Как выбрать решение для автоматизации бизнеса и управления проектами: пошаговый алгоритм действий и принципы выбора вендора для удачного внедрения

Как среди всего многообразия ПО на рынке выбрать свое? То, которое подходило бы именно вам, под ваши задачи, боли и проблемы. Первый шаг: а болит ли у вас? Часто бывают ситуации, когда сами сотрудники приходят с просьбами автоматизации каких-либо процессов. И тогда руководитель бежит менять, внедрять, повышать прозрачность и так далее. Но начинать нужно не с этого. Для начала нужно понять, почему для вас это наболевшая проблема.

В этой статье мы расскажем об этапах выбора вендора для удачного внедрения:

Чтобы это выяснить, нужно узнать позицию команды, особенно тех, кто является экспертом в той или иной сфере. Если все-таки болит, то, вероятно, вы теряете либо деньги, либо сотрудников, либо заказчиков. А возможно, и все сразу. Переходите к следующему шагу.

Дальше нужно смотреть, что есть на рынке, чтобы выбрать подрядчика. Здесь важно не слепо идти в интернет и искать ПО для автоматизации тех или иных процессов, а понять, что есть у сообщества. В идеале связаться с компаниями аналогичными вашей и узнать об их опыте. Это поможет вам найти те продукты, которыми вы можете закрыть свои потребности.

А вообще всегда есть несколько вариантов развития событий:

Как только вы узнаете у сообщества, на чем работают остальные, начинайте смотреть кейсы конкретных вендоров. Помните, что важен не только инструмент. Он не решит ваши проблемы сам по себе. Нужно обратить внимание на:

Ряд систем обладает определенной методологией и философией жизни. И если вы ей не будете следовать, то этот инструмент покажется вам неудобным. Вам нужно принимать ту философию, которая заложена в продукте.

Если вы хотите подстроить инструмент под себя, будьте готовы за это заплатить. Говорят же, хочешь сделать хорошо — сделай сам. Пожалуйста, если есть на это возможность. Многие компании, которые имеют IT-компетенции, стремятся написать собственные инструменты и пользоваться ими, а не брать что-то готовое с рынка. А если не обладают нужными компетенциями, то покупают их для себя, создают ИТ-структуру и вкладываются в себя любимых.

Как выбрать команду, которая будет внедрять продукт? В первую очередь, обращайте внимание на тех, у кого уже были подобные кейсы. Ну или хотя бы что-то смежное. Когда вам заявляют, что у команды есть много заказчиков и проектов, это ещё ничего не значит. У них действительно может быть большое количество заказчиков, но по вашей теме у них нет ничего от слова совсем.

Если вендор прикрывается коммерческой тайной и не может ответить, есть ли у него проекты с компаниями, схожими с вашей, это плохой вендор. Даже если они вам не дадут контакты, но будут заинтересованы в вас как в заказчиках, они могут позвонить своим клиентам и попробовать связать вас. Если это прямая конкуренция, то, конечно, скорее всего поговорить не получится. Но в зависимости от типа системы вам будет более или менее понятно: если ваши прямые конкуренты работают на этой платформе, значит, и вам может подойти. Тогда лучше рассмотреть вендора чуть более серьезно.

Дальше нужно смотреть продукт. В любом случае нужно проводить некий тест-драйв этого продукта с точки зрения применимости к вам. Моделировать кейсы, заводить бизнес-процессы и делать выводы, насколько это отрабатывает в тех или иных ситуациях. Найдите время на тест-драйв.

Если у вендора достаточно большой опыт аналогичных внедрений, то риски уже минимальные. Тут самое плохое, что может произойти — у вас не хватит денег. Может так случиться, что выбранный инструмент потребует доработки за ваши деньги. И тут вы можете либо доплатить, либо оставить как есть и подстроиться под возможности инструмента.

Дальше есть очень тонкий момент с точки зрения возможностей платформы. Многие продукты декларируют себя как low-code — это настройка без участия программистов. Если после тест-драйва заказчик осознал, что может сам осуществлять настройку, то он может не платить вендору и сделать всё сам. Но есть вероятность, что low-code программы не смогут удовлетворить всем запросам, и всё равно придётся дорабатывать какие-то моменты. В этом случае при выборе вендора обязательно нужно задавать вопрос: а что будет, если вы не сможете настроить продукт под наши процессы? Подобные платформы можно скорее назвать сервисом, а не кастомом, поэтому остаётся большой вопрос, смогут ли вам сделать всё необходимое «под ключ».

Если вы никогда ранее не касались вопроса автоматизации бизнес-процессов внутри своей компании и не знаете, с чего начать, готов помочь и подсказать, как запустить такой проект и как добиться его завершения, ведь именно на этапе внедрения многие проекты замораживаются, а процент успешно внедренных кейсов ничтожно мал, особенно если ваша ниша специфична. Со мной можно связаться в личных сообщения в ТГ @kopylov_ia или по электронной почте i.kopylov@stack-it.ru.

Как подобрать вендора, запустить проект внутри компании и бизнеса с наименьшими потерями и о том, как проектное управление помогает в работе и личной жизни тут —