Почтовые рассылки попадают в спам: причины и чек-лист по настройке от опытных администраторов серверов

Письма летят спам? Тогда мы идём к вам. Точнее, чаще всего с этой проблемой приходят как раз к нам, а мы спешим помочь. В Initlab обращаются клиенты, у которых проблемы с доставкой писем — это работа для администраторов серверов. Иногда дело в паре настроек почтового сервиса, а иногда это обширная задача с поиском причины поломки.

Мы понимаем, как рассылка важна для компании и чаще всего за неё отвечают маркетологи или другие схожие специалисты. Однако они не всегда в состоянии разобраться в не самых простых нюансах настроек почты, особенно если речь идёт об отправке писем с собственного сервера, смене ip-адреса и прочих заморочках. Это не их специализация, и мы с радостью помогаем при сотрудничестве и вот попросили наши администраторов написать эту статью. Они поделятся опытом решения таких задач и дадут чек-лист настройки почты.

В первой статье мы писали, что по нашему опыту с почтовых серверов известных сервисов почты для домена хорошая доставляемость писем, по сравнению со своими почтовыми серверами. Особенно если почту с домена сайт шлёт массово. А также обещали подробнее рассказать о проблеме доставки почты с сайтов и как сделать так, чтобы она не попадала в спам.

Выполняем обещанное: вторая часть перед вами.

Если письма с сайта попадают в спам, причин может быть несколько. Мы опишем самые распространенные:

1) неправильная настройка записей в доменной зоне,

2) содержимое письма;

3) слишком большое количество писем.

Рассмотрим их по порядку.

Записи в доменной зоне. Доставляемость почты в основном зависит от правильности настроек доменной зоны. Они оформляются в соответствии с рекомендациями сервиса, с которого отправляется почта. На этапе подключения к условному Mail.ru, в личном кабинете будет список обязательных параметров, без которых ваши письма не примет ни один сервис.

Если все записи настроены верно — отправка писем будет работать хорошо. Если где-то закралась ошибка — сервис оповестит вас об этом и попросит перенастроить.
Мы расскажем о каждой записи подробнее в чек-листе ниже, а пока приведём пример такой ошибки из практики.
У одного из наших клиентов CMS Wordpress «взяла на себя» отправку писем. Они уходили не с почтового сервера, а с самой CMS. Как это отображается в настройках: Wordpress подписывала письма своей DKIM подписью, когда в настройках доменной зоны была прописана DKIM-подпись сервера. Такая ошибка привела к попаданию писем в спам. При этом ситуация не отображалась в настройках почтового сервиса и первопричину команда администраторов искала вручную.
В качестве решения мы прописали в доменную зону DKIM-подпись, сгенерированную плагином WordPress. Случай достаточно редкий, но показательный — насколько нестандартными могут быть причины таких поломок.

Содержимое письма. Антиспам-алгоритмы вычисляют вредоносные письма по ряду признаков. Яркие шрифты, текст капсом, укороченные ссылки или только одна картинка могут насторожить почтовые службы. Один недочёт может пройти незамеченным, куда больше шансов на блокировку у письма, которое сочетает в себе все проблемы.

Однако, мы сталкивались с проблемой, когда в спам улетали письма без прописанной внутри возможности отписаться от рассылки. Поговорите с вашим копирайтером, маркетологом или дизайнером — все требования можно найти в открытом доступе, мы упомянули наиболее известные.

Слишком большое количество писем. При чересчур активной отправке большого количества писем, принимающий почтовый сервис будет помечать их как спам. Это может произойти в случае, если новый ip-адрес не «прогрет».

Один наш клиент решил переехать на собственное оборудование в data-центре поближе к посетителям сайта для ускорения работы. И поскольку рассылка на проекте стала идти не со стороннего, а со своего сервера, сменился ip-адрес. Около 10 тысяч писем уходило ежедневно, но после переезда отправка прервалась. Выяснилось, что новый IP-адрес нужно прогревать, то есть условно отправлять сначала 100 писем в час, постепенно увеличивая это значение раз в несколько дней.

При этом записи и разрешения настроены верно, но из-за резкой смены адреса произошла такая ситуация.

Выше мы коснулись темы собственного сервера под сайт клиента, с которого также можно рассылать почту. Давайте кратко остановимся на плюсах-минусах и отличиях стороннего сервиса и отдельного сервера.

Не будем разводить интригу — мы за сторонние сервисы и вот почему:

Доменные настройки в обоих случаях абсолютно одинаковые — одни и те же записи. Только если условный Mail.ru проведёт за ручку по панели управления, то для своего сервера нужно разбираться самостоятельно и желательно администратору с опытом.

Единственный вариант, при котором свой сервер может быть нужен — повышенные требования к безопасности. Если речь об условной государственной организации, им это может быть необходимо. Обычной компании намеренно переходить на свой сервер нет смысла. Если так сложились обстоятельства, то спокойно жить можно и там, и там.

Мы хотим рассылать много писем и не хотим попадать в спам. Вот какие шаги для этого нужно предпринять.

Как говорится, если что-то может пойти не так, оно обязательно пойдёт. Иногда вроде бы все настройки отточены от и до, но что-то ломается, письма летят в спам и все в ужасе. В этом случае нужно звать грамотных специалистов, которые найдут первопричину не хуже детективов.

За настройкой почтовых сервисов и серверов всегда можно обратиться к администраторам Initlab.