В 2020 году в Айтигро, как и во многих других компаниях из разных индустрий, забыли, что такое походы в офис. Пандемия заставила массово уйти на удаленку, где нам понравилось. В офис наша команда из 50+ человек, большая часть из которых программисты, так и не вернулась.
В сентябре 2022 количество российских компаний, позволяющих сотрудникам работать из любой точки мира, увеличилось вдвое по сравнению с августом того же года. К счастью, когда в 2022 году из-за всем известных событий пришел тренд на миграцию кадров в страны ближнего СНГ, мы были готовы, так как ранее уже смогли организовать эффективную разработку на удаленных рабочих местах.
Сейчас любой новый разработчик Айтигро тратит всего 1 час на подключение к рабочему пространству и оперативно приступает к выполнению своих задач. При этом, компания экономит от 50 тысяч рублей только на настройке каждого удаленного рабочего места, которые терялись при старой схеме подключения, если новичок не проходил испытательный срок.
Рассказываем, как Айтигро удалось организовать процесс подключения новых коллег программистов к удаленной экосистеме, где сразу развернута нужная среда разработки и проекты.
Первые итерации или “Через тернии”
Основная задача здесь — создать удобное и стабильное рабочее пространство для сотрудников, которое не было бы привязано к геолокации. При этом, решение должно быть экономически выгодным, безопасным, а также легко настраивается и поддерживается.
Сначала пробовали реализовать работу удаленных сотрудников либо настройкой на ПК сотрудника, либо же удаленным подключением к ПК в головном офисе. Оба подхода провалились по нескольким причинам.
Основные проблемы:
- Завышенные ожидания от домашнего ПК. Часто сотрудник на собеседовании уверял, что у него мощная техника и есть все необходимое для удаленной работы, а при подключении выяснялось, что не хватало места на диске, оперативной памяти, ядер или подключение к сети было нестабильным. В итоге приходилось экстренно решать проблему – например, апгрейдить ПК.
Длительная настройка и предоставление доступов. Например, при удаленном подключении к ПК в головном офисе нужно было:
1. установить необходимое ПО;
2. проверить, достаточно ли ресурсов на ПК, к которому будет подключаться новый коллега;
3. подготовить и передать инструкции по подключению через TeamViewer, Anydesk или X2Go;
4. а также выдать доступы для работы над определенными проектами.
Процесс часто затягивался, ведь при таком варианте подключении новичков нужно точно знать, над какими проектами будет работать сотрудник.
Кроме снижения мотивации сотрудника из-за простоя, длительная настройка вела и к недополучению прибыли (код не пишется, деньги не зарабатываются).
2. Расходы, расходы, расходы
Для настройки каждого нового рабочего места нам нужно было выделить время системного администратора. Только процесс подключения сотрудника к работе обходился примерно в 50 тысяч рублей, которые тратились впустую, если сотрудник быстро покидал компанию.
Вторая статья расходов — содержание физических рабочих мест, которые, кстати, дороже облачных. Только 1 единица техники для оборудования рабочего места в офисе стоила 50-60 тысяч рублей.
3. Всепоглощающий хаос
Сколько технических ресурсов понадобится для корректной работы — объем диска, количество ядер, оперативная память, — неясно, ведь на старте админ точно не знает, над какими проектами будет работать сотрудник.
Перепады интернета или электричества порождали очередные простои в работе и негатив. Кроме прозаичных проблем были и другие недочеты – например, с совместимостью техники (при подключении к ПК в офисе) – не синхронизировалась раскладка клавиатуры, что являлось большой проблемой для разработчиков. Системный администратор неустанно тушил новые и новые «пожары».
В итоге компания несла убытки, а команды теряли в эффективности.
Страдала и безопасность: было сложно контролировать доступы, а при увольнении сотрудников уязвимость внутренних систем повышалась.
Комплексный подход, который решил сразу все проблемы
Чтобы снизить расходы на содержание удаленных рабочих мест десятков программистов, а также подключать новых специалистов к уже настроенной рабочей среде с нужными доступами всего за час, мы подобрали комплексное решение для организации удаленных рабочих мест. Для этого мы закупили несколько серверов, один раз настроили общее рабочее пространство и разработали короткие инструкции по подключению.
Совет: чтобы обеспечить бесперебойную работу и безопасность подключения, мы расположили сервер в защищенном дата-центре. Дата-центр гарантирует надежное питание, высокое качество сетевых каналов и другие параметры, влияющие на производительность.
Сейчас разработчики быстро и легко подключаются к единой рабочей экосистеме, где все заранее настроено для работы над любым из проектов компании, и сразу могут начинать работу.
Процесс подключения выглядит примерно следующим образом:
Специалист получает инструкцию, в которой содержатся реквизиты для подключения к удаленному рабочему месту.
Сначала настраивает VPN-подключение. Мы составили пошаговый гайд для разных операционных систем, чтобы максимально упростить процесс.
- Когда VPN успешно активирован, специалист устанавливает программу для подключения к удаленному рабочему столу и практически сразу может приступать к задаче – на сервере уже готова среда разработки, установлено все необходимое ПО и развернуты проекты, над которыми работает компания.
Чтобы снизить градус неопределенности и упростить онбординг, мы добавили в инструкцию список полезных лайфхаков, которые позволяют, например, быстро вызвать меню или перезагрузить удаленный рабочий стол.
Что мы получили в итоге
Настроив удаленные рабочие места, мы не только оптимизировали расходы и повысили эффективность компании, но и увеличили лояльность сотрудников.
Преимущества, которые мы получили, организовав удаленные рабочие места на защищенном сервере:
- Быстрый старт. Ноутбук, доступ в интернет и час времени на подключение — вот и все, что отделяет нового сотрудника от начала работы. Это ускоряет онбординг специалиста и позволяет сохранить высокую мотивацию нового сотрудника, а кроме того, дает возможность компании быстрее прощупать кандидата в деле.
- Удобство использования. Все члены команды работают в единой инфраструктуре и сразу получают доступ к готовой среде разработки и актуальным проектам – это позволяет сотрудникам без лишних затрат ресурсов подключаться по необходимости к любому проекту. Для администраторов такая система очень удобна в обслуживании – централизовано управление инфраструктурой и все обновления, рутинные задачи можно достаточно легко автоматизировать.
- Стабильность. Дата-центр обеспечивает бесперебойную работу серверов, где базируются удаленные рабочие места. А описанная ранее система подключения к ним исключает проблемы связанные с недостаточными техническими характеристиками ПК сотрудников, несовместимостью техники и другие.
- Безопасность. Выбранное решение предоставляет контролируемый контур безопасности: при увольнении сотрудник теряет доступ в несколько кликов. Более того, все подключения к системам заказчика во время работы — только с разрешенных IP-адресов, что решает вопросы ИБ.
Мы нашли оптимальное для всей компании решение. Если у вас есть необходимость настройки подобной системы для удаленной работы – обращайтесь, с удовольствием поделимся опытом.