Автоматизация процессов внутренней коммуникации и задач в Битрикс24
Организация, которая работает с большим количеством клиентов, в конечном итоге принимает решение внедрить CRM. Один из самых популярных вариантов — это Битрикс24. Эта программа автоматизирует внутренние процессы взаимодействия, делая постановку и реализацию бизнес-задач более прозрачными и эффективными.
Битрикс24 как инструмент коммуникации
Битрикс24 — это инструмент, полезный для всех сотрудников компании: руководителей, маркетологов, аналитиков, менеджеров и т. д. Некоторые функции Битрикс ориентированы на взаимодействие с клиентами, а другие — на внутренние процессы коммуникации.
Один из сервисов Битрикс24 — это онлайн-офис, представляющий собой корпоративный портал с инструментами для общения всех сотрудников и автоматизации внутренних процессов.
Битрикс24 онлайн-офис включает:
- Единый мессенджер для всей команды. Сотрудники могут создавать чаты, звонить друг другу (включая видеосвязь) и проводить онлайн-встречи с автоматической записью. Этот инструмент особенно полезен для сотрудников, работающих удалённо, так как он помогает наладить эффективную командную работу и сотрудничество.
- Сервис видеоконференций. В конференции могут участвовать не только члены команды, но и клиенты, партнёры. Регистрация для внешних гостей не требуется, достаточно предоставить ссылку для приглашения. Максимальное количество участников — 48 человек, время конференции не ограничено. Настройки позволяют записывать конференцию, демонстрировать экран, изменять фон участников и задавать вопросы в чате. Результаты встречи можно зафиксировать в общем диалоговом окне с помощью сервиса «Резюме».
- Оперативный обмен документами, файлами и другой важной информацией для эффективной командной работы. В Битрикс24 есть общая лента, где сотрудники могут публиковать посты. Это могут быть срочные уведомления или другая информация, например поздравления или информация о приёме новых сотрудников. Здесь же можно проводить опросы, запускать обсуждения, прикреплять фотографии и видео.
- Возможность добавлять новых сотрудников. Когда компания расширяется, важно быстро познакомить новых сотрудников с командой и вовлечь их в работу. Битрикс24 помогает решить эту задачу, предоставляя возможность приглашать новых участников по ссылке, электронной почте, SMS или вручную.
- Планирование. В Битрикс24 есть календарь, в котором можно отмечать даты и время встреч, звонков и приглашать других людей на мероприятия. Календарь доступен с разных устройств и синхронизируется с почтой.
- Корпоративная почта. Получая сообщение, пользователь может ставить задачи прямо из письма и обсуждать переписку с командой.
- База знаний. Обычно сюда помещают инструкции и обучающие материалы, которые будут полезны для новичков.
- Индивидуальный профиль каждого сотрудника. Виджет позволяет создать карточку и аватар специалиста на основе его предпочтений. Например, в профиле можно указать уровень стресса и рассказать об увлечениях.
- Команда. В Битрикс24 можно найти список всех сотрудников компании с указанием должностей, контактов и другой информации. Это упрощает поиск коллег, особенно на этапе адаптации.
- Комьюнити. В системе можно создавать различные группы, например, с коллегами или клиентами, оптимизируя рабочие процессы.
Задачи и проекты в Битрикс24
Битрикс24 помогает эффективно управлять проектами и задачами, обеспечивая своевременное выполнение задач и соблюдение сроков. Вот некоторые возможности, которые предоставляет этот инструмент:
- Создание задач и их разбиение на подзадачи с использованием чек-листов.
- Назначение ответственных за выполнение задач и контроль сроков.
- Фильтры для быстрого поиска любой задачи в системе.
- Распределение обязанностей между сотрудниками с назначением ответственных, постановщиков и наблюдателей.
- Возможность назначать задачи внештатным сотрудникам.
- Создание шаблонов задач для автоматизации рабочих процессов.
- Различные варианты планирования, такие как диаграммы и слоты в календаре.
- Управление сроками и приоритетами с возможностью сортировки и повышения важности задач.
- Создание проектов для объединения нескольких связанных задач.
- Просмотр истории проектов и задач с информацией о постановке, дедлайнах, комментариях и стадиях выполнения.
- Создание спринтов для организации работы скрам-команд.
- Использование роботов для рассылок, коррекции статусов задач и назначения ответственных.
- Отслеживание эффективности сотрудников и мониторинг выполнения задач.
Доступ к задачам и проектам возможен как с настольных компьютеров, так и с мобильных устройств, что улучшает внутреннюю эффективность компании.
В заключение, Битрикс24 предлагает широкий спектр инструментов для управления проектами и задачами, улучшая коммуникацию и повышая продуктивность работы.