Как правильно управлять финансами через создание фондов

Мои бабушка и дедушка жили бедно. Они получали маленькую зарплату и складывали в «общий котел». Далее бабушка заводила несколько разных конвертов и раскладывала получку в конверты: на коммунальные платежи, на зимнее пальто дочке, на новую плиту, на отпуск... Это и есть примитивная система фондов.

Всем привет, меня зовут Татьяна Никанорова, основатель и руководитель Консалтингового центра Профдело. С 2006 года помогаем малому и среднему бизнесу решать бухгалтерские и юридические вопросы, а также настраивать управленку и анализировать финансы.

Что такое фонды

Какие фонды создавать для бизнеса

Какого размера должна быть подушка безопасности

Нужно ли открывать отдельный счет на каждый фонд

Пошаговая инструкция по внедрению системы фондов в компании

Фонды — это виртуальные «кошельки» или «конверты», в которые вы перекладываете часть своих денег, чтобы в будущем не потратить их на ерунду, а использовать на конкретную цель, написанную на «конверте».

Планирование с использованием фондов — самый простой способ управления финансами, доступный любому человеку без специальных знаний. С таким способом справится даже очень неорганизованный или «ленивый» человек.

Есть два самых известных варианта фондирования:

• создавать фонды из полученной выручки/оборота (метод любят приверженцы оргсхемы Рона Хаббарда);
• создавать фонды из чистой прибыли (бухгалтерский метод).
  

Несмотря на мое, мягко говоря, неоднозначное отношение к создателю первой системы, такая система планирования вполне имеет право на существование. Вторая же система — бухгалтерская — распределяет только чистую прибыль, которую еще нужно получить: очень часто небольшие компании работают «в ноль» или в убыток, и ни о каком «управлении финансами» речи не идет.

Если коротко: те, которые вам нужны для управления компанией. Нет официальных правил о создании фондов (кроме оргсхемы Хаббарда, но ее за официальную я лично не считаю). Любые статьи о системе фондов из серии «Как управлять финансами» — лишь частный опыт их автора. Делайте свой набор фондов и меняйте его, если меняется ситуация.

Пример 1

Небольшая диджитал-студия из 5 человек может создать такие фонды из полученной выручки без учета клиентских бюджетов.

Некоторые предприниматели хвастаются: «Я сразу при получении денег забираю себе 10-20-30%, а остальное распределяю по фондам». Да, так тоже можно управлять финансами, если ваш фонд под названием «Прибыль для распределения» составляет эти 10-20-30%, а оставшегося хватает на зарплату и содержание компании.

Те, кто распределяет только очищенные деньги, решают: забрать ли прибыль себе, вложить ли в развитие или оставить на будущее.

Пример 2

Другая диджитал-студия заработала 100 000 ₽ в январе 2023 года и распределила прибыль по фондам.

Частый вопрос у меня на консультации. Вопрос важный, и вот почему:

1. Подушка безопасности должна быть и не маленькой — ее должно хватить на покрытие непредвиденных расходов.

2. Подушка безопасности должна быть и не большой — избыток денег, который лежит мертвым грузом, не работает и не развивает компанию. Этими финансами можно было бы грамотно управлять, вкладывая в продвижение компании или, хотя бы, в благосостояние собственников. И далее инвестировать от частного лица или радовать себя покупками.

Подушка безопасности — это резерв денежных средств на счетах (его допустимо размещать на овернайтах или краткосрочных депозитах сроком до 1 недели), который можно довольно быстро потратить на непредвиденные нужды.

В период пандемии COVID-19 стало очевидным, что предприниматели в среднем выдерживают за свой счет 1-2 месяца простоя, после чего-либо закрываются из-за нехватки денег, либо придумывают новые способы заработка. Выходит, что минимальный размер подушки — средства на покрытие деятельности в течение хотя бы трех месяцев без дохода.

А максимальный — в два раза больше: такой, чтобы хватило на 6 месяцев без доходов — способ для самых осторожных и богатых :)

Финансист легко посчитает вам точку безубыточности и на ее базе выведет размер подушки. Финансового директора не обязательно содержать в штате: читайте статью Финансовый директор на аутсорсинге: миф или реальность в блоге Профдело. А если решите наладить финансовый учет самостоятельно — соберите расходы по банку за 3-6 месяцев. Не выкидывайте оттуда «случайные»: типа один раз купили канцтовары или один раз заказали у дизайнера картинку — у вас обязательно будут непредвиденные разовые расходы: не эти, так другие. Полученная сумма и станет размером «подушки».

Некоторые предприниматели рекомендуют открывать отдельные расчетные счета на каждый фонд для повышения прозрачности финансов. Таким образом, у компании может оказаться по 10-15 расчетных счетов в банке. Совершать между ними транзакции может быть очень обременительно.

На практике обязательно окажется, что нужно сделать срочный и очень важный платеж, а денег в соответствующем целевом фонде нет, зато есть в другом. Предпринимателю придется либо нарушить обязательство перед поставщиком, либо войти в кассовый разрыв, либо занять в соседнем фонде.

Давайте вместе угадаем, какой вариант выберет предприниматель? Да, верно, он заплатит оттуда, где деньги есть. Через пару месяцев на счетах фондов возникнет неразбериха.

Само техническое открытие расчетных счетов занимает много времени, требует составления кипы документов.

Некоторые банки стали предлагать технические решения типа «копилка», которые позволят быстро поделить деньги на расчетном счете на разные кошельки — таким способом можно пользоваться.

Если у вас хорошо прописаны бизнес-процессы казначейства (казначейство — это функционал управления банковскими платежами), то информацию о размерах фондов на месяц можно зафиксировать в Excel и потом учитывать, сколько денег потрачено из каждого. Как только месячный лимит фонда исчерпан, платежи по нему следует прекратить до следующего месяца.

Пример 3

Диджитал-студия заработала 2,4 млн ₽, распределила их по фондам и потратила в рамках лимитов.

Если вы решили, что система фондов — то, что вам нужно, тогда пройдите следующие шаги для организации системы:

1. Определите, что вы будете делить на фонды: выручку/оборот или чистую прибыль.

2. Пропишите полностью все направления, по которым вы планируете создать фонды.
   

3. Ретроспективно распределите движения по банковскому счету за последние 3 месяца по прописанным фондам.

4. Определите размер каждого фонда в рублях или в % от того, что вы определили на первом шаге. В идеале нужно, чтобы сумма всех фондов составляла 100%, то есть каждому фонду свой процент. Плохо, если сумма всех фондов составит больше 100%.

5. Определите порядок расходования каждого фонда — будет ли фонд оперативно расходоваться внутри месяца или же он накапливается к определенной дате или событию?

6. Решите, как вы технически организуете обособление денег:
   — на разных счетах;
   — на одном счете в разных кошельках;
   — аналитически через отчетность в Excel.
   Уточните в вашем банке о наличии кошельков или возможности разделения счета по фондам.
7. Решите, кому вы делегируете отслеживание функционала и напишите инструкцию.

Система фондов позволит вам начать планирование финансов легко и быстро. В будущем вы, скорее всего, обнаружите недостатки системы и захотите строить более гибкое планирование — тогда вам потребуется полноценное Бюджетирование. О том, как настроить его для отрасли IT&DIGITAL я писала здесь: Почему существует 40% шанс, что в этом году вы разоритесь.

#профдело #финансы #фонды #планирование