Почтовые рассылки попадают в спам: причины и чек-лист по настройке от опытных администраторов серверов

Письма летят спам? Тогда мы идём к вам. Точнее, чаще всего с этой проблемой приходят как раз к нам, а мы спешим помочь. В Initlab обращаются клиенты, у которых проблемы с доставкой писем — это работа для администраторов серверов. Иногда дело в паре настроек почтового сервиса, а иногда это обширная задача с поиском причины поломки.

Мы понимаем, как рассылка важна для компании и чаще всего за неё отвечают маркетологи или другие схожие специалисты. Однако они не всегда в состоянии разобраться в не самых простых нюансах настроек почты, особенно если речь идёт об отправке писем с собственного сервера, смене ip-адреса и прочих заморочках. Это не их специализация, и мы с радостью помогаем при сотрудничестве и вот попросили наши администраторов написать эту статью. Они поделятся опытом решения таких задач и дадут чек-лист настройки почты.

В первой статье мы писали, что по нашему опыту с почтовых серверов известных сервисов почты для домена хорошая доставляемость писем, по сравнению со своими почтовыми серверами. Особенно если почту с домена сайт шлёт массово. А также обещали подробнее рассказать о проблеме доставки почты с сайтов и как сделать так, чтобы она не попадала в спам.

Выполняем обещанное: вторая часть перед вами.

Почтовые рассылки попадают в спам: причины и чек-лист по настройке от опытных администраторов серверов

Почему письма могут отправляться в спам

Если письма с сайта попадают в спам, причин может быть несколько. Мы опишем самые распространенные:

1) неправильная настройка записей в доменной зоне,

2) содержимое письма;

3) слишком большое количество писем.

Рассмотрим их по порядку.

Записи в доменной зоне. Доставляемость почты в основном зависит от правильности настроек доменной зоны. Они оформляются в соответствии с рекомендациями сервиса, с которого отправляется почта. На этапе подключения к условному Mail.ru, в личном кабинете будет список обязательных параметров, без которых ваши письма не примет ни один сервис.

Кабинет Mail.ru в качестве примера
Кабинет Mail.ru в качестве примера

Если все записи настроены верно — отправка писем будет работать хорошо. Если где-то закралась ошибка — сервис оповестит вас об этом и попросит перенастроить.
Мы расскажем о каждой записи подробнее в чек-листе ниже, а пока приведём пример такой ошибки из практики.
У одного из наших клиентов CMS Wordpress «взяла на себя» отправку писем. Они уходили не с почтового сервера, а с самой CMS. Как это отображается в настройках: Wordpress подписывала письма своей DKIM подписью, когда в настройках доменной зоны была прописана DKIM-подпись сервера. Такая ошибка привела к попаданию писем в спам. При этом ситуация не отображалась в настройках почтового сервиса и первопричину команда администраторов искала вручную.
В качестве решения мы прописали в доменную зону DKIM-подпись, сгенерированную плагином WordPress. Случай достаточно редкий, но показательный — насколько нестандартными могут быть причины таких поломок.

Содержимое письма. Антиспам-алгоритмы вычисляют вредоносные письма по ряду признаков. Яркие шрифты, текст капсом, укороченные ссылки или только одна картинка могут насторожить почтовые службы. Один недочёт может пройти незамеченным, куда больше шансов на блокировку у письма, которое сочетает в себе все проблемы.

Однако, мы сталкивались с проблемой, когда в спам улетали письма без прописанной внутри возможности отписаться от рассылки. Поговорите с вашим копирайтером, маркетологом или дизайнером — все требования можно найти в открытом доступе, мы упомянули наиболее известные.

Слишком большое количество писем. При чересчур активной отправке большого количества писем, принимающий почтовый сервис будет помечать их как спам. Это может произойти в случае, если новый ip-адрес не «прогрет».

Один наш клиент решил переехать на собственное оборудование в data-центре поближе к посетителям сайта для ускорения работы. И поскольку рассылка на проекте стала идти не со стороннего, а со своего сервера, сменился ip-адрес. Около 10 тысяч писем уходило ежедневно, но после переезда отправка прервалась. Выяснилось, что новый IP-адрес нужно прогревать, то есть условно отправлять сначала 100 писем в час, постепенно увеличивая это значение раз в несколько дней.

При этом записи и разрешения настроены верно, но из-за резкой смены адреса произошла такая ситуация.

Свой почтовый сервер или известный почтовый сервис: есть ли разница для доставляемости писем?

Выше мы коснулись темы собственного сервера под сайт клиента, с которого также можно рассылать почту. Давайте кратко остановимся на плюсах-минусах и отличиях стороннего сервиса и отдельного сервера.

Не будем разводить интригу — мы за сторонние сервисы и вот почему:

  • высокая скорость поиска по почте;

  • качественные спам-фильтры;
  • высокая доставляемость писем;
  • дружелюбный интерфейс, удобная и простая настройка.

Доменные настройки в обоих случаях абсолютно одинаковые — одни и те же записи. Только если условный Mail.ru проведёт за ручку по панели управления, то для своего сервера нужно разбираться самостоятельно и желательно администратору с опытом.

Единственный вариант, при котором свой сервер может быть нужен — повышенные требования к безопасности. Если речь об условной государственной организации, им это может быть необходимо. Обычной компании намеренно переходить на свой сервер нет смысла. Если так сложились обстоятельства, то спокойно жить можно и там, и там.

Чек-лист параметров, которые нужно настроить для хорошей доставляемости почты

Мы хотим рассылать много писем и не хотим попадать в спам. Вот какие шаги для этого нужно предпринять.

  1. Регистрируем корпоративную почту. Почтовый адрес, зарегистрированный на домене, повышает шанс попасть во входящие и вызывает больше доверия у почтовых сервисов и клиентов. Подробнее об этом мы писали в первой статье.
  2. Настраиваем записи в доменной зоне. Как обещали выше, рассказываем подробнее о каждом параметре.

    DKIM. При помощи этой записи сервер-отправитель подписывает письма уникальным ключом. Если злоумышленник захочет рассылать письма от имени вашего домена, у него не будет этого ключа. Почтовые службы отследят несостыковку и отправят письма мошенника в спам. Если DKIM запись не поменять при переезде, она будет различаться в письме и в доменной зоне, из-за чего доставляемость «сломается».

    SPF. Эта запись указывает, какие почтовые серверы имеют право отправлять почту от вашего имени. То есть, если вы используете сервис рассылки, это нужно указать в SPF.

    DMARC. Эта запись описывает, как поступить с рассылками без DKIM. Мошенники могут подделать адрес отправителя, чтобы прикрыться именем известной компании для рассылки спама. Политика DMARC говорит, как в этом случае поступить с рассылкой. Если можно так сказать, это не сильно обязательная запись. Без неё письма будут спокойно доставляться, достаточно DKIM и SPF. Обычно здесь прописывается запись «ничего не делать» с письмом без DKIM и проблема решается позже.

    Hostname. Обычно содержит имя домена. Прописывается на сервере с которого отправляется почта, а не на DNS в доменной зоне. Эта настройка нужна в случае с личным сервером. У почтовых сервисов здесь всё прописано автоматически.

    Ещё раз упомянем, что почтовые сервисы дружелюбны и помогут с настройками. По готовым инструкциям с этим может справиться условный маркетолог, а вот на своём почтовом сервере уже будут нюансы и работать нам намного сложнее — нужны опытные администраторы.


  3. Подключаем сервис рассылки. Авторизованный сервис, который создан, чтобы отправлять много писем и уже «прогрет», например UniSender. С ним намного легче отследить статистику и проблемы с доставляемостью или открываемостью. Но основная польза как раз в возможности массовой рассылки без угроз доставляемости и подозрений от почтовых сервисов.

    Если письмо адекватно собрано, как мы писали выше, и в нём нет признаков спама, с высокой долей вероятности оно дойдёт до адресата.

Администраторы серверов могут разобраться в сложных ситуациях

Как говорится, если что-то может пойти не так, оно обязательно пойдёт. Иногда вроде бы все настройки отточены от и до, но что-то ломается, письма летят в спам и все в ужасе. В этом случае нужно звать грамотных специалистов, которые найдут первопричину не хуже детективов.

За настройкой почтовых сервисов и серверов всегда можно обратиться к администраторам Initlab.

5
3 комментария

Теперь пиарщики будут работать в связке с админами и разработчиками

1
Ответить

А не отправлять всякий спам не пробовали?

Ответить

В спам попадают желательные письма с рассылок на которые пользователи подписались сами если не выполнить действия в статье

Ответить