Google-таблицы для учета финансов в микробизнесе

В этой статье рассказываем о том как у нас устроен финансовый учет и делимся полезным инструментом для учета в таблицах Google.

Мы Helpexce.pro — небольшая проектная компания. «1С» и что-то подобное нам не удобно, поэтому мы пользуемся легкими сервисами и таблицами Google.

Когда-то мы создали для себя таблицу для учета финансов, где на основе информации учета строится отчет о движении денежных средств, плюс выводятся некоторые простые показатели.

Чтобы было удобно вводить данные с телефона мы создали Telegram-бота, который записывает информацию в Google-таблицу. Можно раздать доступ коллегам и вводить данные в моменте. Так мы решили свою проблему с забытыми суммами.

Таблица бесплатная и устроена довольно просто, мы сделали ее дня за три.

Для начала делимся ссылкой. Что бы забрать себе? создайте копию.

В самой таблице есть инструкция и видео с описанием работы.

То, ради чего она создана находится на листе «ДДС». Это отчет о движении денежных средств. Он формируется автоматически формулами. По нему мы видим сколько и куда было потрачено, сколько денег пришло. Можно сравнить с прошлым месяцем и увидеть картину в динамике за год.

Можно анализировать отчет в разрезе направлений деятельности. Для этого нужно выбрать соответствующее значение в выпадающем списке сверху. Если ничего не выбирать, то отчет строится по всем направлениям.

Информация учета находится на листе «Данные». Сюда попадают операции, которые вводят через таблицу и через Telegram-бота.

Операции вводятся в таблицу через диалоговое окно, которое открывается при нажатии на кнопку «Приход/расход».

Выбираем статью ддс, направление и вводим сумму.

Операция записывается в таблицу и изменяет отчет на листе «ДДС».

Тут все так же просто, но для начала нужно подключить по инструкции в таблице Telegram-бот. Это занимает не больше минуты.

Ниже описан процесс учета в Telegram-боте.

1. Заходим в бота

2. Выбираем тип операции (приход или расход)

3. Выбираем статью бюджета, направление деятельности и вводим сумму

4. В таблице появляется введенная операция

На листе «Настройки» можно изменить все отображаемые справочники и подключить Telegram-бот. Все, что введено на этом листе отображается при учете и влияет на состав формы отчета. Таблицу можно полностью изменить под свой бизнес.

Лист «ДДС» строится при помощи формул. Вы можете полностью изменить его под свой бизнес.

Еще мы позаботились о его гибкости и его структуру можно изменить и без вмешательства в формулы и расчеты.

Каждая его строка содержит выпадающий список. Вы можете включить только те данные, которые нужны для анализа.

Если что то не открывается или не получается — пишите в Telegram-чат. Поможем разобраться, все настроить и ответим на вопросы.

Благодарим за внимание!