Как платежный календарь помогает компаниям переживать кризис

Рассказываем, для чего этот инструмент нужен казначею, финдиру, собственнику и комдиру, как его составлять и зачем автоматизировать в 2023 году.

В это непростое время ответ очевиден – деньги. Именно сейчас любой компании очень важно оставаться ликвидной – уметь своевременно исполнять свои финансовые обязательства. Нужно быстро рассчитываться с сотрудниками, своевременно платить налоги, взаимодействовать с новыми поставщиками, формируя логистические цепочки.

Как бы абсурдно это ни звучало, бывает, что убыточные в перспективе компании с высокой оборачиваемостью операционного капитала держатся на плаву, а прибыльные бизнесы с высокой маржой, но опустевшими счетами погибают под гнетом кассовых разрывов.

Обеспечить ликвидность – непростая задача. Она решается через планирование: сколько денег компания получит в ближайшее время, и какие обязательства ей нужно срочно выполнить.

Различные учетные инструменты позволяют видеть приближающиеся финансовые ямы и своевременно их предотвращать. Проинформирован – значит, вооружен.

Платежный календарь – один из главных инструментов для управления приходами-расход денежных средств. В нем отображаются:

• все платежи, которые нужно выполнить;
• денежные средства, доступные на расчетном счете;
• планируемые поступления.

Именно в платежном календаре собственник видит все планируемые расходы, условия этих платежей, люфт, на который те или иные платежи можно отодвинуть. Очень важно там же видеть и планируемые поступления денежных средств. Их можно рассчитывать по статистической вероятности, прогнозировать дни или недели, когда деньги могут поступить на расчетный счет.

Видя перед собой планируемые поступления и то, какие из обязательств точно можно отложить, собственник может принять правильные решения о том, как проводить коммуникацию со своими поставщиками. Кому и что обещать.

В этой истории важно не поссориться с поставщиками, не потерять их выгодные условия, по которым производится закупка продукта или его частей. Понятно, что сейчас у всех сложная ситуация, но важно выстраивать у поставщиков правильные ожидания и уметь им соответствовать. Платежный календарь помогает с планированием того, как лучше выстроить коммуникацию с партнерами.

На первый взгляд, коммерсанты всегда находятся в некотором противостоянии с финансистами. Это вечный конфликт фронт-офиса и бэк-офиса: финансовый отдел пытается все контролировать, а коммерческому это не нравится.

Для платежного календаря коммерческий отдел является в первую очередь поставщиком данных, а не выгодоприобретателем. Выстраивание коммуникации с коммерсантами в прямых интересах финдира, и он может это делать, например, поощряя их премиями по KPI.

Однако, в некоторых отраслях платежный календарь становится важным инструментом и в руках представителей коммерческих отделов. Среди них, например, торговля электроникой и бытовой техникой.

Для казахстанской компании Technodom, ведущей сети магазинов электробытовой и компьютерной техники в Средней Азии, мы автоматизировали процессы, связанные с получением бонусов от вендоров. Ключевую роль в этом сыграл именно платежный календарь.

Обычаи рынка электроники таковы, что розничные магазины зарабатывают в основном не на фронт-марже (фактической разницей между закупочной стоимостью и выставленной ценой), а на бэк-марже — ретро-выплатах и ретро-бонусах, премиях и компенсациях от вендоров и производителей.

Помимо бонусов самим магазинам, бренды и оптовики могут компенсировать скидки, спонсировать надбавки для конкретных продавцов, которые продают их товары активнее, чем товары конкурентов, оплачивать оформление тематических зон.

Работа с ретроспективными выплатами — это сложный процесс, включающий переговоры с поставщиками, креативную и планировочную работу, но от него порой приходит больше прибыли, чем от первоначальной наценки.

Всем этим занимаются категорийные менеджеры под руководством коммерческого директора. Платежный календарь позволяет им отслеживать траты на промо-акции и премии сотрудникам, а также видеть, когда ожидаются компенсации этих затрат от поставщиков.

Для начала вполне подойдет и Microsoft Excel. Нужно создать структуру платежного календаря (в колонках — дни и недели, в строках — контрагенты, статьи, договоры), а затем вручную указывать, какой у тебя остаток денег на начало периода, какие планируемые поступления и платежи, какой прогнозируемый остаток на вечер каждого дня или недели.

Это же происходит и с платежным календарем — один человек уже не успевает его заполнять, а несколько начинают мешаться друг другу и увеличивают вероятность возникновения ошибок. Наступает время специализированного ПО для автоматизации.

До событий прошлого года в России были популярны западные системы — немецкая SAP, американские Oracle и Axapta. В SAP для работы с платежным календарем подходят модули Treasury and Risk Management и Cash Management. В Oracle отдельного модуля казначейства нет, но есть подсистема, встроенная в решение Oracle E-Business Suite. В Microsoft Axapta AX тоже есть свои мощные инструменты.

Сейчас добыть зарубежное ПО сложно, поэтому предприниматели используют отечественные решения. На российском рынке есть четыре главных решения с продвинутыми модулями казначейства. Все они основаны на платформе 1С:

• 1С:ERP Управление предприятием 2;
• 1С Управление холдингом;
• 1С:ERP. Управление холдингом (относительное свежее решение-гибрид, включающее функционал двух предыдущих);
• БИТ.финанс (Стандарт / ПРОФ / Холдинг / Управленческий учет / МСФО).

Это тоже не «темные лошадки», а мощные инструменты, проверенные тысячами компаний как в России, так и за рубежом.

В кризис платежный календарь становится важнейшим инструментом любого бизнеса. Поэтому подход к его использованию тоже нужно модернизировать. Хочу дать три совета о том, как начать использовать его эффективнее — на примере нашего офиса.

Во-первых, платежный календарь должен быть не только в руках казначея. Нужно вовлечь в него собственника или директора, чтобы они тоже видели картину текущей ситуации, были в курсе планируемых поступлений и текущих запросов на расходы.

Во-вторых, календарь должен становиться подробнее. Классика планирования выглядит так: горизонт 2-3 месяца, первый месяц разбит на недели, а первая неделя – на отдельные дни. Теперь мы начали и второй месяц раскладывать понедельно, а первые 2-3 недели планируем с точностью до дня.

В-третьих, нужно начинать включать в платежный календарь аналитические показатели, работающие на опережение.

В нашем деле такой показатель — уровень незавершённого производства, условной выручки.

Но для того, чтобы понимать, как мы будем жить через несколько месяцев, этот показатель сейчас оказался очень важен. В итоге в платежном календаре я вижу уровень неразвершенки помесячно на горизонте в три месяца, и это действительно помогает.

У вас такими опережающими показателями может быть количество лидов, поступающих заявок от клиентов или рекламаций.

Как мы уже сказали выше, начинать работать с платежным календарем можно и без специальных инструментов, но зачем же тогда нужны программы по автоматизации?

Во-первых, ради прозрачности. Настройка прав доступа помогает в принципе избегать ошибочных изменений данных, а по аудиторскому следу можно отследить, какие изменения все же произошли, кто и когда их внес, какие значения были до этого. Это сильно снижает уровень ошибок из-за человеческого фактора и упрощает совместную работу.

Во-вторых, ради интеграций. Календарь может сам смотреть в другие модули информационной системы, сопоставлять данные и автоматически доносить до казначея важную информацию. К примеру, система подсказывает, на какой срок можно перенести платежи без штрафных санкций, и это существенно помогает в балансировании платежной позиции.

В-третьих, ради автоматических сервисов. Перенос платежей между периодами или статьями по клику мыши, разделение планируемого платежа на несколько платежных позиций в разные даты (постепенная частичная оплата), с возможностью тут же пересчитать плановые остатки по расчетным счетам. Возможны и уникальные доработки с функциональностью, актуальной именно вашему бизнесу.

Мы и сами ими пользуемся. Так как мы работаем в основном с крупным бизнесом, стандартная отсрочка платежей у нас составляет примерно 60-90 дней после подписания акта.

Если я по платежному календарю увижу, что денег на погашение счетов сейчас нет, но через месяц планируется приход от надежного партнера, программа предложит мне продать эту дебиторку банку. Банк получит определенный процент, а мы получим «живые» деньги раньше срока. Естественно, без согласия партнеров так делать нельзя.

Для каких-то клиентов мы делали сервисы, помогающие наиболее эффективно распоряжаться остатками, работая с различными финансовыми инструментами: факторинг/цессия (продажа или покупка долга), кредиты, производные финансовые инструменты.

Если по платежному календарю видно, что после уплаты всех ожидаемых платежей на расчетном счету останется денег больше привычного страхового остатка, то от этого можно получить выгоду. Можно досрочно закрыть открытые раньше кредиты, можно — отдавать банкам на краткосрочные депозиты-«овернайты».

Холдинги могут балансировать платежную позицию, перебрасывая займами денежные средства между разными юрлицами. В такой ситуации ПО по автоматизации берет на себя расчет процентов и их погашение, а также формирование консолидированного платежного календаря по всей группе компаний.

Принимать правильные решения по таким вопросам помогают автоматизированные платежные календари.

#автоматизациябизнеса #бюджетирование #финансы #казначейство #sap #oracle #1сerp #бит_финанс #ликвидность #советы_и_рекомендации #советы #бизнес_в_россии