Как автоматизировать обработку заказов в туризме
В «Экспресс-Тур» сотрудники вручную переносили данные о заказах из «Селены» в 1С, тратили время на оформление документов и выставление счетов. Scloud связал системы с помощью отдельного интеграционного модуля и автоматизировал обработку заявок. Рассказываем, как работает решение и что изменилось после его внедрения.
Почему обработка заказов занимала столько времени
До автоматизации менеджеры «Экспресс-Тур» проверяли новые заявки в «Селене», вручную переносили данные клиентов в 1С, оформляли счет и отправляли его покупателю. При большом количестве заказов такая работа быстро превращалась в рутину.
Компания уже использовала облачную 1С:Бухгалтерию от Scloud, поэтому следующим шагом стала интеграция с системой онлайн-бронирования. Нужно было убрать ручной перенос данных и сократить количество ошибок при оформлении.
Постоянное переключение между «Селеной» и 1С создавало дополнительные риски: можно было выбрать неверного контрагента, ошибиться в дате тура или пропустить важную информацию в заявке. Поэтому задача была не только в экономии времени, но и в повышении точности работы с заказами.
Как автоматизировали обработку заказов в 1С
Когда стандартных возможностей 1С недостаточно, можно доработать систему под конкретный процесс — например, настроить обмен с внешним сервисом и автоматизировать обработку данных. Для «Экспресс-Тур» такой доработкой стала интеграция учетной системы с сервисом онлайн-бронирования.
Чтобы сотрудники не переносили данные по каждому заказу вручную, специалисты Scloud разработали отдельный модуль интеграции «Селены» с 1С на базе расширения конфигурации. Обмен происходит через API «Селены» по HTTP с использованием методов POST и GET.
Модуль загружает заявки в 1С, позволяет при необходимости изменять их, передавать справочную информацию и на их основе создавать документы.
Чтобы объекты из двух систем корректно сопоставлялись, настроили несколько вариантов идентификации. В первую очередь система проверяет ID. Если совпадения нет, номенклатура определяется по наименованию, контрагент — по ИНН и КПП, оператор и агент — по ИНН. Если нужного объекта нет в 1С, он создается автоматически.
Для дополнительных настроек предусмотрена иерархия объектов замещения. Также в обработке можно задать счета учета для объектов размещения.
После загрузки заявки система формирует документы в 1С: сначала счет покупателю, а при выполнении заданных условий — реализацию и счет-фактуру.
При этом интеграцию адаптировали под специфику туристического бизнеса. Тур может быть забронирован за несколько месяцев или даже год до поездки. Поэтому счет формируется сразу при создании заказа, а реализация — только в дату оказания услуги.
Оплаты клиентов поступают в 1С через банковские выписки с помощью «Клиент-банка». В первоначальном техническом задании также предусмотрели передачу информации об оплатах из 1С обратно в «Селену».
В дальнейшем модуль дорабатывали с учетом изменений в учете компании, в том числе при смене системы налогообложения и ставок НДС.
Что изменилось после автоматизации
После внедрения интеграции данные по заказам стали автоматически поступать в 1С и обрабатываться по заданному сценарию. Сотрудникам «Экспресс-Тур» больше не пришлось вручную переносить информацию и переключаться между системами.
Перед запуском специалисты Scloud протестировали основные сценарии и проверили корректность работы решения. В результате рутинные операции удалось передать системе, а сотрудники смогли сосредоточиться на заказах и работе с клиентами.
Если стандартных возможностей системы недостаточно, можно доработать 1С под задачи бизнеса: автоматизировать ручные операции и настроить обмен с внешними сервисами.