Как составить нормальный платёжный календарь? И как он поможет бизнесу?

Привет! Меня зовут Иван Шестак, редактор сервиса управленческого учёта «Финансист». Мы говорим про деньги компаний простыми словами и даём пищу для ума предпринимателями и финансистам.

Планирование в быту — «что приготовить на обед?» и «куда поехать летом?». Планирование в бизнесе — почти то же самое. Такой процесс охватывает горизонты от одного дня до нескольких лет. В статье рассмотрим, для чего нужны разные периоды финансового планирования, что такое платёжный календарь и как его составить.

Материал написан для блога «Помощник финансиста».

Долгосрочная модель скажет, сколько будет стоить компания через 10 лет, но будет бесполезна, если нужно посчитать, сколько денег будет в кассе завтра. Разберёмся, в каких случаях какие периоды планирования выбирать.

Часто бизнесу важно смотреть на несколько лет вперёд.

На эти вопросы ответят только долгосрочное планирование и финансовая модель. Горизонт планирования может достигать и 5, и 20 лет.

На основе долгосрочного плана строятся среднесрочные. Период финансового планирования существенно короче — годовой бюджет можно разбить на более точные квартальные и понять, достижимы ли вообще цели компании.

Например, планировали через три года выйти на фондовую биржу, но оказывается, что дела идут гораздо хуже запланированного, и стратегию нужно пересмотреть.

Годовой бюджет — вещь полезная, но многие важные детали он игнорирует. Например, в глобальной перспективе не так интересно, в каком именно месяце компания получит субсидию от государства. А в оперативном планировании важен каждый день.

Часто малый бизнес начинает именно с коротких планов — хватит ли денег на ближайший месяц? И здесь поможет удобный инструмент — платёжный календарь. Поговорим о нем подробнее.

Платёжный календарь — это таблица с прогнозом поступлений, расходов и остатков денег на каждый день.

За основу платёжного календаря берут данные БДДС. Но есть различия.

Календарь поможет не просто увидеть, хватит ли денег в любой из дней, но и в других аспектах.

Календарь достаточно просто построить даже в Excel. Разберем пошагово, как его составить.

Календарь — это таблица, в которой один столбец — это один день. Кроме того, нужно добавить следующие показатели:

Для начала определяем, когда и сколько денег придёт в компанию. Учитываем всё: выручку, субсидии, проценты по вкладу. Иногда понадобится сделать упрощение. Например, розничный магазин не может точно спрогнозировать поступления, но вполне может взять за основу прогноз ОДДС и посчитать среднее значение выручки за день.

Подходим к прогнозу реалистично — если покупатель постоянно задерживает оплату, то и в плане отодвигаем её на пару дней. В результате готов прогноз поступлений на каждый день.

Статьи расходов берутся из БДДС с максимальной детализацией. От бухгалтерии придут данные о том, в каком объёме платить зарплату, от инвестиционного отдела — когда ожидаются капитальные затраты. Маркетологи расскажут, на какие дни планируется оплата рекламных кампаний.

Обязательные платежи жёстко привязываем к датам. Проценты по кредиту платим 20 числа, заработную плату — 10 и 25, а вот бумагу для принтера можно купить после получения оплаты от покупателей. На этом шаге получаем сальдо денежных потоков и прогноз остатка денег на конец каждого дня.

Превышение оттоков над притоками в отдельные дни — нестрашная и частая ситуация (например, если оплачиваем новый автомобиль стоимостью несколько дневных выручек). Тревожным сигналом будет прогнозируемый отрицательный остаток денег. Чтобы заранее подготовиться к этому, разделим все платежи на:

На случай форс-мажора не планируйте нулевой остаток, всегда должен быть резерв — у какой-то компании ориентиром может быть сумма 20 тысяч, у какой-то — 20 миллионов.

Календарь недостаточно просто составить, работать с ним нужно постоянно. Основная идея — передвигать поступления на более ранний период, а расходы — на более поздний. Например, так:

Наш ответ — да, платёжный календарь полезен любому бизнесу. Финансовая модель без привязки к конкретным датам рискует остаться теоретической конструкцией.

Важно уделить внимание коротким периодам финансового планирования. Бизнесу со множеством проектов и контрагентов советуем использовать сервисы управленческой отчётности. Например, «Финансист» перестраивает ОДДС в подневный отчёт на ближайшие 90 дней. Благодаря этому можно избежать кассовых разрывов и штрафов за просрочку платежей.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.