Интеграция Битрикс24 и сервиса финансового учета Финтабло

Ручное копирование данных из одной системы в другую — всегда большая проблема для бизнеса. Сотрудники тратят время на рутину вместо того чтобы заниматься прямыми обязанностями. Именно с такой проблемой столкнулась одна из компаний, которая ведет всю работу в Битрикс24, но в качестве сервиса для формирования финансовых отчетов использует сервис Финтабло.

Мы разработали решение, которое автоматизирует процесс экспорта данных по Сделкам на портале Битрикс24 в сервис Финтабло.

Компания «СПЛЮШКИН» — российский производитель детской мебели. На сегодняшний день компания выпускает более 1000 кроваток ежемесячно и доставляет их во все регионы России.

Основные рабочие процессы, включая работу с клиентами, реализованы на базе Битрикс24.

Несмотря на то, что компания активно использует инструменты Битрикс24 для работы с клиентами, внутренней коммуникации и управления проектами, в качестве сервиса для формирования и визуализации финансовых отчётов была выбрана платформа «Финтабло».

* Финтабло — онлайн-сервис финансового и управленческого учёта, который автоматически формирует интерактивные отчеты на основе данных обо всех доходах и расходах компании.

Основная проблема заключалась в переносе данных по Сделкам из Битрикс24 в Финтабло. Менеджерам компании приходилось делать это вручную, что отнимало колоссальное количество времени и отвлекало сотрудников от других не менее важных задач. Кроме того, ручной перенос информации зачастую приводил к различным ошибкам и опечаткам вследствие человеческого фактора.

Требовалось решение, которое позволило бы автоматизировать процесс переноса данных по определенным Сделкам из CRM Битрикс24 в сервис Финтабло.

Компания IT-Solution разработала индивидуальное приложение, которое позволяет автоматически создавать Сделки в сервисе Финтабло на основе данных из CRM Битрикс24. Исходя из пожеланий заказчика, решение не экспортирует все Сделки на портале, а предоставляет пользователям возможность вручную запускать данный процесс по каждой Сделке отдельно или по всем сразу. Решение включает в себя 2 функции.

Чтобы выгрузить данные в Финтабло, пользователю нужно зайти в Сделку и перейти в раздел «Бизнес-процессы».

Далее необходимо нажать на кнопку «Запустить новый бизнес-процесс» и выбрать из предложенного списка «Выгрузить в Финтабло».

После запуска процесса система автоматически собирает данные по Сделке в Битрикс24 и создает ее копию в Финтабло.

В Финтабло выгружаются данные только из определенных полей в Сделках на портале Битрикс24. Соответствие полей реализовано на основе требований заказчика.

Важно подчеркнуть, что реализованная система поддерживает возможность выгрузки данных не только из стандартных, но и пользовательских полей Сделок в Битрикс24.

В случае изменений Сделок на портале Битрикс24, которые уже созданы в Финтабло, пользователям необходимо повторно запустить процесс выгрузки данных. Система не создаст дубли Сделок, а обновит информацию в уже существующих.

Благодаря данному решению сотрудникам компании не нужно тратить время на ручной перенос данных из одной системы в другую. Достаточно просто зайти в нужную Сделку и нажать всего одну кнопку.

Главный итог нашей работы — автоматизация процесса экспорта данных по Сделкам на портале Битрикс24 в сервис Финтабло. Благодаря нашему решению менеджеры компании могут сосредоточиться на своих прямых обязанностях, а не тратить время на рутинный процесс копирования информации по Сделкам.

Стоит отметить, что ручной запуск процесса экспорта Сделок был реализован исключительно по требованию заказчика. В случае необходимости, выгрузка может запускаться автоматически при выполнении определенных условий, например, при переходе Сделки на заключительную стадию в воронке продаж.

• Освободить сотрудников от рутинных задач по переносу данных из одной системы в другую.

• Оперативно формировать отчеты в сервисе Финтабло на основе актуальных данных по Сделкам.

• Исключить риски появления ошибок в Финтабло вследствие человеческого фактора.

• Сконцентрировать внимание менеджеров на их основных обязанностях.

Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!