Я 2 месяца следил, куда менеджеры тратят рабочий день. 4,5 часа из 8 они НЕ продают, а делают ЭТО..

Слушай, у меня отдел из 6 менеджеров. План 180 сделок в месяц. Не выполняют даже на 60%. Говорят — мало заявок, низкое качество лидов, сложный продукт.

Я увеличил рекламный бюджет на 40%, поток заявок вырос. Продажи не выросли ни на рубль.

— Можно к вам приехать и один день просто посидеть рядом с отделом?

— Приезжай.

На следующий день я сидел в углу их опенспейса с секундомером и блокнотом. То, что я увидел за 8 часов, объяснило всё.

Из 8 рабочих часов менеджеры тратили на прямое общение с клиентами 2 часа 17 минут. Остальное время уходило на действия, которые к продажам не имели никакого отношения.

После того случая я решил провести эксперимент. Два месяца ездил по компаниям и делал одно и то же — сидел целый день рядом с отделом продаж и засекал каждое действие менеджера.

43 отдела продаж. Производство, опт, B2B-услуги, строительство. От 3 до 15 менеджеров в отделе. Средний чек от 200 тысяч до 8 миллионов.

Результат шокировал меня самого.

В среднем менеджер тратит на живое общение с клиентами (звонки + встречи) 2 часа 23 минуты в день. Это 30% рабочего времени.

Остальные 70% уходят на:

И это компании, где собственники уверены, что "менеджеры весь день на телефоне с клиентами".

Давайте разберём по пунктам, куда уходит время и почему это не очевидно.

Каждая сделка требует заполнения минимум 15 полей. Компания, контакт, телефон, email, источник, продукт, бюджет, срок, комментарий, следующая задача...

Я засекал: после звонка с клиентом менеджер тратит в среднем 11 минут на внесение информации в CRM.

При 15 звонках в день — это 2 часа 45 минут. Почти треть рабочего дня.

Самое смешное — 70% этой информации никто никогда не использует. Она лежит мёртвым грузом, но её надо заполнять, потому что "так требует система".

Я видел компанию, где после каждого звонка менеджер должен был написать детальный отчёт в специальном поле CRM: "О чём говорили, что сказал клиент, какие возражения, что ответил менеджер, какие договорённости". Эти отчёты никто не читал, но их надо было писать.

Средний объём такого отчёта: 400-600 знаков. Время на написание: 8-12 минут.

Один такой отчёт = время на два звонка клиентам.

В 34 из 43 компаний день начинался с планёрки. Среднее время: 42 минуты.

Что обсуждали:

Из этих 42 минут реально полезной для продаж была информация на 8-10 минут. Остальное — вода.

Планёрка в 9:00 означает, что первый звонок клиенту — в 9:50. Потому что после планёрки надо ещё кофе, проверить почту, посмотреть CRM.

А в это время клиенты уже работают и принимают звонки от конкурентов.

Менеджер не может сам назначить скидку больше 5%. Нужна подпись РОПа.

Менеджер не может сам изменить условия оплаты. Нужно согласование с финансовым директором.

Менеджер не может сам утвердить срок поставки. Нужно спросить у производства.

Каждое согласование — это минимум 15 минут потерянного времени. Найти нужного человека, объяснить ситуацию, дождаться ответа.

А клиент в это время ждёт. И пока ждёт — звонит конкурентам.

Я засёк: в среднем менеджер делает 3-4 согласования в день. Это час рабочего времени. Час, когда он не продаёт.

В большинстве компаний КП — это отдельный ритуал.

Менеджер открывает шаблон в Word. Меняет название компании клиента. Правит контактные данные. Корректирует состав оборудования. Пересчитывает стоимость. Проверяет, чтобы не было ошибок. Сохраняет в PDF. Прикрепляет к письму.

Среднее время: 27 минут на одно КП.

При 5 КП в день — это 2 часа 15 минут.

А можно было бы: автоматически генерировать КП из CRM за 2 минуты. Но "мы всегда так делали", "у нас специфика", "клиенты ценят индивидуальный подход".

Индивидуальный подход — это когда менеджер понимает потребность клиента. А не когда он 27 минут форматирует таблицу в Word.

Переходите и подписывайтесь на канал☝

Из 43 компаний было 7, где менеджеры действительно продавали весь день. Их конверсия была в 2,5 раза выше среднего.

Что они делали по-другому:

1. Минимум полей в CRM

Только критически важная информация: контакт, продукт, этап, сумма, следующая задача. Всё. Заполнение: 2 минуты.

Одна компания вообще внедрила речевую аналитику — звонок автоматически распознавался, ключевая информация сама попадала в CRM. Менеджер только проверял и корректировал. Время: 30 секунд.

2. Короткие ежедневные синхронизации

Вместо 40-минутной планёрки — 10 минут стоя. Каждый менеджер говорит: "Вчера закрыл 2 сделки на 1,2 млн, сегодня 3 встречи, нужна помощь РОПа по сделке с Ростехом". Всё. Следующий.

Детальные разборы — раз в неделю отдельно.

3. Матрица полномочий

Менеджер может сам давать скидку до 15%, менять условия оплаты в рамках утверждённых, согласовывать сроки с производством через чат.

Согласование с руководством — только для нестандартных ситуаций.

Результат: время на согласования сократилось с 47 до 12 минут в день.

4. Автогенерация документов

КП формируется из CRM одной кнопкой. Шаблон, цены, условия — всё подтягивается автоматически. Менеджер только выбирает комплектацию.

Время: 3 минуты вместо 27.

Потому что никто не засекает время. Вы видите, что менеджер сидит за компьютером, что-то делает, выглядит занятым. Значит, работает.

Но работа и продажи — это разные вещи.

Работа — это заполнение CRM, написание отчётов, участие в планёрках.

Продажи — это звонок клиенту, который заканчивается сделкой.

Всё остальное — обслуживание процесса. Важное, но не приносящее денег напрямую.

Проблема в том, что в большинстве компаний процесс стал важнее результата. Менеджеры тратят 70% времени на обслуживание процесса и только 30% — на то, ради чего их наняли.

Миф 1: "Если менеджер занят — он продаёт"

Занятость ≠ продажи. Можно весь день быть занятым: отчёты, планёрки, КП, согласования. И при этом сделать ноль звонков клиентам.

Миф 2: "Детальная отчётность помогает контролировать продажи"

Детальная отчётность помогает РОПу чувствовать контроль. Но продажам она не помогает. Более того — отнимает у менеджера время на реальные продажи.

Миф 3: "Планёрки нужны для синхронизации команды"

Планёрки нужны, но не 40-минутные каждое утро. Большую часть информации можно передать текстом за 5 минут. Живая встреча — только для решения сложных вопросов.

Посчитайте:

Если ответ на третий вопрос "не знаю" или меньше 4 часов — вы переплачиваете минимум 40% фонда оплаты труда за работу, которая не приносит денег.

При отделе из 6 менеджеров с зарплатой 80 000 руб. — это 192 000 рублей в месяц, которые вы платите за заполнение отчётов.

За год — 2,3 миллиона рублей.

Читайте больше материалов и полезных файлов в моем Telegram канале: подписывайтесь на канал