Экономим на комиссиях с самозанятыми — как «Логема» разработала MVP платформы «Свояработа.рф» за 6 месяцев
Рассказываем, как мы использовали MVP подход при разработке платформы для работы с самозанятыми, автоматизировали документооборот и настроили интеграцию с налоговой службой по API.
В эпоху растущей популярности фриланса компании постоянно сталкиваются с необходимостью автоматизации работы с внештатными сотрудниками. В 2019 году в «Логему» пришла компания «Своя работа» с идеей создания сервиса, который упростил бы для юридических лиц и ИП расчеты и документооборот с самозанятыми. В 2021 году у компании появился постоянный партнер, работающий с самозанятыми, под индивидуальные потребности которого и был доработан сервис. Результатом стала платформа, которая не только упростила взаимодействие с исполнителями, но и позволила постоянному партнеру ООО «Своя работа» сэкономить значительные средства.
Предыстория
С какими проблемами сталкивается бизнес, когда начинает работу с самозанятыми?
- Неадаптированность платформ для самозанятых к внутренним процессам бизнеса;
- Проблемы в согласовании скидок на комиссию с платформами для самозанятых;
- Сложности в документообороте и получении чеков от исполнителей;
- Трудности в координации большого количества самозанятых.
В чем сложности каждого из этих подходов? Любая сторонняя платформа для взаимодействия с самозанятыми работает по своему сложившемуся универсальному алгоритму, который редко учитывает индивидуальные потребности каждого клиента.
С одной стороны, высокая комиссия может повлиять на рентабельность проекта и бюджет компании-заказчика, особенно в случаях, когда необходимо привлечь много исполнителей. С другой стороны, если компания-заказчик отказывается сотрудничать с платформой, она вынуждена вручную собирать и обрабатывать чеки. В этом случае есть риск потери чеков или ошибки при их обработке — это может привести к проблемам во время налоговых проверок.
Задача клиента
Перед «Логемой» клиент поставил задачу запустить сервис для работы с самозанятыми, на котором будут автоматизированы основные процессы: процедура оплаты выполненных работ, получение и обработка чеков. Нужна была функциональная и единая система для отслеживания статуса выполнения заданий и централизованного сбора заказчиком отчетных документов (чеков и актов). Вся отчетная документация по заказам должна была храниться долговременно и структурировано.
«Логема» предложила создание системы, которая:
- Оптимизировала процесс оформления отношений с новыми исполнителями;
- Легко адаптировалась под индивидуальные потребности крупного заказчика, который единоразово финансировал такую адаптацию за существенную скидку по ежемесячной комиссии;
- Экономила время менеджеров компании-заказчика.
❛❛ Отправной точкой создания сервиса для самозанятых «Своя работа» стали изменения в законодательстве в 2019 году. Мы увидели перспективу в новом законе о самозанятых и решили создать платформу для работы с подрядчиками, заодно сэкономив на комиссиях. От идеи до начала реализации прошло около трех месяцев, включая время на выбор подрядчика. Запуск платформы с нуля состоялся в мае 2020 года, а уже в 2021 на платформу пришел крупный заказчик, что потребовало значительных изменений в функционале под индивидуальные особенности его работы. Процесс работы бизнеса с самозанятыми на практике выглядел иначе. Мы пересмотрели сценарии использования платформы и доработали функционал с учетом пользовательского опыта. ❜❜
Технический стек
Разработка сервиса «Своя работа» велась на платформе 1С-Битрикс. Однако в процессе работы команда «Логемы» пришла к выводу, что для систем со сложной бизнес-логикой Битрикс — недостаточно гибкое решение.
Почему? В ходе разработки выявился ряд существенных ограничений Битрикса.
Во-первых, отсутствие «взрослых» инструментов для эффективной командной работы. Платформа не предоставляла встроенные средства для управления миграциями базы данных. Это осложняло процесс синхронизации изменений и затрудняло развертывание обновлений на боевом сервере.
Во-вторых, недостаточная поддержка автоматического тестирования «из коробки»: отсутствие инструментов для создания и поддержки автотестов увеличивало риски и усложняло процесс контроля качества, не позволяло оперативно выявлять ошибки в работе сервиса и устранять их.
Особенности разработки
Кроме технической экспертизы требовалось проанализировать организацию процесса работы с внештатными сотрудниками, а также нюансы законодательства.
Процесс работы над сервисом «Свояработа.рф» включал:
- MVP подход;
- Интеграцию с налоговой службой;
- Автоматизацию документооборота.
Стратегия развития платформы для работы с самозанятыми была разделена на три этапа:
- Создание базового функционала сервиса для работы с самозанятыми исполнителями на основе обратной связи от постоянного партнера ООО «Своя работа», взаимодействующего с самозанятыми исполнителями;
- Расширение возможностей: привлечение других компаний-заказчиков для работы с самозанятыми;
- Развитие платформы до полноценного маркетплейса.
Немного об MVP подходе
Команда «Логемы» предложила разработать MVP сервиса, который бы позволил клиенту быстро протестировать спрос и лучше понять потребности бизнеса в сегменте работы с самозанятым.
Почему MVP?
Во-первых, поэтапная разработка позволяет проверить жизнеспособность гипотезы и конкурентоспособность проекта. Все дальнейшие доработки можно проводить на основании пользовательского опыта, избегая дорогостоящих ошибок.
В-вторых, заказчик экономит бюджет за счет гибкого подхода к разработке — сервис с минимальным набором функций стоит дешевле и позволяет собрать обратную связь от пользователей и учесть их пожелания в дальнейшей разработке.
Интеграция с налоговой службой
Интеграция с налоговой службой по API — это отдельный квест, в котором нет стандартных схем «запрос-ответ», характерных для большинства веб-сервисов. Вместо этого используется асинхронная модель обмена данными, что усложняет интеграцию. Когда платформа отправляет запрос в налоговую службу, она получает только подтверждение о его регистрации с уникальным идентификатором. Время фактического ответа на запрос может быть от нескольких секунд до нескольких часов.
Разработчики «Логемы» реализовали асинхронный обмен данных следующим образом:
- Платформа формирует запрос к ФНС и отправляет его;
- Налоговая служба возвращает идентификатор запроса;
- Платформа сохраняет этот идентификатор и ставит задачу на проверку статуса запроса в очередь;
- Специальный сервис периодически опрашивает налоговую службу о статусе запросов из очереди;
- Когда ответ готов, сервис получает его и обрабатывает результат.
Для реализации этого механизма использовали систему управления очередями RabbitMQ. Это позволило организовать обработку большого количества запросов, не перегружая API налоговой службы.
Такой подход имеет ряд преимуществ:
- Устойчивость к сбоям: если сервис временно недоступен, запросы остаются в очереди и будут обработаны позже;
- Масштабируемость: можно легко увеличить количество очередей;
- Контроль нагрузки: ограничение количества одновременных запросов к API ФНС, чтобы избежать блокировок и обеспечить стабильную работу.
Кроме того, команда «Логемы» реализовала механизм повторной отправки данных, когда налоговая служба не отвечает или возвращает ошибку.
Алгоритм формирования чеков в оффлайн работает следующим образом:
- Отправляется синхронный запрос в налоговую на формирование чека;
- Если произошла ошибка запроса или превышено время ожидания ответа, создается оффлайн-чек;
- Далее с некоторой периодичностью создаются запросы в ФНС для формирования полноценного чека.
Для исполнителей периодически запрашиваются оффлайн-ключи. При необходимости сформировать оффлайн-чек объект запроса преобразуется с добавлением полей:
- ID чека, который формируется на основе информации о чеке и оффлайн-ключа исполнителя;
- ссылка на чек в налоговой.
Кроме того, на сайте есть функционал для отрисовки оффлайн-чеков: twig-шаблон заполняется данными о чеке и исполнителе, затем полученный HTML рендерится и превращается в картинку, обрабатывается и сохраняется.
Вся система стабильно работает, а риск потери данных минимален.
Автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота упрощает работу с самозанятыми исполнителями. Команда «Логемы» разработала решение, которое автоматически генерирует и организовывает хранение документов.
Система автоматизации документооборота включает:
1. Автоматическую генерацию договоров:
- Индивидуальные договоры создаются для исполнителя на основе предварительно разработанных шаблонов;
- При генерации учитываются условия задания, сроки, стоимость и объем работ;
- Договоры автоматически заполняются актуальными данными исполнителя и заказчика.
2. Управление версиями документов:
- Отслеживаются все изменения в документах и сохраняется история версий;
- После внесения изменений в документе, автоматически создается новая версия с сохранением предыдущих.
3. Автоматическое формирование актов выполненных работ:
- После завершения задания генерируется акт выполненных работ;
- Акты автоматически связываются с соответствующими договорами и оплатами.
4. Интеграцию с бухгалтерскими системами:
- Реализована выгрузка данных о договорах и актах в системы учета;
- Платформа передает данные для формирования отчетных документов в 1С клиента.
5. Систему уведомлений и напоминаний:
- Автоматические напоминания участникам о необходимости подписания актов или внесения изменений в акты/договора;
- Уведомления о сроках окончания договоров или завершения работ.
6. Централизованное хранение и доступ к документам:
- Все документы хранятся в защищенном облачном хранилище с разграничением прав доступа;
- Реализован удобный поиск и фильтрация документов по различным параметрам.
Преимущества системы автоматизации документооборота:
- Сокращение времени и ресурсов на подготовку, обработку и хранение документов;
- Исключение ошибок, связанных с человеческим фактором;
- Выстроенный процесс работы заказчиков и исполнителей.
Результаты и выгоды для клиентов платформы «Своя работа»
Создание MVP и постепенное наращивание функциональности позволили клиенту быстрее начать получать выгоду от системы и корректировать планы развития на основе реального опыта использования. Приоритет следует отдавать функциям, которые непосредственно влияют на экономию средств и оптимизацию работы. Кроме того, при работе с финансовыми данными и персональной информацией важно учитывать все аспекты законодательства и обеспечивать надежную защиту данных.
Чего мы смогли добиться, внедрив MVP:
- Существенная экономия на комиссиях для постоянных партнеров клиента, которые единоразово профинансировали доработку платформы под свои индивидуальные потребности;
- Полная автоматизация процессов, связанных с документооборотом — ранее сотрудники компаний-заказчиков тратили много времени на ручной сбор чеков и оформление документов. Теперь эти процессы полностью автоматизированы, что привело к существенному снижению нагрузки на персонал;
- Организация взаимодействия с исполнителями-самозанятыми за счет удобного и интуитивно понятного интерфейса. Это не только повысило удовлетворенность самих исполнителей, но и позволило компании привлекать новых квалифицированных специалистов, укрепляя свои позиции на рынке труда.
❛❛ Для ООО «Своя работа» особо ценным является предложенный «Логемой» потенциал масштабируемости созданного решения. Разработанная платформа не ограничивается только нуждами постоянных клиентов сервиса «Своя работа», но и открывает новые возможности для развития бизнеса, например, за счет привлечения на платформу других компаний, работающих с самозанятыми. Это стратегическое преимущество может стать основой для расширения бизнеса и выхода на новые рынки. Наши инвестиции в разработку дружественной платформы для работы с самозанятыми, которая адаптируется под индивидуальные потребности заказчиков, не только окупились, но и создали прочный фундамент для дальнейшего развития и оптимизации бизнес-процессов как компаний-заказчиков, так и сервиса «Своя работа». ❜❜
Заключение
Опыт показал, что для сложных бизнес-систем необходимо использовать гибкие и современные технологии, позволяющие эффективно масштабировать проект. Разработка платформы для работы с самозанятыми демонстрирует, как правильно выбранный стек и подход к разработке может решить комплексные бизнес-задачи и принести значительную экономию.
❛❛ Наш опыт позволяет видеть подводные камни в реализации подобных проектов. Мы знаем, как правильно расставить приоритеты при ограниченном бюджете, чтобы система начала приносить пользу максимально быстро. Многие компании, решившие создать подобные платформы, сталкиваются с двумя основными задачами: экономией на комиссиях и привлечением новых пользователей на свою платформу. Первую задачу решить относительно легко, а вот вторая требует серьезных усилий в области маркетинга и продаж, с чем многие не справляются. Этот опыт позволяет «Логеме» предлагать клиентам более реалистичные и эффективные стратегии развития их платформ, фокусируясь в первую очередь на решении конкретных бизнес-задач клиента, а не на создании универсального решения для рынка. ❜❜
Компании, разрабатывая подобные платформы, совершают одну и ту же ошибку. Они вкладывают огромные бюджеты в разработку полномасштабной системы с множеством функций, но в итоге реальную пользу и экономию начинает приносить лишь базовый функционал. Такую систему можно разработать за 1-1,5 месяца, и она уже позволяет экономить на комиссиях сторонних площадок. Мы в «Логеме» фокусируемся именно на таком подходе – быстро дать клиенту инструмент, который начнет приносить доход, а затем постепенно дорабатывать функционал.
Если ваша компания хочет выстроить процесс работы с внештатными сотрудниками, команда «Логемы» готова помочь в создании эффективного и экономически выгодного решения, адаптированного под ваши потребности и бюджет проекта.