Двусторонняя интеграция Битрикс24 и СБИС

Платформа «СБИС» является одной из самых популярных среди сетей электронного документооборота. Однако пользователям приходится тратить много времени на подготовку и выгрузку документов из Битрикс24 в сервис ЭДО. Далее, чтобы оперативно реагировать на изменения по документам, необходимо регулярно заходить в СБИС. Как автоматизировать эти процессы? Ответ в нашем новом кейсе!

Компания специализируется на продаже и монтаже специализированного электротехнического оборудования, а также предоставляет услуги по разработке проектных документов. Основные рабочие процессы строятся на базе платформы Битрикс24.

В компании сформирован отлаженный документооборот с внешними контрагентами через систему СБИС. Однако процесс согласования документов не имеет строгого регламента и осуществляется в личных переписках сотрудников с руководителями и бухгалтерами. В связи с этим подготовка счетов, договоров и прочей документации отнимает большое количество времени, а также замедляет работу всей компании.

Требовалось решение, которое позволило бы оптимизировать процессы подготовки документов для отправки в СБИС.

После того как документы подготовлены и согласованы, сотрудникам необходимо вручную загружать их в СБИС. При большом потоке документов данная рутинная задача может отнимать несколько часов рабочего времени у бухгалтеров.

Заказчику была необходима система, которая позволит автоматизировать выгрузку документов, чтобы не отвлекать специалистов от их основных обязанностей.

В первую очередь мы реализовали новый бизнес-процесс в ленте новостей: «Согласование документов». Благодаря этому вся работа по согласованию договора, счета или любого другого документа полностью контролируется и ведется в рамках Битрикс24.

Работу с бизнес-процессом можно разделить на 3 этапа:

1. Запуск Бизнес-процесса

Для запуска бизнес-процесса сотруднику необходимо указать данные контрагента, а также общую информацию о документе.

2. Согласование

После того как все необходимые данные заполнены, процесс переходит на этап согласования. В рамках данной стадии происходят корректировка и утверждение документа руководством и бухгалтером компании.

3. Выгрузка документа в сервис ЭДО

После того как документ согласован и утвержден, система инициирует процесс выгрузки готового файла в СБИС.

Разработчики IT-Solution реализовали локальное приложение, которое позволяет автоматически выгружать согласованные документы в систему СБИС. Работу приложения также можно разделить на два основных этапа:

1. Выгрузка документов в СБИС

Как только документ согласован, система автоматически выгружает его в СБИС. Далее бухгалтеру компании остается нажать всего одну кнопку "Подписать и отправить" непосредственно в сервисе ЭДО, чтобы выслать документ контрагенту.

2. Выгрузка подписанного документа в Битрикс24

Как только документ отправлен контрагенту, приложение автоматически выгружает его на портал Битрикс24 в виде элемента универсального списка.

Созданный элемент содержит основную информацию по документу, включая:

• Ссылку на PDF-файл подписанного документа
• Дату и время отправки
• Данные об организации получателя
• ИНН и КПП получателя
• Тип документа
• Сумму

В дальнейшем любые изменения по документу, включая смену статуса, будут отображаться в универсальном списке. Подписанный контрагентом документ с ЭЦП, также выгрузится в Битрикс24.

Благодаря этому сотрудникам и руководству компании не нужно тратить время на ручную загрузку документов. Кроме того, система позволяет удобно отслеживать все изменения по документам в СБИС непосредственно на портале Битрикс24.

Главный итог нашей работы — создание универсальной системы, которая позволяет значительно ускорить процессы согласования документов, а также полностью автоматизировать их выгрузку в СБИС. Кроме того, благодаря нашему решению руководство и сотрудники компании могут удобно контролировать статусы документов в СБИС непосредственно в рамках платформы Битрикс24.

Ранее наша компания уже реализовала для данного заказчика автоматизированную систему импорта документов из СБИС в Битрикс24. Подробности разработки решения описаны в нашем кейсе. Данные решения обеспечивают полноценную двустороннюю интеграцию платформ Битрикс24 и СБИС.

• Регламентировать и ускорить процессы подготовки, а также согласования документов.
• Оперативно отслеживать и контролировать любые изменения статусов документов в системе СБИС.
• Эффективно использовать время сотрудников, а не тратить его на рутинные задачи.
• Предоставлять доступ к ЭДО и ЭЦП только одному ответственному сотруднику, например, главному бухгалтеру.

Заинтересовало данное решение? Свяжитесь с нами!