Принцип WIP-лимитов, или как не доводить до выгорания IT команду

Все отделы и команды стремятся делать как можно больше задач в единицу времени. И это логичное развитие, больше выполненных задач - выше доход.Часто получается, что делаем больше, а доход команды, отдела, компании, даже уменьшается. Вдобавок огромные переработки и сотрудники выгорают.

Причины бывают разные, и одну из самых частых в IT сфере сейчас разберём.
Для этого представим себе как конвейер весь процесс работы команды. На каждом участке может быть только определённое количество деталей. Если один участок забит, детали падают с конвейера, пока не освободится место.
Во всех командах и сферах есть множество последовательных действий разных людей, даже разных отделов. И когда один этап резко начинает увеличивать производительность, это вредит, а не приносит пользу.
Все с таким сталкивались: Руководитель хочет роста. Начинает "наблюдать за людьми" и какой-то отдел по его мнению "прохлаждается". Заставляет их работать больше. Они начинают заваливать следующий отдел, который не справляется со входящим потоком. А дополнительно выполненные задачи просто "протухают" в очереди ожидания у второго отдела. Все начинают ругаться, переработки стоят денег, накапливается стресс и выгорание в коллективе. Качество работы падает, а с ним и выручка, из-за падения которой руководитель наседает ещё больше. Начинается метание все обвиняют друг друга. Возможно слышали такое выражение "производственный ад". Это вот бестолковое управление, когда безумные переработки у всех, а результата нет.
Что такое WIP-лимиты (Work In Progress) ?
Решается всё очень просто:
Вспоминаем конвеер - у него есть лимит того сколько он может произвести деталей. У IT тоже есть лимит сколько люди могут произвести задач. Это и есть WIP-лимиты.
Как внедрить WIP-лимиты в работу команды?
1 Визуализируйте рабочий процесс
- Самый просто способ - доска задач (Jira, Trello, Asana и т.п.)
- Определите этапы, типичные: "Готово к работе", "В работе", "Тестирование" и др
2 Соберите данные по задачам и проведите анализ
- Посчитайте общее количество задач
- Оцените пропускную способность всего процесса
- Оцените время цикла от начала до конца
- Определите узкие места процесса
3 Начните с выставления фактических лимитов. Есть два варианта:
✋ Личный
Каждый сотрудник должен выполнить N +- 1 задач на этапе. Человек следит за своими задачами, и сосредоточен на своей продуктивности.
🤲 Командный
Если над результатом вынуждены работать несколько сотрудников, и их работу трудно разграничить, лучше использовать коллективную ответственность.
Принципы WIP
⭐Регулярно оптимизируйте и пересматривайте лимиты
Держите баланс, чтобы не было слишком много или слишком мало задач.
⭐Ищите узкие места
Именно оптимизация узких мест, даёт рост производительности.
⭐ Увеличивайте лимиты принципом "Тянущей" системы
Оптимизация процесса должна идти с последнего этапа. В последнем этапе заканчиваются задачи и команда "вытягивает" следующую задачу из предыдущей колонки.
Но ни в коем случае не "Толкайте" задачи. Это именно то, что ломает систему.
⭐При достижении лимита, переключать процесс
Сотрудник не должен делать новую задачу, если достигнут лимит по данному типу задач, и он должен переключиться на другой процесс, где лимиты не достигнуты
⭐Новая задача не может быть взята пока не закончена текущая
Могут быть исключения. Но это очень редко должно происходить. Дайте людям закончить работу.
⭐Защищайте систему от вмешательства из вне
В любой момент времени у вас будет лимит задач которые может выполнить команда на каждом этапе. Новую задачу можно взять только отменив какую-то из очереди.
Для выбора используются системы приоретизации задач. О них поговорим в следующий раз 🙂
WIP лимит по итогу
- Оптимизирует работу каждого члена команды
- Повышает продуктивность отдела
- Позволяет более точно прогнозировать результат
- Защищает сотрудников от бессмысленных переработок
- Сотрудники лучше фокусируются на задачах, качество работы растёт
- Нет падения морали людей, из-за того что их задачи "выбрасываются"

Подписывайтесь на наш ТГ канал