Без этого можно уйти не туда. Чек-лист шагов до начала автоматизации бизнеса
По мере расширения бизнеса и выхода на новые рынки, закономерно растет и количество задач. Рано или поздно возникает потребность во внедрении автоматизации бизнес процессов.
С чего начать этот процесс? Какие именно процессы подлежат автоматизации в первую очередь? И как успешно реализовать автоматизацию в вашей компании? Ответы на эти вопросы - в данной статье.
Шаг 1: Определение целей автоматизации
Четко пропишите, что именно является причиной поиска решения по автоматизации. Цели могут быть разными в зависимости от специфики бизнеса:
- Возможность виденья целостной картины.
- Оптимизация времени обработки заказов и заявок.
- Синхронизация версий документов, повышение удобства и скорости совместной работы.
- Исключение дублирования ввода информации.
- Повышение точности и прозрачности учета.
- Улучшение качества клиентского сервиса.
- Снижение зависимости от человеческого фактора в ключевых бизнес-процессах.
- Защита данных он рисков несанкционированного доступа или хищения.
- Повышение корпоративной культуры компании.
- Повышение стоимости бизнеса при внешней оценке.
Четкое определение целей поможет выбрать правильные инструменты и технологии, а также создать систему оценки эффективности внедрения автоматизации.
Шаг 2: Анализ текущих бизнес-процессов
Прежде чем внедрять автоматизированные решения, важно провести аудит текущих бизнес-процессов. Это позволит:
- Определить узкие места, требующие оптимизации.
- Выявить неэффективные или дублирующиеся задачи.
- Определить, какие процессы требуют автоматизации в первую очередь.
Методы анализа могут включать интервью с сотрудниками, сбор данных о рабочих процедурах, проведение SWOT-анализа и моделирование бизнес-процессов.
В процессе анализа можно использовать подходы "как есть" и "как будет". Модель "как есть" отражает текущее положение дел в организации и помогает детально его изучить. При анализе необходимо подробно зафиксировать все аспекты, например, каким образом поступают клиентские запросы, кто и как их обрабатывает, и какие этапы они проходят. Важно также оценить взаимодействие с клиентами. Если сотрудники вынуждены переключаться между множеством различных сервисов для отслеживания обращений, это сигнал о необходимости оптимизации процесса обработки заказов.
Если менеджер тратит слишком много времени на общение с одним клиентом, стоит подумать о внедрении скриптов продаж. Потеря клиентов в социальных сетях из-за задержек в ответах или из-за занятости отписками также указывает на необходимость улучшения этих процессов.
Рекомендуется визуализировать анализ, используя бумагу или специализированные сервисы, такие как Google Slides, Miro или Microsoft Visio.
Модель "как будет" демонстрирует желаемое будущее состояние процессов, учитывая результаты проведенного анализа. Она разрабатывается после завершения анализа текущей модели "как есть".
Шаг 3: Выбор подходящих инструментов и технологий
Выбор инструментов должен основываться на поставленных целях и характеристиках бизнеса. К наиболее популярным решениям для автоматизации относятся:
- CRM-системы для управления взаимоотношениями с клиентами.
- ERP-системы для комплексного управления бизнесом.
- Системы документооборота для упрощения работы с документами.
- Chat-bots и голосовые ассистенты для поддержки клиентов и обработки запросов.
- Узнайте о доступных интеграциях и модулях. Если нужной интеграции нет, уточните сроки и стоимость ее настройки. Оцените интерфейс системы на интуитивность. Узнайте о наличии персонального менеджера или обучения для сотрудников.
Перед выбором технологии важно провести тестирование, сравнить доступные варианты и оценить интеграционные возможности с уже существующими системами.
Шаг 4. Определите, нужно ли подключить сайт, склад и учет логистики к CRM
Такая синхронизация обеспечивает двустороннюю передачу данных между системой учета товаров и веб-сайтом. На сайте электронной коммерции для каждого продукта создается отдельная страница, включающая визуальное представление, характеристики и детальное описание. Далее, каталог продукции экспортируется в CRM-систему. Это позволяет, к примеру, менеджеру оперативно предоставлять клиенту информацию о доступности товара во время телефонного разговора.
Шаг 5. Нужна ли интеграция с платёжными системами
Интеграция с платёжными системами позволит генерировать счета для клиентов непосредственно в форме заказа. Полученный счёт можно отправить через WhatsApp или любой другой удобный для клиента канал связи.
Шаг 6. Нужна ли интеграция CRM с мессенджерами и социальными платформами
Это даст возможность консолидировать все ваши коммуникации в одном интерфейсе, упростит продажи и общение с клиентами. Принимайте заказы отовсюду. Например, в 1С можно быстро сохранить контактные данные клиента, избегая ручного ввода. Кроме того, прямо в чате можно отправить информацию о товаре и составе заказа.
Подключите WhatsApp Business, интегрируйте его с вашей CRM и начните первым отправлять сообщения клиентам, используя проверенные шаблоны.
Такой клиентоориентированный подход может дать компании до 30% повторных покупок. А доля заказов, оформленных через чаты, может вырасти до 60%. Данные из отзывов наших клиентов.
Шаг 7. Нужна ли интеграция с сервисами доставки и телефонией
Вы сможете видеть историю звонков по каждому клиенту и заказу, получать уведомления о пропущенных вызовах. При этом есть возможность сразу перезвонить или запланировать обратный звонок на более позднее время. Доступна функция прослушивания записей звонков непосредственно из CRM, что позволяет идентифицировать звонящего, если он уже есть в вашей базе.
Шаг 8. Определитесь какие права доступа вам потребуются
Различные наборы прав определяют, какие действия доступны каждому сотруднику, что сводит к минимуму вероятность ошибок и неразберихи. Каждый будет сосредоточен на своих задачах.
Шаг 9. Определите, как вы хотите распределять потенциальных клиентов между менеджерами
Чтобы распределение заказов между менеджерами происходило равномерно, с учетом их загруженности, статуса и прав доступа к конкретным типам заказов. Если глубоко продумать бизнес-процесс на этапе выбора системы, то это позволит избежать конфликтных ситуаций в будущем.
Шаг 10. Глубокое понимание бизнес-процессов позволит на этапе создание системы автоматизации создать удобные триггеры для оптимизации работы менеджеров
Триггеры значительно упрощают процессы в онлайн-магазине и повышают качество обслуживания. Например, можно настроить автоматическое информирование клиентов о статусе их заказа. Клиенты обязательно оценят SMS-уведомления о принятии заказа или его поступлении в пункт выдачи. Достаточно один раз настроить триггеры, и система будет автоматически отправлять рассылки в нужный момент.
Триггеры также автоматизируют внутренние процессы. Например, можно автоматически обновлять информацию о заказе, клиенте или ставить задачу менеджеру.
Шаг 11: Подготовка команды
Автоматизация невозможна без вовлечения сотрудников. Основные шаги подготовки:
- Информирование сотрудников о предстоящих изменениях и их выгодах.
- Обучение работе с новыми инструментами.
- Назначение ответственных за внедрение и поддержку автоматизированных процессов.
- Постоянная коммуникация и предоставление поддержки в переходный период.
Чем лучше подготовлены сотрудники, тем быстрее и успешнее пройдет процесс автоматизации.
Шаг 12: Поэтапное внедрение
Полный переход на новую систему сразу может привести к сбоям в работе компании. Поэтому рекомендуется поэтапное внедрение:
- Запуск пилотных проектов на отдельных процессах или подразделениях.
- Постепенное масштабирование успешных решений.
- Тестирование, сбор обратной связи и доработка системы.
- Контроль эффективности и внесение корректировок.
Такой подход позволит минимизировать риски и адаптировать систему под реальные потребности бизнеса.
Автоматизация бизнеса – это мощный инструмент для роста и развития компании. Однако ее успех зависит от тщательной подготовки, грамотного выбора инструментов, вовлеченности сотрудников и постепенного внедрения. Следование этим ключевым шагам поможет избежать распространенных ошибок и достичь максимальной эффективности от автоматизации.
Компания "Системный бизнес" имеет большой опыт внедрения автоматизации на базе 1С. Записывайтесь на диагностику бизнеса и получите полную картину, каким образом можно решить ваши задачи с помощью внедрения автоматизации.