Почему аутсорсинг печати – боль для IT-специалистов

При введении MPS иногда наблюдается недопонимание между IT-специалистами и аутсорсерами печати. Это иной вид взаимодействия, с которыми айтишники ранее не сталкивались. Поэтому на начальном этапе возникает недопонимание, и аутсорсинг воспринимается как очередная головная боль.

В закладки

В США сотрудник офиса каждый год использует 10 000 листов бумаги. В России ситуация чуть лучше – от 3200 до 5000 листов. Потребление бумаги снижается, но очень медленно. Но можно ли ускориться? А заодно – снизить затраты на обслуживание принтеров, повысить долговечность техники и сэкономить на инфраструктуре и электроэнергии?

Решением этих вопросов занимается служба аутсорсинга офисной печати (ее также называют MPS, от Managed Print Services – «управляемые услуги печати»). Это профильная фирма, которая оптимизирует работу печатной техники, делает расходы прозрачными и помогает компаниям экономить на каждом напечатанном листе.

Крупная логистическая компания. Загрузка машин проходит по регламенту, но отправка грузов со склада невозможна без сопроводительных документов. Час простоя принтера (а значит, и фуры) из-за поломки или недостачи бумаги/чернил обходится компании недешево.

Чтобы наладить, оптимизировать процесс печати, нужен специалист. Это либо управленец в штате (что достаточно дорого), либо профильная фирма на аутсорсе.

Может показаться, что оптимизация печати – это просто. Но на деле она включает принятие основополагающих решений:

  • какую технику поставить в офис;
  • какую систему контроля печати использовать;
  • как закупать картриджи;
  • как обеспечить регулярное обслуживание и плановый ремонт.

Найти хорошего, опытного и независимого специалиста по организации печати – сложно и затратно. Поэтому большинство компаний выбирают аутсорс. Это повышает эффективность работы и экономит средства. Вот только айтишники от такого решения часто не в восторге. Особенно на начальном этапе.

Что управление печатью означает для IT-специалистов

Перед IT-отделом и системными администраторами стоит одна задача: чтобы оборудование работало. Экономить деньги компании, как правило, не входит в их должностные обязанности. Поэтому аутсорсинг печати кажется чем-то эфемерным и непонятным.

На первый взгляд, повышение эффективности напрямую не коснется IT-специалистов. «Как менял картридж так и меняю, как исправлял замин бумаги, так и исправляю», – думают они. Но пока компания ежемесячно экономит десятки, сотни тысяч или миллионы рублей, айтишники тоже экономят – свое время.

Останавливать налаженные процессы никто не любит. К тому же, пока нет инструментов измерения объемов печати и количества поломок, доказать эффективность внедрения MPS крайне сложно. Поэтому айтишники зачастую видят в новом подрядчике источник проблем. Ведь принтеры работают, поломки устраняются, сотрудники особо не жалуются, зачем все переделывать?

Но на практике аутсорсинг печати приносит компании экономию в размере 20-30% расходов. В основном – благодаря сокращению затрат на обслуживание инфраструктуры (до 30%), закупку однотипных ЗИП и PM (до 30%), потребление бумаги (до 50%) и энергопотребление (до 50%). Для крупных компаний с десятками машин это миллионы рублей каждый год.

Но вернемся к IT-специалистам. Как замотивировать их на смену подрядчика и внедрение аутсорсинга печати?

Как решить проблему восприятия внутри компании

Первый вариант – создать позитивную мотивацию для IT в виде процента от экономии. Свяжите финансовую премию с оптимизацией процессов печати, и айтишники сами найдут наиболее эффективного подрядчика. Потому что деньги любят все.

Второй вариант – потребовать показать эффективность. Если IT-отдел не хочет менять подрядчика, пусть покажет в цифрах, сколько компания экономит. Если не хочет показывать, пусть меняет подрядчика. Жестко, но в интересах компании и даже самого отдела IT.

Третий вариант – устроить конкуренцию между отделами. Какой выбрать приз – решать Вам, но главное: создать условия, мотивирующие сотрудников сократить расходы компании на печать.

Что бы Вы ни выбрали, обязательно поговорите с IT-специалистами и узнайте, почему они негативно относятся к аутсорсингу печати и MPS. И почему им нравится работать с текущим подрядчиком. Попросите специалистов по печати подготовить кейсы, подтверждающие выгоды аутсорсинга и MPS для IT.

По отчетам Helpdesk, в одной московской компании два IT-специалиста обслуживали 15 устройств и тратили на поддержку печати 160 часов в месяц. После перехода на MPS временные затраты упали до 8-15 часов в месяц (в 20 раз!).

Четвертый вариант – Напомните IT-отделу о кибербезопасности. Ведь принтер ничем не отличается от ПК: он подключен к сети, с него можно считать конфиденциальные документы. Хотя многие вообще забывают, что принтер существует, пока с ним не работают или пока он не сломался. Для любой компании принтер – потенциальная «дыра» в системе безопасности.

Чем еще полезен аутсорсинг

  • Устраняет непрозрачность: Вы видите затраты на доставку, хранение, расходные материалы, детали и администрирование.
  • Устраняет неэффективность: Вы найдёте оптимальный баланс между принтером у каждого сотрудника и одним устройством на этаже.
  • Исключает простой системы и преждевременный износ оборудования: Ваши устройства не будут пылиться, а сотрудники – стоять в очереди за документами.
  • Освобождает сотрудников от обслуживания, ремонта и профилактики принтеров и проверки сети.
  • Оптимизирует расходы на материалы. С MPS неисправное оборудование заменяется, запасы тонера, бумаги, картриджей и чернил – своевременно пополняются.
  • Исключает печать лишних документов. По статистике, 32% распечатанных бумаг остаются невостребованными. И это без учёта печати для личных нужд.

При знакомстве с подрядчиком IT-специалисты иногда отождествляют покопийный контракт с аутсорсингом. Но это не так. Покопийка – просто форма оплаты за оказанные услуги и поставленные расходные материалы. Можно платить за отпечаток при любой форме взаимодействия с подрядчиком: аренда оборудования, сервисный контракт или аутсорсинг. Покопийка позволяет предусмотреть будущие расходы. Но оптимизация расходов напрямую зависит не только от формы оплаты, но и от управления процессами печати.

Проверьте ситуацию в своей компании:

  • Есть ли учет копий?
  • Кто и как контролирует процессы печати?
  • Кто решает, какая техника (и где) стоит в офисе? Есть ли у этого сотрудника профильная квалификация?
  • Кто и как учитывает расход бумаги и картриджей?
  • Сколько в месяц Вы тратите на печать?

Постарайтесь избежать соблазна прикинуть и скрупулезно подбейте расходы. Довольны ли Вы результатом?

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Игорь Челебаев", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 5, "likes": -1, "favorites": 4, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 112716, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 16 Mar 2020 16:15:09 +0300", "is_special": false }
0
5 комментариев
Популярные
По порядку
0

"два IT-специалиста обслуживали 15 устройств и тратили на поддержку печати 160 часов в месяц. После ... затраты упали до 8-15 часов в месяц"

И одного IT-специалиста сократили. 

Ответить
0

Так-то у IT специалистов много и других обязанностей есть, помимо возни с принтерами) 

Ответить
0

Когда "Игорь Челебаев" напоет "принималу решения" сказки про "аутсорсинг печати" - одного IT-специалиста сократят.

Поэтому IT-специалистам я бы рекомендовал держаться от этих чертей подальше. 

Ответить
0

Для компании где 15 печатающих устройств , двум IT специалистам вообще должно быть скучно.
ПС: плановый ремонт и  регулярное обслуживание  что такое такое ? 
ППС: от ваших примеров несёт за версту

Ответить
–1

Помню, после таких "оптимизаторов" с "плановой чисткой" приходилось пару дней всю технику перетряхивать, чтобы опять стабильно работала.

Таких бы в школы запихнуть, а то там такой ад и зоопарк! В каждом из 50 кабинетов мфу или принтер разных марок, родители сами закупают картриджи, директор на чердаке поставил "заправочный стенд" и закупает через тендеры ящики тонеров и всякие фотобарабаны с чипами.

Но чтобы это всё систематизировать - надо нехило вложиться в закупку и установку одинаковых МФУ - тут-то вся экономия и накрывается медным тазом!

Ответить

Прямой эфир