Кейс Yota: создание корпоративной соцсети на базе группы во «ВКонтакте»

Менеджер интернет-проектов оператора Илья Загрядский о наполнении контентом, привлечении сотрудников и обеспечении безопасности.

В 2010 году Yota было уже три года, мы быстро росли, и у нас появилась потребность в собственной корпоративной соцсети. Нам нужна была площадка, на которой сотрудники смогли бы свободно общаться и обсуждать рабочие вопросы, не переживая, что внутренняя информация попадёт в чужие руки.

Тогда на рынке было несколько платформ, которые позволяли создать такую площадку. Мы остановили свой выбор на Yammer, у которого на момент нашего обращения уже были такие крупные клиенты, как Xerox, Unicef, Nationwide и другие.

Мы использовали Yammer на протяжении семи лет. Но с быстрым и массовым распространением социальных сетей стало очевидно, что многие новые сотрудники не хотят регистрировать ещё один аккаунт и не понимают, как пользоваться Yammer, который очень сильно отличается от привычных многим «ВКонтакте» и Facebook.

На тот момент статистика показала, что на Yammer зарегистрированы всего 40% сотрудников, а среднее количество уникальных посетителей в месяц свелось к 149.

После анализа рынка мы приняли решение перенести, а точнее создать с нуля корпоративную соцсеть во «ВКонтакте». По результатам опроса, 86% сотрудников компании на момент поиска решения уже были зарегистрированы в этой социальной сети и заходили на сайт хотя бы один раз в сутки.

Прежде всего перед нами стояла задача организовать единое информационное поле, в котором мы могли бы транслировать корпоративную философию, хранить все необходимые документы и политики, а также дать возможность коллегам общаться на рабочие и свободные темы.

Что касается технической стороны, то здесь нам было важно создать удобный интерфейс, придумать стильное оформление и определиться с разделами. Кроме того, было важно сделать это недорого и быстро. Также весомым фактором при выборе социальной сети стала её доступность с любого устройства (ПК, планшет, смартфон).

Разработка дизайна для каждой страницы, меню, шапки. Верстка wiki-страниц и создание CMS.

Во «ВКонтакте» уже есть вся необходимая функциональность для оформления страницы. Поэтому нам оставалось только разработать визуальные элементы. А вот с наполнением wiki-страниц всё оказалось сложнее.

Стандартный инструмент «ВКонтакте» предлагает только wiki-разметку для добавления контента на страницу, что очень трудоемко, учитывая, что информация в некоторых разделах должна обновляться каждый день.

Например, для событий и мероприятий мы сделали «Календарь». Для того, чтобы он сохранял актуальность, его необходимо ежедневно обновлять: перемещать текущую дату, менять месяц — то есть перевёрстывать заново. Чтобы не заниматься этим вручную, мы написали CMS, в которую лишь добавляем события, а всё остальное происходит автоматически.

Благодаря CMS управлять контентом может любой пользователь. Достаточно одного часа, чтобы объяснить, как это работает. Также «ВКонтакте» внедрила новую функцию, позволяющую добавить в группу одно из сторонних приложений, например, «Вакансии», что частично покрыло наши потребности.

По остальным разделам мы хотим максимально автоматизировать работу с помощью синхронизации с внутренними системами и в дальнейшем отказаться от CMS.

Перед тем как пригласить в группу сотрудников, мы загрузили в неё документы, фотографии с мероприятий, календарь событий, а также опубликовали запись о том, что из себя представляет группа и как она будет работать дальше.

За полгода контента стало значительно больше. Сейчас в группу загружено более 7409 фотографий, 62 видео и 119 документов, создано 12 обсуждений, в числе которых обратная связь по тренингам, бюро находок, конкурсы и многое другое.

Также в меню можно найти такие разделы, как «Твоя Yota: инструкция для новичка», «Твой календарь: события и дни рождения», «Документы», «Твоё обучение: YotaStudy, база знаний, специалисты по обучению». Кроме того, каждый сотрудник может оставить свои пожелания об улучшении рабочих процессов и офисного пространства, нажав на кнопку «Есть идея» или написав в helpdesk.

Учитывая то, что группа закрытая и в неё должны попадать только сотрудники компании, необходимо было придумать механизм добавления пользователей в полуавтоматическом режиме без долгих и дорогих доработок и без интеграции с внутренними сервисами компании.

Мы сделали таблицу в «Google Формах», в которой сотрудники прикладывали ФИО, рабочую почту и ссылку на профиль во «ВКонтакте», после чего подавали заявку на добавление в группу. Инструкция была разослана по почте каждому сотруднику и выведена на телевизоры в офисах.

После этого мы некоторое время сверяли данные из формы cо штатным расписанием и добавляли пользователей вручную. За один час в группу удавалось добавить не более десяти человек при условии, что все данные изначально были внесены без ошибок. Процесс оказался сложным и трудозатратным.

Сейчас мы работаем над новым, полностью автоматическим сценарием добавления сотрудника, который планируем запустить в октябре 2017 года. Мы выбрали известный всем принцип авторизации через соцсети. Каждому новому сотруднику будет приходить на почту письмо с уникальной ссылкой, по которой необходимо авторизоваться во «ВКонтакте» и автоматически добавиться в группу.

На всю разработку корпоративной группы (проектирование, дизайн, wiki-страницы, заполнение контентом, подготовка шапок-картинок для публикаций) было потрачено вдвое меньше денег, чем на годовую оплату Yammer. А на создание платформы ушло около трёх месяцев.

Кроме того, мы выделили для себя следующие плюсы:

Первые месяцы стена в группе была открыта только для нескольких людей из административного отдела, которые добавляли в группу весь необходимый контент: документы, фотографии с мероприятий, новости компании, список дней рождений сотрудников и другое.

Сейчас стена открыта для всех. В основном на ней появляются приветственные записи от новых сотрудников с кратким рассказом о том, кто они, откуда к нам пришли, и фотографиями. В группе каждый может напрямую задать вопрос руководителю любого уровня, найти необходимые документы и поделиться обратной связью по проектам и событиям. Получается единое информационное поле, в котором появляется информация обо всём, что происходит в компании.

Конечно, нельзя сказать, что «ВКонтакте» удовлетворяет все наши потребности. Например, пока нет уведомлений для сегментированного информирования, чтобы новость из ленты попадала не всем участникам, а определенной группе людей. При этом статистика показывает, что с момента смены ресурса в группе зарегистрировались 1009 из 1205 сотрудников, а посещаемость по сравнению с Yammer повысилась в десять раз.

Мы не могли представить, с чем столкнёмся в процессе создания интранета на базе общедоступной сети, но у нас получился хороший, рабочий инструмент, который мы модифицируем по сей день.

Конечно, всегда существует возможность взлома аккаунта кого-то из сотрудников — участников группы. Поэтому мы тщательно отбираем информацию, которую публикуем в YotaTeam. Здесь каждый сотрудник может найти необходимые документы для комфортной работы в компании: бланки, заявления, внутренние политики.

Но ни один из этих документов не содержит коммерческие данные, технические детали, планы развития или любую другую конфиденциальную информацию. Такая практика справедлива для любого внутреннего ресурса, войти в который можно извне без дополнительных средств защиты.

Кроме того, перед вступлением в группу мы просили коллег настроить двухфакторную аутентификацию, чтобы дополнительно защитить личный профиль от взлома.​

#кейс