Финансы Артём Медведев
7 592

Google-таблицы для учета финансов в микробизнесе

В этой статье рассказываем о том как у нас устроен финансовый учет и делимся полезным инструментом для учета в таблицах Google.

В закладки

Мы Helpexce.pro — небольшая проектная компания. «1С» и что-то подобное нам не удобно, поэтому мы пользуемся легкими сервисами и таблицами Google.

Когда-то мы создали для себя таблицу для учета финансов, где на основе информации учета строится отчет о движении денежных средств, плюс выводятся некоторые простые показатели.

Чтобы было удобно вводить данные с телефона мы создали Telegram-бота, который записывает информацию в Google-таблицу. Можно раздать доступ коллегам и вводить данные в моменте. Так мы решили свою проблему с забытыми суммами.

Как это работает

Мы опишем принцип работы таблицы, что бы вы сразу смогли понять подойдет ли решение для вашего бизнеса.

Таблица бесплатная и устроена довольно просто, мы сделали ее дня за три.

Для начала делимся ссылкой. Что бы забрать себе? создайте копию.

В меню: Файл → Создать копию

В самой таблице есть инструкция и видео с описанием работы.

Отчет о движении денег

То, ради чего она создана находится на листе «ДДС». Это отчет о движении денежных средств. Он формируется автоматически формулами. По нему мы видим сколько и куда было потрачено, сколько денег пришло. Можно сравнить с прошлым месяцем и увидеть картину в динамике за год.

Можно анализировать отчет в разрезе направлений деятельности. Для этого нужно выбрать соответствующее значение в выпадающем списке сверху. Если ничего не выбирать, то отчет строится по всем направлениям.

Учет в таблице Google

Информация учета находится на листе «Данные». Сюда попадают операции, которые вводят через таблицу и через Telegram-бота.

Операции вводятся в таблицу через диалоговое окно, которое открывается при нажатии на кнопку «Приход/расход».

Выбираем статью ддс, направление и вводим сумму.

Операция записывается в таблицу и изменяет отчет на листе «ДДС».

Учет в Telegram-боте

Тут все так же просто, но для начала нужно подключить по инструкции в таблице Telegram-бот. Это занимает не больше минуты.

Ниже описан процесс учета в Telegram-боте.

1. Заходим в бота

2. Выбираем тип операции (приход или расход)

3. Выбираем статью бюджета, направление деятельности и вводим сумму

4. В таблице появляется введенная операция

Настройка

На листе «Настройки» можно изменить все отображаемые справочники и подключить Telegram-бот. Все, что введено на этом листе отображается при учете и влияет на состав формы отчета. Таблицу можно полностью изменить под свой бизнес.

Как изменить таблицу

Лист «ДДС» строится при помощи формул. Вы можете полностью изменить его под свой бизнес.

Еще мы позаботились о его гибкости и его структуру можно изменить и без вмешательства в формулы и расчеты.

Каждая его строка содержит выпадающий список. Вы можете включить только те данные, которые нужны для анализа.

Если что то не открывается или не получается — пишите в Telegram-чат. Поможем разобраться, все настроить и ответим на вопросы.

Благодарим за внимание!

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Артём Медведев", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 42, "likes": 90, "favorites": 676, "is_advertisement": false, "subsite_label": "finance", "id": 66281, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 02 May 2019 09:06:32 +0300" }
SMS-чат для клиентов
{ "id": 66281, "author_id": 234198, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/66281\/get","add":"\/comments\/66281\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/66281"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199119, "last_count_and_date": null }

42 комментария 42 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
5

Вот это я понимаю топчик!

Ответить
3

По моему личному мнению, кол-во добавлений в закладки можно смело делить на три: на прокрастинирующих людей и собирателей всякого, и тех, кому материал действительно показался полезным и они им воспользовались сегодня/завтра.

Ответить
0

Согласен. Те, кому интересно открывают сразу. Закладки вспомнятся маловероятно)

Ответить
2

я даж не знаю где тут закладки. но отложил.

Ответить
3

Я пока боюсь рассуждать, потому что еще не собрал много статистики для этого. Но могу предположить, что это хорошая возможность донести ценность своего продукта и показать экспертность в узкоспециализированном вопросе.

Ответить
0

но ведь можно же сразу прочитать и дополнительно закинуть в закладки

Ответить
0

Обычно так и бывает. Бегло читаем, потом оставляем в закладках для внимательного ознакомления в дальнейшем.

Ответить
2

Не понял , как бот заносит в таблицу в Google docs? Как сделана интеграция?

Ответить
1

Так у google sheets открытые api, через gspread например

Ответить
0

Через апи намного сложнее. И плюс ко всему таблицы очень ограничены по объёму хранимой информации.

Ответить
2

Зачем вы тогда делаете через таблицы и советуете читателям?

Как БД таблицы имеют лимит, плюс при большом количестве данных все это адово тормозит

Ответить
0

Как раз таки мы сделали этот кейс и делаем всегда через БД) Таблицы используются лишь как интерфейс. попробуйте ввести данные через бота или диалоговое окно, потом удалите их. Введите новую операцию или нажмите кнопку обновления и увидите, что удаленная информация появилась снова.

Ответить
0

ОК, а где сама база хранится?

Ответить
0

В облаке. Мы Fire Base используем, но можно любую другую.

Ответить
0

т.е. инфа о наших транзакциях летит к вам в базу?

Ответить
1

Я пользуюсь Эльбой, хотел вести в таблицах, но это оказалось не очень удобно.
Транзакции, которые остаются в Эльбе сразу систематизируются, при этом вычеты налогов, приход, расход, контрагенты, остаток, все расчитывается и учитывается. Это сервис, и ради сервиса у меня есть резон хранит данные в чужой базе.

Какой мне резон хранить данные в вашей базе, ведь по сути все к этому в итоге сводится?

Ответить
0

Если вам удобнее пользоваться каким то сервисом, то конечно никакого смысла нет искать плюсы в нашей таблице. Таблица, о которой мы говорим - это наш не коммерческий проект. Мы сделали ее когда то себе, потом поделились со всеми. Она простая и бесплатная. Мы ее обновляем периодически. Многие пользуются, а нам приятно)

Ответить
2

Понимаете, не очень хорошо недоговаривать, что все данные, которые будут заносить пользователи в свои скопированные таблицы будут улетать к вам и на самом деле там храниться.

Кому-то это очевидно, а кому-то нет, и вы это понимаете. Это не очень честно, хотя выглядит благородно.

Спасибо, что делитесь, это очень круто, но желательно людей четко проинформировать, что все, что они вводят улетает к вам в базу.

Ответить
1

Я тот кто оставляет страницу открытой когда сильно интересно и сегодня доехал до нее.
В чем проблема скачать саму таблицу на комп и самому вбивать данные в таблицу? У меня конечно немногооборотные операции и количество по продажам/покупкам в месяц около 100, но все равно могу сам это делать вроде.. или это для тех у кого бабла немеряно и оборотов?

Ответить
0

Нет проблем скачать ее себе на компьютер и работать в Экселе. Записываете операции на листе данные и строится автоматически отчет ддс. Но лучше использовать ее в Гугл таблицах, потому что там вы получите больше возможностей. В частности сможете подключить Телеграм бота и использовать его для ввода данных через телефон.

Ответить
0

Дело говорите. Это мы уже подготовили к очередному обновлению.

Ответить
0

Чат бот записывает информацию в базу данных, а в таблицы это информация выводится запросами этой бд.

Ответить
0

База у вас? И на чем это работает?

Ответить
0

Бот может быть на чем угодно написан. Мы на GO, JS, GAS их для своих задач делали. А все, что в таблицах это GAS.

Ответить
2

А почему гугл предупреждает о безопасности, говоря про скрипты в табличках? )

Ответить
0

В Гугл таблицы встроено приложение (скрипты), которое дружит таблицы с ботом. Плюс ввод данных реализован через диалоговое окно.

Ответить
2

Обожаю VC.ru

Мы компания которая разрабатывает инструменты для автоматизации бизнеса, расскажем вам как это делать в микробизннесе

Мы компания которая снимает рекламные видео, расскажем вам сколько стоит ролики для адидас, айбиэм, эпол.

Мы компания которая продаёт запчасти и выдержала конкуренцию с Алиэкспрес

И для читателей полезно и клиентов к своему сервису, бизнесу можно привлечь :)

Как думаете насколько результативно?

Ответить
1

Спасибо за материал, возможно пригодится

Ответить
2

1 комментарий на 120 закладок, стандартная статистика для таких материалов)

Ответить
1

Похоже зависит от времени публикации и стилистики изложения. Прошлая статья была с похожим материалом, но зашла лучше.

Ответить
1

А не подскажете, можно ли в google таблицах неким образом слить две таблицы в одну? Набор, названия и порядок полей в таблицах одинаковые, надо чтобы на выходе получилась третья таблица, которая содержит в себе данные двух исходных таблиц

Ответить
1

Самый простой способ объединить данные двух таблиц при помощи формулы IMPORTRANGE.
Вот краткий обзор:
https://www.youtube.com/watch?v=3M_8yvDvN94&t=7s

Ответить
1

Спасибо! Сейчас затестим :)

Ответить
1

Хорошая статья, полезная! Наводит на мысли и идеи. В закладки!

Ответить
1

Отличная таблица!!

Ответить
0

Это работает только для сферы услуг?

Ответить
0

Я думаю, что можно и в другой сфере применить.

Ответить
0

чат бот не хочет принять меня в свои объятья

Ответить
0

А что пишет? Там сначала нужно отправить ему свой контакт, потом в диалоговом окне таблицы ввести его, она сгенерирует уникальный ключ. Его отправляете сообщением боту и он работает.
Если что, там все подробно в инструкции расписано.

Ответить
0

Интересно, это один специалист может и с облачной БД и gapps запрограммировать и интеграции настроить? Другими словами, сколько людей с разными компетенциями участвовали в создании этой таблички?

Ответить
0

Это работа трех человек. Один придумал, другой составил макет и тз, третий сделал) Сам цикл разработки реализован одним разработчиком. Решение в целом не особо технологичное.

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Нейронная сеть научилась читать стихи
голосом Пастернака и смотреть в окно на осень
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }