Как веб-студии грамотно оформить отношения с командой и заказчиками, чтобы избежать юридических проблем
Каждый раз, когда ко мне на консультацию приходят владельцы веб-студий, мы находим огромное количество ошибок и дыр в юридической упаковке их деятельности, которые очень дорого могут обойтись при возникновении спорной ситуации.
Чаще всего веб-студии подписывают договоры, как с командой, так и с заказчиками, но когда я начинаю:
🔶 анализировать эти документы
🔶 смотреть на их положения в разрезе споров, которые могут возникнуть
я отчётливо вижу, как в подавляющем большинстве случаев формально шаблон договора имеется, однако он практически не закрывает риски веб-студии и не обеспечивает её защиту.
Поэтому, я подготовила статью, которая поможет веб-студиям понять:
1. Как грамотно оформить отношения с командой
2. Чем рискует веб-студия, не оформляя факт получения исключительных прав на созданные подрядчиками произведения
3. Сколько административных штрафов может получить веб-студия, если её отношения с подрядчиком будут признаны трудовыми
4. Как грамотно оформить отношения с заказчиками
5. Содержат ли шаблон используемого вами договора важные положения
и многое другое ...
Статья очень практическая, так как основана на моём личном опыте разработки договоров и погружения во внутренние процессы работы веб-студий, отдельных веб-дизайнеров.
Приятного прочтения, буду рада обратной связи!
Прежде всего, каждой веб-студии необходимо задуматься об оформлении внутренних и внешних отношений своей деятельности.
Часть 1. Внутренние правоотношения между веб-студией и членами команды.
Для начала предлагаю вам проверить ваш шаблон договора по чек-листу ниже ⬇ на наличие "упущений", из-за которых могут возникнуть проблемы и какие:
✅ В договоре нет раздела об отчуждении исключительного права на произведения, которые создаёт член команды своим творческим трудом (дизайн, текст и т. п), а также не подписывается акт приёма-передачи с указанием на конкретные произведения.
Каждой веб-студии важно иметь ввиду то, что их деятельность стоит на стыке оказания услуг и создания результатов интеллектуальной деятельность. Значит, со своей командой необходимо подписывать договор, который будет регламентировать:
— не только моменты, связанные с качественным и своевременным оказанием услуг
— но и моменты, связанные с авторскими правами на то, что создаётся командой при оказании услуг
❗ Последствие. Если веб-студия не получила права, например, на дизайн сайта, то его правообладателем остался подрядчик, который его разрабатывал. Следовательно, веб-студия и заказчик при использовании этого дизайна делают это неправомерно. К ним может быть предъявлена претензия, иск о нарушении авторских прав и взыскании денежной компенсации по ст. 1301 Гражданского кодекса РФ.
✅ Вы сотрудничаете с членом команды на постоянной основе и между вами подписан договор оказания услуг (вместо трудового), в котором:
— в разделе "предмет" прописана функция подрядчика (например, дизайнерские услуги) вместо конкретных заданий, направленных на достижение результата (например, разработка дизайна сайта для логистической компании)
— установлена ежемесячная оплата, которая не зависит от объёма оказанных услуг
— имеется "зависимость" подрядчика от веб-студии, которая может выражаться в наличии графика (например, оказывать услуги и быть на связи с 9-18), предоставлении отчётов, наличие постоянного контроля и т. п.
❗ Последствие. При проверках или по инициативе самого подрядчика такие правоотношения могут быть признаны трудовыми. В таком случае не исключено:
— доначисление налогов за весь период работы с подрядчиком и взыскание штрафа в размере 20% от этой суммы (ст. 123 НК РФ)
— доначисление страховых взносов
— взыскание административного штрафа до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ)
— взыскание штрафа в размере 10 000 руб. нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов) (ст. 120 НК РФ)
✅ В договоре нет положений об ответственности члена команды и возможности предъявить к нему регрессное требование в случае, если он при создании сайта (например) использовал чужое произведение (например, шрифт, текст, фотографию) без получения необходимого согласия.
❗ Последствие. Всю ответственность за действия вашего подрядчика будете нести вы.
И таких упущений вашем договоре может быть огромное количество, я отметила самые распространённые. Так что же делать, чтобы веб-студии закрыть свои риски при работе с членами команды?
Шаг № 1. Собрать полную информацию о своих подрядчиках по нескольким пунктам:
🔶 сколько у веб-студии подрядчиков
🔶 с какими из подрядчиков веб-студия работает постоянно, а с какими в исключительных случаях при наличии запроса
🔶 какой функционал выполняет каждый из подрядчиков (включает он только услуги или ещё создание результатов интеллектуальной деятельности)
🔶 как формируется стоимость услуг каждого из подрядчиков
🔶 каков порядок оплаты услуг подрядчиков
🔶 как предоставляется техническое задание подрядчикам
🔶 где ведётся коммуникация с подрядчиками
🔶 и иные моменты.
Шаг № 2. С учётом собранной информации определиться с видами договоров, которые вы хотите подписать с каждым из своих подрядчиков.
Для оформления отношений внутри веб-студий подходят: договор оказания услуг, трудовой договор, договор авторского заказа.
Однако конкретный выбор зависит от многих факторов, в том числе:
🔶 Пожелания веб-студии. Например, готова ли веб-студия платить за своих подрядчиков налоги и страховые взносы? Если да, то идеальный вариант трудовой договор. Однако в таком случае важно не только разработать грамотный шаблон трудового договора, но и следовать определённым инструкциям по 1) предоставлению служебного задания 2) оплате за создание работником произведения.
Подробно в эти моменты я погружаться не буду, просто помните, что вариант с заключением трудового договора с работником, который что-то создаёт своим творческим трудом немного осложнён статусом "Служебных произведений" и тут без консультации юриста не обойтись.
🔶 Формат взаимоотношений. Например, сотрудничаете вы постоянно или изредка? Очевидно, если у вас есть фотограф, к которому вы обращаетесь не часто, то идеальный вариант договор авторского заказа с передачей вам прав на фотографии.
🔶 Иные факторы.
У одной веб-студии может быть несколько форматов оформления правоотношений с подрядчиками. С кем-то может быть трудовой договор, а с кем-то договор оказания услуг. Всё очень индивидуально.
Шаг № 3. Разработка текста договора и акта, которые на 100% будут отражать всю суть внутренних правоотношений между веб-студией и её подрядчиками.
Большая ошибка многих веб-студий — использование договора с абстрактным содержанием. Идеальный договор между веб-студией и её подрядчиком — это своеобразный регламент вашего сотрудничества, который должен отражать:
🔶 конкретные обязательства каждой из сторон
🔶 конкретный порядок взаимодействия по предоставлению заданий, внесения правок и принятия результата (где, как, кто, когда)
🔶 конкретные зоны ответственности каждой из сторон
🔶 информацию о том, какую информацию о проектах подрядчик не вправе разглашать
🔶 личные границы каждой из сторон
🔶 и многое иное.
Шаг № 4. Адаптация разработанного шаблона договора под разных подрядчиков веб-студии и их функционал.
Если в веб-студии, есть несколько видов подрядчиков, с которыми она сотрудничает на постоянной основе, то в таком случае не обязательно разрабатывать сильно разные договоры для каждого подрядчика. Например, ассистент, копирайтер, проджет, веб-дизайнер, программист и т. д.
Достаточно с учётом особенностей работы веб-студии разработать один большой шаблон договора, а дальше его адаптировать под каждого подрядчика.
Очевидно, что договор с ассистентом, который оказывает только услугу не может быть идентичным о своему содержанию договору с веб-дизайнером, которые не только оказывает вам услугу, но и создаёт объекты авторского права. Например, у дизайнера будет раздел об авторских правах, который абсолютно не нужен ассистенту.
ОДНАКО такие разделы, как
— конфиденциальность
— ответственность
— порядок урегулирования споров
точно будут одинаковыми.
Шаг № 5. Вычитка разработанного шаблона договора, чтобы он был понятным и красивым.
Многие юристы не уделяют этому никакого внимания и продолжают писать договоры сложным юридическим языком, который не понятен и только путает бизнес.
"Полотно текста", так же мы все привылки представлять хороший договор?
Однако моя цель — показать, что юридические документы могут быть простыми, понятными и красивыми, при это совершенно не теряя в качестве с юридической точки зрения.
Как вы могли заметить нюансов, которые должна учитывать веб-студия при оформлении отношений с командой огромное количество. Одна из основных причин — это то, что деятельность веб-студии стоит на стыке оказания услуг и создания результатов интеллектуальной деятельность.
Поэтому, категорически запрещено использовать один шаблон договора оказания услуг на всех подрядчиков. Грамотное оформление отношений внутри команды требует комплексного подхода и работы с юристом, который:
во-первых, имеет опыт работы в сфере интеллектуальной собственности
во-вторых, имеет опыт судебной работы, что позволяет ему мыслить стратегически, видя потенциальные проблемы.
Для консультации и анализа ситуации в вашей веб-студии (используемых договоров) писать автору поста.
Часть 2. Внешние правоотношения между веб-студией и заказчиками.
Материал на удивление получился уже очень большой, поэтому оформлению "внешних" правоотношений веб-студии с заказчиками я посвящу отдельную статью.
Там нюансов не меньшее количество.
Чтобы наверняка не пропустить этот материал, а также не потерять полезный контакт юриста рекомендую подписаться на мой Telegram-канал. Кроме того, там можно задать интересующие вопросы на эту тему и я обязательно отвечу на них при подготовке второй части статьи.
С заботой, ваш юрист!