Разработка корпоративного портала для государственного учреждения. Автоматизация процесса награждения сотрудников
Как мы автоматизировали процесс награждения сотрудников Департамента молодежной политики и сократили объем работы Отдела кадров расскажем в этой статье.
К нам в компанию обратилось государственное учреждение - Департамент молодежной политики с целью внедрения корпоративного портала. Одной из важных задач, которая стояла переда нами – максимальная автоматизация процесса выдачи федеральных, окружных наград и наград департамента сотрудникам учреждения
Контекст и необходимость внедрения CRM
Департамент молодежной политики столкнулся с необходимостью оптимизации процесса награждения сотрудников различных уровней деятельности в рамках учреждения. Главной задачей было автоматизировать проверку кандидатов на соответствие определенным требованиям (например, стаж работы, дисциплинарные взыскания) для облегчения работы отдела кадров и улучшения прозрачности процесса. Заказчик отмечал, что срок реализации таких процессов вручную занимает довольно много времени, возникают ошибки в ходе реализации процесса, сложно ориентироваться в документации, все это затягивает и усложняет процесс.
Первый шаг
На первой стадии работы с Заказчиком наш бизнес-аналитик описал текущий процесс в нотации BPMN, собрал требования от Заказчика. Далее мы разработали модель, которая подразумевала максимальную автоматизацию всех возможных процессов и разработали Техническое задание. После этого, приступили к внедрению описанных процессов в CRM Битрикс24.
Как мы реализовывали проект
1. В сущности CRM (в смарт-процессе) настроена воронка сделки с основными этапами награждения сотрудников.
2. Ответственный сотрудник запускает новый процесс Награждение сотрудников и заполняет обязательные поля: Срок подачи кандидатов к награждению, Тип и Вид награды, наименование смарт-процесса.
3. В сделке формируется ссылка на бизнес-процесс, которая публикуется в ленте новостей. Публикация в Ленте новостей только для Руководителей подразделений, которые могут представить к наградам своих подчиненных.
4. Ответственные сотрудники в ленте переходят по ссылке в бизнес-процесс, в котором выбирают наименование Мероприятия награждения и заполняют список сотрудников, которых они хотели бы представить к награждению.
5. Срок предоставления списка сотрудников ограничен значением поля Срок подачи кандидатов. В 24:00 текущего числа добавить кандидатов не получится в данное Мероприятие.
6. После добавления кандидатов в список на награждение Битрикс осуществляет проверку: подпадает ли кандидат под требования к награждению или нет. Если кандидат не соответсвует требованиям: стажу работы в департаменте, в округе, регионе или имеет действующие дисциплинарные взыскания, то в сделку (в процесс награждения) он не попадает (Битрикс его отсеивает и направляет ответственному сотруднику в процессе награждения уведомление).
7. После добавления всех кандидатов в сделку к работе приступает сотрудник отдела кадров. В сделке он может удалить кандидатов из общего сформированного списка, добавить своих кандидатов минуя внутреннюю проверку Битрикса. Также создана отдельная вкладка в сделке Сотрудники (через смарт-процессы), в которой отображены все добавленные, удаленные сотрудники (в режиме реального времени отображает пользователей из элемента списком). Реализована возможность в этой вкладке добавлять комментарии напротив каждого сотрудника, фиксируется: дата комментария, ФИО сотрудника, оставившего комментарий, количество комментариев не ограничено (можно указать причину добавления сотрудника в список к награждению, обосновать его удаление из списка представленных, другие комментарии).
8. Далее процесс движется по Стадия. Задача ответственных сотрудников проверить кандидатов к награждению и оставить свои комментарии, согласовать или отклонить кандидатуру. Дополнительно настроены задачи на ответственных сотрудников, уведомления.
9. После согласования всех кандидатов задача сотрудника Отдела кадров подготовить документы о представлении к наградам. Здесь мы автоматически запускаем Задача при смене стадии на ответственных сотрудников. Сотрудник Отдела кадров только контролирует исполнение задач.
10. Когда процесс завершен, всем сотрудникам, которые были согласованы и представлены к награде, в карточке сотрудника проставляется отметка о выданной награде. Разработан интерфейс, отмечается дата и тип выданной награды.
11. Дополнительно разработан бизнес-процесс «Дисциплинарные взыскания»: добавляем сотрудников или удаляем из этого процесса. Так как наличие дисциплинарного взыскания не позволяет сотруднику получить какую-либо награду, мы фиксируем данный факт в Битрикс24, следовательно, при проверке сотрудников (когда руководители добавляют их в процесс), Битрикс24 учитывает наличие дисциплинарного взыскания и если таковое имеется, то запрещает добавить сотрудника в процесс награждения.
12. Дополнительно в административной панели в карточке сотрудника добавлена возможность отметить: дату приема сотрудника на работу в департамент, общий трудовой стаж, стаж в отрасли и округе. Битрикс24 на ежедневной основе рассчитывает текущий стаж сотрудника по всем описанным направлениям.Это необходимо для процесса проверки сотрудника при представлении его к награждению. Если сотрудник работает менее заданного срока или имеет взыскания, то он не пройдет проверку и не будет добавлен в список в процесс (реализовано через обработчик).Составлены списки с требованиями к каждой награде. Например, стаж работы, в округе, отрасли, отсутствие дисциплинарного взыскания для получения грамоты от губернатора округа.
Достигнутые результаты и преимущества от внедрения Битрикс24 в проекте Заказчика
Автоматизация и оптимизация процесса: Внедрение CRM Битрикс24 позволило полностью автоматизировать процесс награждения сотрудников, минимизировав ручной труд и снизив вероятность ошибок.
Уменьшение временных затрат: Процесс стал интуитивно понятным для всех участников и требует меньшего времени на реализацию. Большая часть ручных процессов сокращена, следовательно, мы помогли высвободить время Заказчику и сократить количество операционной работы.
Повышение прозрачности и надежности данных: Вся информация о награждениях сотрудников теперь наглядно отображается в рамках CRM, что исключает риск потери данных и упрощает доступ к информации.
Эффективное использование ресурсов: Отдел кадров теперь не тратит время на ручные расчеты и проверки, что повышает эффективность его работы.
Сокращение ошибок: мы настроили процесс таким образом, что допустить ошибку при его реализации практически невозможно.
Обучение и инструкции: мы провели онлайн-обучение ответственных сотрудников работе в процессе, а также подготовили видео-инструкции для других пользователей, что в дальнейшем упростит адаптацию новых сотрудников при работе с данным процессом.
Если Вы хотите настроить такое же процесс в своей компании или выполнить доработки, кастомизации CRM Битрикс24, переходите по ссылке на наш сайт и оставляйте заявку.
Там же вы можете оставить заявку на консультацию, и мы проведем для вас вводную встречу и расскажем, как именно можем автоматизировать бизнес-процессы Вашей компании. Оставить заявку здесь.
В нашем телеграмм канале Вы найдете кейсы по автоматизации бизнеса в разных сферах, подписывайтесь.