому интересно. Это помогает создать здоровую и творческую атмосферу, где все заняты любимым делом и показывают высокую продуктивность.
Результаты нашей оптимизации
Все процессы мы отслеживаем с помощью CRM. Тайм-трекер помогает наблюдать за эффективностью команды.
Так мы выяснили, что благодаря оптимизации:
- увеличилось время созвона с клиентом с 40 минут до 1,5 часов,
- уменьшилось время работы над макетом с 400 часов до 250 часов,
- уменьшилось время работы для фронтенд-отдела,
- увеличилось время проработки идей и качественных исследований.
Конечно, DesignOps — это целая система для управления дизайн-командами. Но мы уверены, что даже отдельные элементы, например, касающиеся технических вопросов, разгружают коллектив.
Мы любим пробовать разные методы и проверять их эффективность. Например, в этом году начали работать с клиентами по методу Growth Driven Design. Это дизайн, ориентированный на постоянный рост. В этом случае мы непрерывно развиваем проект и делаем это на основе собранных цифр и тестов.
Подробнее о GDD написали 3 статьи:
У меня создается ощущение, что хороший дизайнер сегодня - это не просто человек с макетом, а почти маркетолог, да еще и менеджер. Профессия изменилась.
Мне кажется, что тут как с парикмахером: есть парикмахер за 100 руб = дизайнер за 100 руб, который делает по ТЗ и ничего не может предложить, обосновать, не знает, как лучше.
Есть хороший топ мастер за 500 руб = прокачанный дизайнер за 500 руб. Тут вы вместе обсуждает, как лучше сделать. Какая стрижка вам подойдёт, какой макет решит задачу.
Есть супер стилист парикмахер за 5000 руб, который говорит вам, какой имидж и стиль подойдёт вам с учётом вашей работы, целей, телосложения, овала лица и пр. = дизайнер профи, которому вы говорите задачу, которую нужно решить (хочу лого для стоматологии или айдентику для школы танцев), а он вам даёт варианты, объясняет и продает каждый)
З.ы. цифры условны, конечно же
Люблю, когда делятся реальными практическими инструментами, которые можно применить у себя )
Рады, что наши полезные советы найдут применение в других компаниях! 🤝❤️
удобный инструмент для дизайнера ,сокращается время на выполнение некоторых задач