Документы по охране труда, обязательные для всех организаций в 2026 году

Каждая компания обязана создать систему документооборота по охране труда независимо от размера и сферы деятельности. Документы по охране труда регламентируются исключительно нормативными правовыми актами. Работодатель несет ответственность за создание безопасных условий труда и должен документально подтвердить все мероприятия по охране труда.

Основные требования к документам следующие: они не должны противоречить нормативным правовым актам, должны быть системными и своевременно актуализироваться под изменения в законодательстве. Документы утверждает работодатель и доводит до персонала способом, принятым правилами внутреннего документооборота компании.

👉ЗАПИСАТЬСЯ НА ОБУЧЕНИЕ

💡 Каждое мероприятие по охране труда должно быть оформлено локальным нормативным актом. В противном случае проверяющий инспектор может установить штраф за невыполнение этого мероприятия.

Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) — это документ или комплекс документов, которые разрабатываются на основании действующих нормативно-правовых актов в сфере охраны труда. Документы СУОТ составляют основу системы безопасности в организации.

Выпускники УЦ НЦПО окончили курсы и получили официальные документы

⚠ Документы СУОТ распространяются на всех работников, работающих у работодателя в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Отсутствие этих документов грозит солидным штрафом — 80 тысяч рублей для организаций.

✅ Положение о системе управления охраной труда

✅ Приказ об утверждении положения о СУОТ

✅ Политика в области охраны труда

✅ Приказ о назначении ответственных лиц по охране труда

✅ Положение о службе охраны труда (для организаций свыше 50 человек)

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — это единый комплекс последовательно осуществляемых мероприятий по идентификации вредных и опасных факторов производственной среды и трудового процесса. СОУТ проводят каждые пять лет, а результаты влияют на предоставление компенсаций работникам.

Организация составляет отчет о проведении СОУТ в установленной форме. Работодатель должен ознакомить работников с результатами под роспись в срок не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета. Если выявлены оптимальные или допустимые условия труда, подается декларация соответствия условий труда.

📊 Отчет о проведении специальной оценки условий труда

📊 Карты специальной оценки условий труда

📊 Протоколы измерений вредных факторов

📊 Декларация соответствия условий труда (при отсутствии вредных факторов)

📊 Сводная ведомость результатов СОУТ

Инструкции по охране труда разрабатываются исходя из профессии (должности) или вида выполняемой работы. С 1 января 2023 года действуют новые обязательные требования к разработке инструкций по охране труда.

Инструкции создают на основе анализа трудовых функций работников, результатов расследования несчастных случаев и определения безопасных методов выполнения работ. Работодатель имеет право устанавливать в инструкциях дополнительные требования безопасности, не противоречащие государственным нормативным требованиям охраны труда.

📝 Инструкции по охране труда для должностей и профессий

📝 Инструкции по охране труда для видов работ

📝 Журнал учета инструкций по охране труда

📝 Журнал выдачи инструкций по охране труда

📝 Приказ об утверждении инструкций по охране труда

Работодатель обязан проводить различные виды инструктажей и обучение работников по охране труда. Журналы регистрации инструктажей должны ведется только на бумажном носителе с личной подписью работника. Электронный документооборот для этих документов не допускается.

Проведение всех видов инструктажей должно быть организовано и документально оформлено. Работодатель самостоятельно определяет форму документа для регистрации инструктажей, но обязательно предусматривает все требуемые графы согласно законодательству.

👨🏫 Программа вводного инструктажа по охране труда

👨🏫 Программа инструктажа на рабочем месте

👨🏫 Журнал регистрации вводного инструктажа

👨🏫 Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

👨🏫 Журнал регистрации целевого инструктажа

👨🏫 Приказ о создании комиссии по проверке знаний

👨🏫 Протоколы проверки знаний по охране труда

Приказы по охране труда — это обязательные локальные акты, которые должны быть разработаны для распределения обязанностей по всем действиям работодателя. Статья 214 Трудового кодекса РФ требует от работодателя распределить обязанности и ответственность по охране труда путем оформления организационно-распорядительных документов.

Выпускники УЦ НЦПО окончили курсы и получили официальные документы

Ответственность должностных лиц предприятия зависит от того, насколько верно оформлены приказы. Порой играет ключевую роль даже одно неверно указанное слово в приказе.

📄 Приказ об организации охраны труда в организации

📄 Приказ о назначении ответственного за охрану труда

📄 Приказ о проведении инструктажей по охране труда

📄 Приказ о создании комиссии по проверке знаний

📄 Приказ о проведении обучения по охране труда

📄 Приказ о назначении ответственных за медосмотры

Организации обязаны направлять работников на предварительный и периодический медицинский осмотр в случаях, предусмотренных законодательством. Медосмотры проводят для работников, занятых на работах с вредными и опасными производственными факторами.

⚡ С 1 марта 2025 года планируют разделить порядок предварительных и периодических медосмотров работников на 2 документа. Работодатель должен своевременно актуализировать документооборот с учетом изменений законодательства.

🏥 Список работников, подлежащих медосмотрам

🏥 Поименный список работников для медосмотров

🏥 Журнал учета выдачи направлений на медосмотр

🏥 Приказ о проведении периодического медосмотра

🏥 Договор с медицинской организацией

Журналы по охране труда можно купить в магазине или распечатать самостоятельно. В зависимости от конкретного журнала в законе может быть требование пронумеровать страницы, прошнуровать журнал и скрепить печатью организации.

Для некоторых журналов формы в законе не приводят, а только описывают требования к содержанию. Работодатель избегает сокращений имен и отчеств работников, их должностей и названий подразделений.

📋 Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

📋 Журнал учета микроповреждений работников

📋 Журнал регистрации стажировки на рабочем месте

📋 Журнал учета противопожарных инструктажей

📋 Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности

👉ЗАПИСАТЬСЯ НА ОБУЧЕНИЕ

Работодатель должен систематически выявлять, анализировать и оценивать профессиональные риски. Этот процесс включает создание карт рисков, проведение анализа рабочих мест и разработку мероприятий по снижению рисков.

Результаты оценки профессиональных рисков применяют для планирования мероприятий по охране труда, обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и определения необходимости медицинских осмотров.

🔍 Карты оценки профессиональных рисков

🔍 Протоколы заседания комиссии по оценке рисков

🔍 Реестр опасностей и профессиональных рисков

🔍 План мероприятий по снижению рисков

Работодатель обеспечивает работников необходимыми средствами индивидуальной защиты за счет собственных средств. СИЗ выдают в соответствии с установленными нормами и результатами специальной оценки условий труда.

Выдача СИЗ должна быть документально оформлена. Работники получают СИЗ под роспись в личных карточках учета. Работодатель ведет учет выдачи, возврата и замены средств индивидуальной защиты.

🦺 Нормы выдачи средств индивидуальной защиты

🦺 Личные карточки учета выдачи СИЗ

🦺 Ведомость выдачи смывающих средств

🦺 Сертификаты соответствия на СИЗ

Состав документов по охране труда может отличаться в зависимости от сферы деятельности организации. Производственные предприятия ведут дополнительные журналы по промышленной безопасности, образовательные учреждения — документы по безопасности обучающихся.

Строительные организации оформляют наряды-допуски на работы повышенной опасности. Медицинские учреждения ведут документы по биологической безопасности. Транспортные компании — журналы предрейсовых медосмотров водителей.

🏭 Наряды-допуски на работы повышенной опасности

🏭 Журналы технического состояния оборудования

🏭 Протоколы производственного контроля

🏭 Планы ликвидации аварийных ситуаций

Локальные нормативные акты подлежат хранению в установленные сроки. Срок хранения установлен Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Этот приказ обязателен для всех работодателей независимо от их организационно-правовых форм.

Протоколы проверки знаний хранят весь период работы сотрудника в организации. Журналы инструктажей — 10 лет. Документы расследования несчастных случаев — 45 лет. Результаты СОУТ действуют 5 лет с момента проведения.

📂 Инструкции по охране труда — до замены новыми

📂 Журналы инструктажей — 10 лет

📂 Протоколы проверки знаний — период работы сотрудника

📂 Результаты СОУТ — 5 лет

📂 Документы расследования НС — 45 лет

Не забудьте подписаться на наши группы 💬 ВК и Telegram. Ищите свежие промокоды и актуальные спецпредложения на курсы

Смотрите полезные видео на нашем канале 🎥 YouTuBe