Оффтоп Philipp Kontsarenko
10 860

«Никогда не открывайте почту, чтобы просто её проверить»

Советы предпринимателя из США по работе с email

В закладки

Предприниматель Дариус Форокс опубликовал в своём блоге на Medium советы по работе с почтой. Он придерживается правила Zero Inbox и советует четыре правила для того, чтобы повысить собственную эффективность в работе с корреспонденцией.

По словам предпринимателя, в день он получает 40-50 писем — не включая автоматические письма от сервисов и интернет-магазинов. Однако содержание большинства писем, несмотря на заголовки со словами «Срочно», «Важно» и прочее, оказывается не таким интересным, отмечает Форокс. Каждый раз такие сообщения отвлекают предпринимателя от работы и «сбивают» его фокус.

Поэтому Форокс, использующий для работы с почтой принцип Zero Inbox (все входящие письма — это задачи, которые после выполнения помещаются в архив), сформулировал несколько правил для проверки email.

Количество писем не зависит от вашей успешности

Большинство предпринимателей получает в среднем 5-50 писем в день, пишет Форокс: «Однако объем корреспонденции никак не отражает вашу важность». Предприниматель считает, что с проблемами в обработке входящих email сталкивается каждый: вне зависимости от того, идёт ли речь о 500 письмах в день или всего пяти.

Большинство систем для работы с email слишком сложны. Я не хочу тратить время на архивирование писем в различные папки или создавать систему, которая будет требовать от меня много усилий.

Открывайте почту только для того, чтобы ответить на письма

«Никогда не проверяйте почту только для того, чтобы её проверить», — советует Форокс. Большинство людей держат почтовую программу всегда открытой или запускают её только для того, что проверить входящую корреспонденцию.

В чём смысл? Проверка почты — бесполезное занятие. Даже если вы ждете важное сообщение. Зачем просто смотреть в экран, когда можно заняться чем-то полезным.

Отвечайте. Архивируйте. Откладывайте.

Предприниматель советует ограничить взаимодействие с почтой тремя действиями: ответом на входящую корреспонденцию, архивированием писем, которые уже не нужны, откладывайте (функция Snooze для Google Inbox)

Я отвечаю сразу на простые письма. Архивирую сообщения, в которых не требуется моего ответа.

Письма, на которые нет возможности дать мгновенный ответ, Форокс откладывает. Он старается минимизировать количество отложенных email, так как это добавляет лишний стресс в работе: «Природа человека ориентирована на выполнение задач. Мозгу постоянно нужно их завершать. Многие исследования доказывают, что нерешенные задачи приводят к росту эмоциональной нестабильности».

Не нужно держать почтовую программу всё время открытой

Предприниматель советует использовать её только тогда, когда нужно поработать с почтой. Кроме того, он рекомендует выключить все уведомления о входящих email.

Если вы не работаете в техподдержке, вам не платят за отправку email. Ваша работа заключается в другом. Поэтому идите выполнять свою работу. Каждое новое уведомление о письме сбивает ваш фокус.

Можно работать с почтой несколько раз в день

Предприниматель пробовал планировать время, в которое он отвечает на почту. Например, каждый день с 5 до 5:30. Однако в работе с email можно быть более гибким, считает Форокс: это зависит от количества получаемой корреспонденции.

Это по-прежнему значит, что в течение дня нельзя заходить на почту только ради её проверки. Можно открыть email раз или два раза в день. Но я заметил, что не имеет никакого значения, как часто вы заходите на почту для работы с корреспонденцией.

#работа_с_почтой

{ "author_name": "Philipp Kontsarenko", "author_type": "editor", "tags": ["\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430_\u0441_\u043f\u043e\u0447\u0442\u043e\u0439"], "comments": 23, "likes": 19, "favorites": 5, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 16691, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Tue, 05 Jul 2016 12:32:59 +0300" }
{ "id": 16691, "author_id": 4, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/16691\/get","add":"\/comments\/16691\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/16691"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791 }

23 комментария 23 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
15

Да как же заебали все эти современные "бизнес"-советчики: почту не открывай, на письма отвечай только вечером, телефон не бери... Можно сразу прибить табличку: почту не читаю, телефон беру в строго отведенные часы только с знакомых номеров, идите нахуй. Долбоебы настолько заэкспериментировались с этим GTD, что несут полную ахинею. Я хз, может "там" клиент и понимает такое поведение, но вот "здесь" вероятность полного провала этих наставлений и грустного кармана, как следствия, стремится к 100%.

Ответить
0

It’s not perfect, and this might not work if you work in customer service, or in a very fast-paced business.

На это тоже автор оговорился)

Ответить

Комментарий удален

0

Вы знаете, я могу ошибаться, но если работа человека - не customer service, то и "здесь" в России приемлемо не отвечать моментально на все входящие письма, и тем более, звонки.
Автор прав, говоря что, скорее всего, ваша работа заключается не в емейлах, и её нужно когда-то делать, не отвлекаясь.
Проверка почты создаёт дополнительный список дел, забивает вашу персональную "оперативку" новыми задачами, заставляет отвлекаться и на них, когда ещё не завершены предыдущие.
И, мне кажется, адекватным клиентам понятно, что вы не сидите целый день на телефоне/чатике/почте, но и делаете непосредственно работу за которую он платит, нет?

Ответить

Комментарий удален

0

Да, и это прописано в контракте.

Дело в том, что если я делаю непосредственно работу-работу, а не чатик с клиентом, то вопросы возникают редко - только выбирай из предложенного и бюджет одобряй.

Свою скорость работы я проговариваю с клиентом "на берегу", и если его устраивает- ок. Если нужна удвоенная скорость и постоянный контакт, и по вечерам, и в выходные - организация свадьбы стоит примерно в два раза дороже.

Но в стандартной ситуации обычно стоимость обсуждаемой транзакции ("вопрос клиента") - это вопрос в среднем на минимум 1000-1500 евро - обычно готовы подождать до суток без проблем.

Ну, кстати, ещё есть невесты, с которыми приятно общаться и просто так, они - в привилегированном положении, и чаще всего в чатике. :)

Ответить
11

Все эти советы, столь популярные в последнее время, больше напоминают цитатки столь любимые женщинами в соц. сетях

Ответить
1

В США не пользуются расширениями или уведомлениями о приходе новых писем? Зачем открывать почту, чтобы ее проверять?

Ответить
2

Он имеет ввиду, что нужно выключить и уведомления тоже.

Ответить
2

...и вообще, выключите компутер и идите спать

Ответить
2

Учитывая как работает большинство компаний, именно так они все и делают, на звонки не отвечают и почту не открывают.

Ответить
2

Я не знаю чем таким занимаются все эти "советчики", но проверяя почту (автоматически приходит, как никак 2016 год) и отвечая людям, я делаю работу. Иначе зачем мне вообще емайл? На рекламную чушь от магазинов я даже не подписываюсь, а для заказов используют другой ящик. Для личной переписки я емайлом не пользуюсь уже лет 20.

Ответить
0

Значит в вашей работе нет части "производства" продукта/услуги.
Вы - менеджер по продажам, онлайн-консультант или тех.поддержка?

Ответить
0

Вы никогда не задумывались, а кто находится по ту сторону при переписке с менеджером по продажам, онлайн-консультантом или тех.поддержкой?

Ответить
0

При переписке с ними "по ту сторону" относительно менеджеров находится клиент.

Если же вы о back office, то все же должна присутствовать составная часть работы ("производство"), заключающаяся не в ответах на мэйлы.

Ответить
0

Ответы на емайлы уменьшают время на принятие решений о закупках, утверждения макетов, отправка документации и много чего еще. Я не говорю, что этих емайлов реально десятки в день, но моментальные ответы на них, существенно ускоряют рабочий процесс не только мне, но и кореспонденту. Если же работа не требует участия других людей вообще, тогда да, емайлы можно не читать и не отвечать, но таких людей очень мало и утверджать что "Проверка почты — бесполезное занятие. Даже если вы ждете важное сообщение. " - очень глупо, особенно если предприниматель хочет реально делать дела, а не создавать иллюзию работы.

Меня лично крайне раздражают люди, которые отвечают на емайл больше суток. Звонишь им, а в ответ: "Да, да, мы получили ваше письмо еще вчера, скоро ответим". Получил, прочитал, потом забил хер - это вот никогда не стоит делать, если хочешь добиться чего-то.

Ответить
0

Беспредметная дискуссия получается.

Ну, понятно, что есть ситуации, когда нужно отвечать оперативно, и это будет полезно для всех.

Автор говорит "не проверяй почту впустую, просто чтобы проверить и не ответить" - и мне кажется, это логично, и вы с этим согласны тоже.

Конкретно в моей работе новый мэил=новые задачи, поэтому я проверяю почту два-три раза в день с целью их разобрать, ответить. Формат чата для мэйлов редко подходит для продуктивной работы (снова, конкретно в моем случае) - мне нужно время на составление самих смет, предложений, документации, макетов, творческого процесса - то есть "производства" сути ответа.

И да, если мэил с задачами приходит в 5 часов вечера, - это мой конец рабочего дня, вполне возможно, что я буду в числе тех раздражающих вас людей, которые не отвечают сутки. Вечер и выходные - для семьи, следующий рабочий день - для решения задач в порядке очередности и приоритетности. Бывает, сливаю так потенциальных клиентов, это правда - ну, значит, не настолько они важны и интересны в сравнении с другими. :)

Ответить
0

Я об этом и говорю. Статья ни о чем, автор - балабол :)

Ответить
1

Я читал одну статью, по-моему даже тут - там говорилось про какого-то крутого бизнесмена из США и он рассказывал как он пользуется почтой.

Так смысл был в том, что он не читает почту постоянно, а включает ее на 10 минут в день и отвечает всем.

Я могу по себе сказать: почта отвлекает. Достаточно включить ее 2-3 раза в день, ответить всем и опять выключить. Иначе нереально отвлекает.

Ответить
1

Опять этот персонаж-бездельник :)
Ну я опять ему на Медиуме напишу что о нем думаю :))

Ответить

Комментарий удален

0

However, rule 1 still applies. That means: No “checking” of email. Sometimes it works to answer your email on set times. And only once or twice a day. But I’ve found that it doesn’t really matter how often you want to deal with email.
As long as you are not interrupted by it, it’s okay. Some people just have to deal with more email. So just deal with it. Some days I don’t open email at all. Other days I spend a few hours on email.

Вот так это сжалось до процитрованных слов.

Ответить
0

:ok_hand:

Ответить
0

Явный пациент Кащенко писал.

Ответить
0

Почему не создать несколько ящиков, для разных целей.
1. Клиенты(почта на визитке), все остальное в СПАМ
2. Интернет магазины
3. Спам почта, которую можно не читать(для регистрации на сайтах и прочего мусора)

Ответить
0

В Европе и США, это нормально не отвечать несколько дней, не всегда но часто. В СНГ нет, что плохо и очень хорошо.

Ответить
0

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Команда калифорнийского проекта
оказалась нейронной сетью
Подписаться на push-уведомления