Первый инструмент управления проектами в агентстве заказной разработки

Спасибо за отклик! Комментарий Сергея Боровика вдохновил меня поделиться инструментом «На скорую руку» для ведения бухгалтерии по проектам.
Когда в агентстве нужно ежемесячно собирать оплаты с клиентов для выплаты зарплат сотрудникам, речь идёт не только о моей работе, но и о бухгалтерии, с которой нужно постоянно контактировать, а также об ассистентах. Если точек контакта (менеджеров) больше одной, это превращается в балаган. Сегодня поделюсь решением своей проблемы — надеюсь, оно вам тоже поможет.

Первым делом было решено внедрить табличку, опираясь на которую можно:
• Контролировать себя и свои проекты.
• Контролировать бухгалтерию.
• Контролировать второго менеджера и его проекты.
• Обеспечить минимальную безопасность, чтобы данные по проектам не передавались между менеджерами.
• Масштабировать под бонусную систему, декомпозицию на задачи и сотрудников, P&L.

Выбирал из решений, подходящих нам, недолго: ко всем этим пунктам подходит реализация компании Agima, но в версии гугл таблиц.

Рассказывать буду на выдуманных данных, чтобы не раскрывать информацию о своих сотрудниках и клиентах.

• Менеджер и (или) его руководитель раз в две недели собираются для планирования работ по клиентам.
• Информацию по планированию передают помощнику (бухгалтеру).
• Помощник добавляет данные в таблицу.
• Менеджер при выставлении счетов пишет помощнику со списком работ.
• Помощник высылает документы по ЭДО и актуализирует статусы.
• Клиент проводит оплату.
• Бот в Telegram / Б24 / любом другом сервисе отправляет уведомление о поступлении оплаты.

Теперь ситуация: У нас есть менеджеры: Петя, Вася и Коля, которые ведут проекты Лукойла, Газпрома и «Пятёрочки». Наша задача — объединить их в одной таблице бухгалтера, но в то же время не давать возможности наблюдать за успехами друг друга.

Первая таблица — сводная, в которой мы будем учитывать все заявки клиентов от всех менеджеров по следующим параметрам:
Номер, менеджер, юрлицо клиента, проект, формат работы, задача, сумма оплаты, номер договора, номер счёта, месяц отгрузки, дата счёта, дата оплаты, статус счёта, статус акта, долги по отгрузке.

Мне сложно работать без структуризации данных, по этому сразу заводим справочник в котором указываем виды ячеек на все однотипные данные.

Уже есть опыт реализации такой системы в другой компании, само собой, там было больше вводных.

Ну и заполняем

Создаем личную таблицу менеджера, проводим интеграцию, настраиваем фильтры на конкретного менеджера и отключаем права на редактирование диапазона с данными.

Ссылки на таблицы

В этом посте я постарался рассказать более сухо и концептуально, т. к. сложно описать все нюансы, да и в каждой компании они разные. Хотел сразу добавить в этот пост бонусную систему, таблицу ФОТ и сводную P&L, но получилась нечитаемая простыня.

Надеюсь статья полезная, по ней вы можете задать вопросы в комментарии на которые я постараюсь ответить в следующем посте и рассказать про следующие этапы доработки.

Комментарии с предыдущего поста

Stanislav K.: //Сейчас март, на сегодняшний день у нас такие результаты...Февраль сейчас
-- Я из будущего

Женя Князев: Битрикс — сомнительный выбор, но проблемы стандартные. Сколько не смотрел на агентства и не только, у всех этот набор либо был, либо есть, либо ещё будет
-- Не ломаем старое без нового, по моему мнению на битре реально тянуть до 30 сотрудников

Иннокентий Фефилов: Какой ФОТ в студии с оборотом в 500к?
-- Инвестиционный

Нина Кравчук: Гениальный менеджер пришел в колхоз, научил всех пользоваться Битриксом, и теперь они зарабатывают аж миллион рублей на всех. Илон Маск нервно курит в сторонке
-- <3

Benz.inn: Сначала уволили половину а потом открыли вакансии, потому что неожиданно рабочих рук стало не хватать
-- Уволил не только из-за отсутствия работы