Как мы избавились от ежедневных созвонов и наладили отчетность в DigitalWand

Вы сталкивались с проблемой контроля работы команды на удаленке? Если нет, то карантин наверняка подкинул вам пару не самых приятных сюрпризов. Работать с командой вне офиса - практика для многих непривычная, но у нас есть «волшебная пилюля», которая может помочь и вам оптимизировать рабочие процессы в компании. О ней расскажу в конце статьи.

Обо всем по порядку.

DigitalWand уже 5 лет на рынке, и за это время мы прошли множество этапов расширения команды и набили много шишек, пытаясь выбрать верный вариант отчетности для команды. Важно отметить, что мы начинали свой путь как аутсорс-продакшн (сейчас больше специализируемся на прямых клиентах), поэтому у нас есть некоторые специфические проблемы, которые у продуктовых команд не встречаются.

Тем не менее, я хотел бы рассказать о том, какой путь был проделан - возможно, это предохранит кого-то от повторения наших ошибок.

Команда до 5 человек, все работают над одним проектом.

Всё, что вам нужно на этом этапе - хорошие коммуникативные навыки, контроль за выполнением проекта (трекер задач) и «ручное управление» им.

Команда около 15 человек.

Почти все разбежались по разным проектам, о некоторых из которых вы мало что знаете. Первое время мы зашивались, по старинке опрашивая сотрудников по одному. Но пока ты добежал до конца списка - уже забыл, что было в начале, так что записная книжка была непременным спутником. В дальнейшем ввели правило, что каждый в чате своего проекта отписывается, что именно он делает сегодня. Частично это решило проблему, за исключением того, что чатов стало много, а в случае аутсорса, когда разработчики могут работать в один день на двух разных проектах, никогда не знаешь наверняка, в каком из них сегодня отчитается разработчик.

В общем, ожидаемого эффекта мы не получали: разработчики по-прежнему внезапно оказывались без задач или занимались не тем, что приоритетнее для нас, в итоге - сорванные сроки, невыполненные обещания и т.п. В поисках решения мы в очередной раз закрутили гайки и теперь каждый разработчик вел просто ужасающую табличку с отчетностью о своей работе.

Спрос превышает предложение и мы бешеными темпами набираем разработчиков, количество проектов растёт, команда постоянно расширяется, очень много новых лиц. Что делать, когда сам уже точно не помнишь, кто у тебя в команде?

Мы решили поделить команду на группы, во главе группы поставить руководителя - человека, который либо сидит со своей командой в одном офисе (офисов у нас было пять), либо чаще всего контактирует с определённой группой людей по ряду проектов. Раз он наиболее тесно с ними связан - пусть за целую группу и отчитывается.

Это, как вы наверное уже догадались, не сработало. Опять возвращаемся к специфике аутсорса: много разных проектов, какие-то длятся годами, какие-то - считанные дни, невозможно просто разбить всех по командам и расслабиться. Тимлиды также заполняли новую табличку с отчетностью, еще более ёмкую.

К сожалению, идеальные представления о том, как должно быть, очень долго не давали нам принять реальное положение дел.

DigitalWand стал на путь бирюзовых организаций. Разве не прекрасно, когда все сотрудники у вас самоорганизованы, всё понимают без лишних указаний сверху и никакого особого контроля за ними не требуется?

Да, но вот только всё человеческое общение - это в большей или меньшей степени испорченный телефон. Даже разговаривая 1 на 1 при личной встрече можно понять друг друга неправильно - что уж говорить об удалённой работе, когда кроме стендапов и созвонов есть ещё чаты, трекеры задач, а ситуация очень динамично меняется?

В такой ситуации совершенно естественно, что даже самый ответственный разработчик может забыть, что вчера он обещал менеджеру заниматься задачей «А» вместо задачи «Б». Такая мелочь может критично сказаться на сроках, а в больших масштабах так и вовсе рушит все усилия по планированию занятости. Все эти проблемы свалились на нас, как только мы сменили розовые очки на бирюзовые.

Вопрос «как организовать внутреннее планирование занятости, чтобы работа на удаленке этих замечательных и самоорганизованных людей не просела?» так и остался для нас открытым, однако в этот раз мы довольно быстро придумали новое решение.

Мы пришли к мысли, что необходимо автоматизировать сбор рабочих статусов (кто на каком проекте работает, у кого проблемы на проекте, как долго проект еще будет длиться и т.д.), чтобы отказаться от письменных ежедневных отчетов в разных чатах.

Мы перепробовали несколько приложений и ботов для этой цели, но нам не хватало гибкости настроек, так что мы в итоге остановились на идее написать собственного бота, который бы удовлетворил все наши ожидания.

Так появился meetup-bot - наш первый бот для Slack, который теперь помогает нам экономить время, всегда быть в курсе работы и занятости каждого сотрудника, а также повышает прозрачность в компании и помогает с самоорганизацией.

Каждый день бот приходит к каждому разработчику и задает нужные вопросы, у нас, например, такие:

• Что сделано за прошлый рабочий день?
• Что будешь делать сегодня?
• Какие есть проблемы с текущими задачами?
• Хватает задач на сегодня?
• Хватает задач на неделю?

Разработчик в одном предложении отвечает на вопросы и больше не отвлекается на отчеты.

Все ответы публикуются в отдельном канале в Slack, а также дублируются в административную панель бота, где они сохраняются навсегда. Менеджеры мониторят занятость каждого разработчика, и если видят, что у кого-то через неделю не будет задач - могут оперативно найти новые или иметь ввиду, что разработчик освободится и его можно предложить для новых проектов.

Также в административной панели есть возможность создать «новый митинг» что полезно, если у вас несколько отделов в компании или несколько проектов, для которых нужны разные митапы. Например, можно создать отдельный список с вопросами для отдела маркетинга, ответы на которые будут выводиться в отдельном канале в Slack, для отдела разработки, для отдела дизайна и тд.

В связи с карантинной ситуацией, мы доработали нашего бота и готовы открыть свободный и бесплатный доступ к нему на два месяца. Очень надеемся, что он поможет компаниям легче пережить удалёнку. По истечении пробного периода готовы предложить отличный ценник.

• Даже если у вас бирюза - статусы и минимальная отчетность должны быть: не контроля ради, а чтобы сверить, что все участники процесса правильно друг друга поняли;
• Каждый разработчик должен отчитываться сам за себя, без каких либо передаточных звеньев в виде руководителей отдела;
• Отчет должен быть кратким и информативным;
• Отчет не должен быть в свободной форме: не надо заставлять коллег лишний раз напрягаться, лучше четко сформулировать список вопросов, на каждый из которых быстро и просто можно дать ответ;
• Никаких «я напишу в личку». С разбирательствами в личках в дальнейшем довольно неудобно работать, если решение в итоге должно приниматься командой. Только общие чаты.

А какой способ отчетности принят в вашей компании?