Почему созвоны затягиваются и что с этим делать?

Бывало ли такое, что зовут на «быстрый колл», а ты проводишь на нём 2-3 часа, и в итоге слышишь: «Коллеги, давайте завтра продолжим»?

Почему так происходит?

На это есть несколько причин:

1. Нет адженды звонка. Что и для чего нужно обсудить?

2. Не проговаривается чёткий регламент.

3. Не заявляется ожидаемый результат. К чему мы хотим прийти по итогам звонка?

4. Переключение с одной темы на другую без соблюдения адженды.

5. Инициатор звонка приходит неподготовленным.

6. Сам звонок не модерируется ни инициатором, ни кем-либо другим.

И ещё множество других факторов.

Для нашей команды я разработал чёткие регламенты для проведения звонков:

1. Инициатор должен обозначить адженду.

2. Обосновать необходимость присутствия каждого из участников.

3. Установить продолжительность звонка. Если звонок планируется на более чем 60 минут, тему необходимо декомпозировать на несколько меньших, решая каждую отдельно.

4. Подготовиться к звонку. В идеале — иметь предложения, которые будут обсуждаться на звонке.

5. Инициатор = модератор. Он должен следить за соблюдением регламента и адженды. Уважай время своих коллег, и они будут уважать твоё.

6. Если во время звонка поднимается тема, не касающаяся адженды, модератор должен остановить обсуждение и вынести эту тему на отдельное рассмотрение. Это может быть отдельный звонок, исследование, подготовка и т.д. См. п. 1-4.

Привыкнуть к этим правилам непросто, и сначала команда сопротивлялась. Но когда я стал проводить звонки именно в таком формате, коллеги увидели преимущества этого подхода и стали брать пример. Сейчас любой звонок в команде проходит по этим правилам, и все довольны.

Подписывайся на мой ТГ, блог на тему продакт-менеджмента и проектного управления - Dovzhenko vision