С чего начать управленческий учёт начинающему предпринимателю

Сооснователь консалт-бюро «Нескучные финансы» Александр Афанасьев о том, как превратить Excel-таблицу в структурированный денежный отчёт.

Александр Афанасьев
Александр Афанасьев

В 2015 году я руководил транспортной компанией. Вносил доходы и расходы в таблицу Excel, а в конце месяца получал отчёт. Что делать с этими показателями, я не знал и чувствовал, будто не я управляю бизнесом, а он мной. Тогда я решил изменить отношение к финансовой отчётности. Я расскажу о первых шагах на этом пути.

Начать с простого

Финансы — это скучно, но необходимо. Отчёты, финансовая модель, бюджетирование, анализ, планирование — всё это нужно узнать в подробностях. Чтобы принимать взвешенные решения, нужно вникать в детали.

Начните с простого. Познакомьтесь с базовыми отчетами: ОДДС, P&L и баланс. Самый простой из них — ОДДС, отчёт о движении денежных средств. Ниже мы подробно разберём его, и вы сможете заполнять этот документ самостоятельно.

Знакомство с ОДДС

Движение денежных средств — это поступление и изъятие денег с расчётного счёта или из кассы. Каждая операция фиксируется в отчёте.

Шаблон ОДДС в «Google Таблицах»
Шаблон ОДДС в «Google Таблицах»

Отчёт показывает, на что уходят деньги и с какой суммой начинается каждый новый месяц. Вы видите, хватит ли средств на оплату аренды, выплаты сотрудникам. Когда все движения денег перед глазами, можно планировать расходы на следующие месяцы.

При оформлении кредита в банке в первую очередь вас попросят показать ОДДС. Отчёт демонстрирует, сможет ли бизнес отчислять ежемесячные платежи.

Пять правил ведения ОДДС

Большинство предпринимателей фиксируют доходы и расходы в таблице Excel. Это упрощённый вариант ведения ОДДС. Превратить такую таблицу в полноценный и полезный отчёт можно, совершив следующие операции.

1. Сгруппируйте статьи доходов и расходов

В малом бизнесе количество доходных и расходных статей может доходить до 60. Чтобы строки в таблице не смешивались, разобьём статьи по категориям.

Найдите в таблице статьи, которые можно объединить по смыслу. Сгруппируйте покупку воды для кулера, канцелярских принадлежностей, замену ковриков и оплату аренды в категорию «Офис». При этом её мы назовем статьей, а входящие в неё операции — субстатьями. Аналогичным образом объедините операции по другим направлениям.

Если в бизнесе несколько направлений, разделите денежные потоки (например, доход от продажи товаров оптом и в розницу). Когда вы сгруппируете расходы и доходы, получится продуманный список статей с подпунктами. Чем меньше будет статей, тем лучше (оптимально 20-25 позиций). Так проще искать нужные операции по месяцу.

Разбивка на статьи, направления, группы и субстатьи
Разбивка на статьи, направления, группы и субстатьи

2. Разделите денежный поток по видам деятельности

Если в кассе есть деньги, собственник хочет их распределить. Но если сегодня вы покупаете станок, а через пять дней нужно выдавать зарплату, денег может просто не быть. В итоге вы берёте средства из одного направления, чтобы профинансировать другое. Однако такие внутренние перемещения нужно тщательно планировать.

Годовой отчёт о движении денежных средств: столбцы — номер периода (месяца), строки — статьи доходов и расходов
Годовой отчёт о движении денежных средств: столбцы — номер периода (месяца), строки — статьи доходов и расходов

Разделяйте денежные потоки на три вида деятельности:

  • Операционная. Это расходы, связанные с ежедневной работой компании: закупка товара, сырья, выплаты подрядчикам.
  • Инвестиционная. Это покупка, продажа и обслуживание основных средств предприятия: оборудование, транспорт, сайт. Такие расходы принесут пользу в будущем.
  • Финансовая. Это займы для нужд компании: берем кредиты, выплачиваем дивиденды.

3. Соберите все счета в едином отчёте

Легко запутаться, если у вас три расчётных счета, две банковские карты, счёт в «Яндекс.Деньгах» и касса с наличными. Когда операции с каждым из счетов фиксируются в едином отчёте, вы можете полноценно контролировать денежные потоки.

4. Не смешивайте личные деньги со средствами компании

Собственник сходил в кафе, потратил тысячу рублей с рабочей карты и забыл отметить в таблице операций. Из-за этого бухгалтер недосчитался средств при составлении отчёта. Конечно, за это вы отругали бухгалтера. И вам, и ему некомфортно.

Чтобы личные траты не мешали бизнесу, назначьте себе зарплату. Платите себе, как и другим сотрудникам, раз в месяц. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к сотрудникам.

5. Сверяйте реальный и отчетный баланс

Собственник видит в таблице ОДДС 100 тысяч рублей, а в кассе — лишь 20 тысяч. Непонятно, куда и когда пропали остальные деньги. В лучшем случае деньги найдутся, а вы учтёте свою ошибку, а в худшем — средства могут украсть.

Чтобы контролировать операции, чаще заглядывайте в ОДДС. Просматривайте отчёт каждый день перед тем, как закончить работу. Средства перестают исчезать, если сотрудники знают, что вы наблюдаете за бухгалтерией.

Даже если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам, сверяйте учтенные средства с наличными. Если не хотите запутаться, просматривайте отчёт чаще. Это поможет принимать управленческие решения.

Итоги

  • Фиксируйте доходы и расходы не реже одного раза в неделю.
  • Разбивайте денежный поток по направлениям: офис, склад, зарплаты.
  • Соберите счета в одном месте.
  • Не смешивайте личные деньги со средствами бизнеса.
  • Контролируйте, чтобы наличные в кассе совпадали с учтенной суммой.

Вести ОДДС нужно с самого начала бизнеса. Так вы будете знать, хватает ли в компании денег для расчётов с контрагентами: поставщиками, сотрудниками, подрядчиками.

88
26 комментариев

В 2015 году я руководил транспортной компанией. Вносил доходы и расходы в таблицу Excel, а в конце месяца получал отчёт. 


В две тысячи пятнадцатом.

А счеты были вместо калькулятора?

4
Ответить

Вы можете сколько угодно иронизировать, но реальность такова, что и в 2017-м многие компании ведут "учет" в экселе.

2
Ответить

Начните ведение бухгалтерии с найма бухгалтера! Косяки слишком дорого обходятся в бухучёте и налогах.

Не может пекарь сапоги хорошие сделать, так же как и сапожник пирог... наймите профи.

5
Ответить

Вы как бы правы и как бы нет. Бухгалтерский, Финансовый и Управленческий учёт это три разных учета. Кроме того есть разница между бухгалтером и экономистом. Бухгалтер занимается ретроспективной информацией, а экономист перспективной.

Ответить

"...В 2015 году я руководил транспортной компанией. Вносил доходы и расходы в таблицу Excel, а в конце месяца получал отчёт..."
В 1991-м я создал свой первый бизнес - АООТ Научно-производственный комплекс Корунд. Расходы записывал в тетрадку, доходы обменивал на доллары США и никуда ничего не записывал, считая эти деньги своей зарплатой) К 92-му году купил железобетонный гараж на чужое имя, который использовал в качестве депозитария для своей "зарплаты". В августе того же года до меня добралась налоговая инспекция, о существовании которой я смутно подозревал, черпая информацию из рассказов других "предпринимателей". В ходе беседы с налоговым начальником, я узнал, что мне нужен главный бухгалтер, в связи с чем немедленно сделал предложение этому начальнику о переходе в штат моих сотрудников, от которого она не смогла отказаться) С тех пор я даже тетрадку с расходами не веду - незачем))

3
Ответить