«Управлять нужно работой, а не людьми»: канбанист Алексей Пименов о мифах вокруг канбан-метода и потенциальных выгодах

Канбан окружён самыми разными мифами. Его разработку приписывают менеджерам «Тойоты», хотя айтишная версия, которая сейчас в ходу, возникла в «Майкрософте». Говорят, что по канбану можно работать, однако он не перекраивает процессы вдоль и поперёк, а накладывается на них. Считается, что сотрудникам достаточно создать доску с задачами в таск-трекере, чтобы называться канбанистами. Но на деле этого мало.

Канбан — это метод улучшения процессов в компании. Он развивался как альтернатива гибким подходам, которые зачастую революционны: в какой-то момент компания начинает работать совершенно по-новому, делая большой рывок. Метод, о котором мы говорим сегодня, предполагает эволюционные улучшения: нужно не отменять прежние правила, а вводить новые практики, чтобы в конкурентной борьбе последние смогли победить.

В канбане около 150 практик. Но он не диктует «так делайте», «вот так не делайте», а даёт свободу действий. Это способ мышления, поиска проблем и выработки решений. Многие считают, что практики, наполняющие этот метод, — просто здравый смысл.

Инструменты канбана работают в разных масштабах бизнеса: и в стартапе, и в корпорации. Они пригодятся в ИТ, эйчаре, маркетинге и других сферах, в которых много умственного труда. Присмотреться к этому методу стоит менеджерам, которые видят проблемы в своих проектах: например, когда продуктовые фичи катятся медленно или непонятно, как нарастить объём работы.

Наиболее распространённый, но в то же время не самый первый инструмент канбана — визуализация. Он нужен потому, что в сфере умственного труда нельзя просто зайти в кабинет и увидеть, на каком этапе находится проект или реализация какой-то функциональности, когда работа будет закончена. Бумажные стикеры, спустя время переросшие во всем известные электронные доски, — это физический эквивалент умственного труда.

Ключевое отличие обычной доски от той, что соответствует канбану, состоит в том, что вторая создаёт вытягивающий процесс, то есть процесс, который обратен конвейеру.

Конвейерный процесс — это проталкивающий процесс, присущий физическому труду. Например, специалисту за какое-то время нужно вкрутить энное количество гаек, поэтому человек, выстраивающий процессы на заводе, нормирует труд работника так, чтобы тот выполнил задачу в срок. При этом для умственного труда во многом характерны нестандартные задачи, которые труднее поддаются прогнозу.

Представим, что на нашей виртуальной доске есть колонки «анализ», «разработка», «тестирование». На деле двигать задачи по этим столбцам будет непросто, потому что, вероятнее всего, разработчик не всегда может приступить к работе сразу после того, как завершил работу аналитик, а тестировщик — взяться за дело в тот момент, когда разработчик завершил свою работу.

Нужно в процесс добавить промежуточные этапы, которые сигнализируют о том, что одна работа завершена, а другая ещё не стартовала, такие этапы называются буферами. И вот наша доска преобразуется уже в доску, в которой есть колонки «анализ в работе», «анализ — готово», «разработка в работе», «разработка — готово», «тестирование в работе», «тестирование — готово».

Допустим, вы поставите на такую доску WIP-лимиты, и доска заполнится работой. Когда разработчик закончит свою работу, ему надо будет перенести карточку в колонку «разработка — готово», а это может быть невозможно, потому что там заполнен лимит. Оставить карточку на месте он тоже не может, потому что он закончил работу. Вот тут и получается, что с доской сделать вообще ничего нельзя, не говоря уже о вытягивающем процессе.

Дело в том, что лимит стоит ставить сразу на пару колонок — на колонку, где идёт работа, и буфер, который следует сразу за ней. А невозможность поставить один лимит сразу на две колонки — главная ошибка многих таск-трекеров. Без этого построить вытягивающий процесс невозможно. Если условный разработчик перенёс все задачи на доске в колонку «готово к тестированию» и ему нечем заняться, то это тоже не проблема. В таком случае он может, например, предложить свою помощь коллегам или заняться саморазвитием.

1. Определить взаимосвязи между метриками производственных систем

Среди них выделяют, например, время производства (причём это не число, а распределение плотности и вероятности), пропускную способность (количество работы, которую можно сделать за единицу времени), а также эффективность потока (метрику, при помощи которой можно измерить потенциал улучшений).

Вот как это работает на практике. Если вам надо сокращать время производства, то необходимо снизить количество незавершённой работы. А если пропускная способность оставляет желать лучшего, то причина может быть в нехватке людей. При этом если вы сильно снизите количество незавершённой работы, то пострадает пропускная способность: вы будете делать быстро, но мало.

2. Построить прогнозы

Во многих проектах используется диаграмма Ганта — очень старый инструмент, придуманный чуть ли не при строительстве нью-йоркского небоскрёба Эмпайр-стейт-билдинг. Однако, перейдя в ИТ-отрасль, диаграмма Ганта потеряла свою эффективность. Менеджеры шутят между собой: «Ты построил диаграмму Ганта, получив срок завершения проекта, а теперь умножь его на число пи, чтобы узнать реальную дату».

Всё потому, что в умственном труде нет корреляции между временем производства и трудозатратами. Тогда встаёт вопрос: а как же дать прогноз? Решение — опираться на свою статистику по завершённым фичам, задачам или проектам. В этот вероятностный прогноз закладываются разные непредвиденные обстоятельства, в числе которых болезнь сотрудников и опоздание подрядчиков. Ведь если какая-то ситуация неоднократно случалась раньше, то высока вероятность, что она произойдёт снова, а завершённые фичи, задачи и проекты уже содержат информацию по таким прецедентам.

3. Отработать риски

Их также можно собрать статистически. Часто таск-трекеры включают в себя инструменты сбора этих рисков и позволяют ответить на вопросы, почему проект покатился позже срока или был реализован хуже, чем ожидалось. Поиск этих причин — первый шаг на пути к их устранению.

В арсенале канбана есть кластеризация блокировок, то есть поиск того, что сильнее всего вносит задержки в рабочий процесс. Для этого нужно выписать все негативные события, которые произошли на каком-то этапе. Например, вы можете прийти к тому, что за последние полгода у вас 15 раз останавливалась работа, что суммарно затормозило ваши проекты на 23 дня. Сильнейшим стоп-фактором может быть то, что программист не понимает задачу и пишет заказчику, а тот по нескольку раз возвращает её обратно, не в силах сформулировать объяснение.

4. Лучше узнать команду

Также в работе могут пригодиться практики из психологии и социологии. Люди любят изменения, но не любят меняться сами. Канбан способен дать понимание, как сотрудники будут реагировать на изменения и насколько они готовы к ним, дав характеристики команде по социальному капиталу, сплочённости и готовности к инновациям.

Несмотря на то что этот метод не грозит глобальной перестройкой рабочего процесса, поначалу сотрудники всё равно могут быть не рады новым практикам. Менеджера, вернувшегося с очередного обучения, они вряд ли воспримут с энтузиазмом. И на то есть свои причины: это может сулить бесполезные перемены в привычной работе и улучшения ради улучшений.

Первое правило канбанистов — никому не говорить о планах использовать канбан. Мы не будем кардинально менять процесс на старте и не будем поднимать флаг с надписью «Всем канбан» над компанией. Самоцели в повсеместном использовании канбана нет, как и нет цели стоять над душой у специалиста и выжимать из него последние соки. Тем более, что в современной ИТ-структуре чисто инженерного времени работы очень мало — 10–15% от всего времени, за которое делался проект. Остальные рабочие часы можно оптимизировать, а сотрудникам надо просто дать возможность проявить себя. Управлять нужно работой, а не людьми.

Из-за большого распространения скрам-подхода менеджеры начинают мерить другие подходы его линейкой. Об этом даже гуляет шутка — управленец приходит на обучению канбану и спрашивает: «А где это в вашем канбане наш скрам-мастер?»

В канбане необязательно использовать всё и сразу. Вывести на доску все проекты, которые находятся в работе, — может быть уже огромным шагом для вашей команды, поэтому пугать сотрудников WIP-лимитами, актуальными для айтишников, не нужно.

Интеграция метода в работу начинается с исследования пути от клиентского запроса до его удовлетворения. Для этого используется алгоритм STATIK (System Thinking Approach To Introducing Kanban). После этого нужно визуализировать процесс и покрыть его метриками, а затем начать анализ и поиск улучшений. Подробности — в книге Майка Барроуза, формализовавшего этот алгоритм.

Также будет полезно изучить модель организационной зрелости, то есть способность противостоять вызовам рынка. Это дорожная карта, которая показывает, какие инструменты канбана пригодятся компании, находящейся на том или ином этапе развития.

Лакмусовый тест, прижился ли у вас этот метод, очень прост: посмотрите, что изменилось в вашей компании. Выросли ли метрики? Есть ли перемены в поведении руководства? Поняли ли поставщики или заказчики, что вы просто физически не можете сделать всё, что на вас упадёт, поэтому надо отдать предпочтение только тому, что несёт ценность? Если процессы трансформируются в лучшую сторону, то вы используете канбан не зря.

В отличие от тех, кто использует эджайл-подходы и украшает свой офис соответствующим ярлыком, канбанисты не гонятся за маркировками. Неважно, как вы называете процессы в своей компании, — главное, чтобы они работали. Процветание происходит не благодаря методу как таковому, а потому, что управленцы правильно используют инструменты менеджмента. В этом и есть главный секрет.

Спешим напомнить, что на умные дашборды Мегаплана вы можете разом выводить все ваши канбан-доски. Тогда динамику выполнения задач, внутренних процессов и скорость сделок можно будет легко оценить, открыв всего один экран. Данные на любой доске можно фильтровать, группировать и сортировать, а ещё редактировать поля по своему усмотрению.

Если уже пользуетесь Мегапланом, обязательно применяйте канбан-метод. Если ещё нет, регистрируйтесь в нашем сервисе и изучайте первые 14 дней бесплатно.