«Если вы не отвечаете на письма, то умираете»

Николай Новосёлов, генеральный директор научно-развлекательного проекта Artnauka, составил в Facebook список правил общения по электронной почте для своей компании. Редакция vc.ru публикует текст с разрешения автора.

Почта — кровеносная система между бизнесами. Часто одно письмо решает судьбу миллионных контрактов и целых предприятий. Понимают ли это ваши рядовые сотрудники, когда пересылают клиенту письмо «Марина и её ******** (неадекватные) запросы», «Этот нищеброд просит скидку»?

К слову, однажды переписка чуть не стоила мне работы, и неизвестно, сколько клиентов мы с тех пор потеряли из-за незнания основ и простых правил.

Поэтому я составил небольшой регламент правил для нашей компании, а потом подумал, что это может быть полезно и другим. Я бы рекомендовал вам доработать список, распечатать и повесить перед всеми сотрудниками.

1. Уважайте клиента, его имя и бренд.

Проверьте в интернете, проверьте в соцсетях, зайдите на Forbes. Позвоните и спросите дважды.

2. Не будьте «гардеробщицей».

Почта не место для нравоучений: здесь должны быть сроки, пути решения, компромиссы, конкретика и конструктив. Не заставляйте клиента ненавидеть ваши письма. Мы подстраиваемся под клиента, а не подстраиваем клиента под себя.

3. Хорошая шутка должна быть коротк...

Письмо — это акт уважения: чем больше вы уважаете собеседника, тем больше следует экономить его время.

4. Досчитайте до 25 и отвечайте.

Ничто так не ценится, как вдумчивое отношение.

5. Обещанного три года никто не ждёт.

Каков максимальный срок ответа на письмо? Ответ желателен в течение трёх-четырёх часов. Это зависит от размера и характера бизнеса: транснациональные компании могут «мутузить» письмо неделями, и для них действует правило «не более трёх дней», тогда как ожидаемый срок ответа дизайн-бюро составляет один-два часа. И всё же, если срок ответа превышает три часа, желательно выполнить следующий пункт.

6. Судьи удаляются на совещание.

Если, получив письмо, вы понимаете, что не можете дать на него ответ в течение суток, то хорошим тоном будет уведомление адресата о том, что вы получили письмо и ответите на него: «Письмо получил. Отвечу сегодня в течение дня» или «Письмо получил. Для ответа нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее …».

При этом важно действительно выполнить ваше обещание. Вам помогут:

• Google-календарь с отметкой.
• CRM-система общения с клиентами и контрагентами.
• Система отложенных писем в почтовом менеджере.
• Просто отметить сообщения в почте непрочитанными (на крайний случай).

7. Автоответ: за и против.

Если вы работаете в b2c, то используйте триггерные цепочки писем, личные ответы или ничего.

Если вы работаете в b2b, то используйте триггерные цепочки писем, личные ответы или ничего.

8. Предложение для «Газпрома», смета для «Газпрома», работа с «Газпромом».

В теме письма всегда следует указывать название вашей компании. Если вы пишете сотруднику «Газпрома» — он и так курсе, где работает и как его зовут. Пишите лучше о себе, это упростит ему поиск вашего письма в почте.

9. Одна цепочка — одна беседа.

Соблюдайте правило одной переписки для одной темы. Даже если у вас три параллельные задачи, ведите три параллельные беседы. Это позволит не потерять важное и легко находить нужные материалы без анализа десятков писем.

10. «Вы» или «ты»?

По крайней мере до тех пор, пока не было встречи, — «вы», после личного знакомства — уже по обстоятельствам.

11. «Вы» или «вы»?

Есть простое правило: если «Вы» в данном контексте можно заменить именем человека, то, скорее всего, с большой. Но лучше руководствоваться тем, как принято у вас в компании.

12. Я ДЛЯ ВАС СКИДОЧКУ НАМУТИЛ!!!! )))

Если у вас соответствующие отношения с клиентом, то такая коммуникация имеет место.

13. Сначала перечитайте.

Перед отправкой снова прочитайте то, что написали. Ошибки? Вложения? Не ленитесь, второго шанса не будет.

14. Вложения или облако?

Для этого вам нужно знать клиента. У байера могут быть ограничения на почту 3 Мб и доступ только к одному определённому файлообменнику с рабочего компьютера.

15. Подпись информативная и не слишком большая.

Четыре-пять строчек в вашем стиле. Картинки — зло.Не забудьте настроить подписи для всех действий и почтовых клиентов, включая мобильные (там обычно другие настройки).

16. Письмо — не место для конфиденциальной информации.

Если вы предлагаете откат, уволить сотрудника, совершить гражданский переворот — письмо позволит мгновенно донести информацию любому абоненту с однозначной идентификацией автора.

17. Автоматизация оптимизации и оптимизация автоматизации.

Оптимизируйте и автоматизируйте базовые ответы. Драфты, шаблоны, заготовки — есть множество инструментов для отличных ответов. Сотрудник тратит на типовое письмо час? Множество важных ссылок? Автоматизировать дополнительную продажу? Just do it.

18. Письмо на первое, звонок на второе.

Отправка письма должна сопровождаться звонком с уведомлением. Если время нерабочее — письмо и SMS-сообщение. Ваши письма найдут в спаме. Вы вместе успеете осметить тендер. Вы не потеряете клиента.

19. Ответить всем.

Если собеседник включил в переписку четырёх человек — он имел на то основания. Нажмите «Ответить всем» (или настройте эту функцию раз и навсегда). Нет ничего хуже, чем недоинформированность людей, принимающих решение по вашей задаче.

20. Структура & действия & ответственные.

Если за получением вашего письма должно последовать какое-то действие, не делайте из этого секрета и не заставляйте людей додумывать: напишите об этом явно, доступно и по пунктам.

21. «Вшить клиента».

Выполнения требований CRM-системы и внутреннего контроля качества. Если у вас есть внутренний регламент — не забывайте его выполнять. Бизнес-процессы не должны простаивать из-за одного элемента.

22. «Бесшовный подхват».

Если коллеги переслали письмо с просьбой «подхватить клиента» — подробно изучите всю историю переписки и подхватите клиента так, чтобы он не заметил, что его проект начал вести кто-то другой. Старайтесь не задавать лишних вопросов, ответы на которые есть в переписке. Если пересылаете письмо коллеге — убедитесь, что вместе с письмом уходит полная исчерпывающая история, которая поможет коллеге «бесшовно» подхватить клиента.

23. Email — лицо вашей компании.

Следите за собой и за сотрудниками, соблюдайте правила и нормы. Допущенные ошибки сохранятся с клиентами надолго. Сделайте так, чтобы ваше письмо стало светом среди кромешного ******* (мрака) и спама.