Почему таск-менеджеры не работают или ключевая ошибка самоорганизации предпринимателей

Основатель сервиса для контроля задач «Хаос-контроль» Дмитрий Тарасов — о том, как определять приоритетные задачи.

Пару лет назад я ездил в Нью-Йорк на конференцию The Next Web, на которой собрались предприниматели и инвесторы со всего мира.

Как вы можете себе представить, основной интерес присутствующих на подобных мероприятиях — это поиск новых деловых знакомств и общение. Поэтому всё самое интересное происходило не столько на сцене Манхэттен Центра, сколько в холле, где стартапы показывали свои проекты инвесторам, инвесторы показывали свои портфельные проекты друг другу, а предприниматели всех возможных национальностей и бэкграундов общались на различные темы.

Несмотря на леденящий нежную американскую душу русский акцент, я решил не отставать от общественности и весь день провел в разговорах с другими участниками конференции. Основной моей задачей было понять, как представители предпринимательской среды США и Европы относятся к вопросу самоорганизации и управления задачами с помощью органайзера, методологии GTD (Getting Things Done — vc.ru) и прочих инструментов тайм-менеджмента.

Зная, что американцы обладают специфической чертой быть предельно вежливыми при знакомстве, я предполагал, что в ответ на мой рассказ о том, кто я такой и чем занимаюсь (а занимаюсь я как раз созданием решения для организации задач), они будут ровно так же вежливо, но всё же безразлично мне улыбаться, как если бы я был, например, представителем церкви сатаны. (No disrespect по отношению к представителям церкви сатаны, как принято уточнять в США).

Однако в действительности реакция многих выходила за рамки обычной вежливости. Поначалу диалог протекал примерно так (в вольном переводе):

— Дмитрий, чем ты занимаешься?

— Я развиваю продукт Chaos Control. Это органайзер личных целей и задач, который…

— (Не дослушав) Погоди, как-как ты сказал он называется?

— Chaos Control.

— What a cool name! I definitely need this! (Не глядя покупает премиум-версию приложения в своем айфоне).

По окончанию мероприятия, уже в ближе к полуночи где-нибудь в баре фидбек и вовсе был простой:

— What?! Chaos Control? This is fucking amazing man!

Некоторые из моих собеседников высказывались в следующем ключе: «Слово “Хаос” точно описывает условия, в которых я работаю. Мне определенно нужен инструмент, который поможет все нормально организовать и придать моей рабочей деятельности какую-то управляемую структуру».

Надо признать, что такая обратная связь меня несколько удивила на фоне того, как этот диалог обычно протекает у нас в Москве:

— Чем ты занимаешься?

— Я делаю органайзер личных целей и задач.

— Пф, зачем нужен ещё один органайзер?

— А чем ты пользуешься?

— Ничем, я и так всё помню.

На конференции в Нью-Йорке фразу «хаос — это про меня, мне нужно решение» я слышал за день несколько раз от самых разных людей. От предпринимателей, руководителей коммерческих и благотворительных организаций, а также от одного эксцентричного инвестора. Складывалось ощущение, что чем успешнее выглядит человек, тем хуже он думает о своей самоорганизации.

Вернувшись из Нью-Йорка в Москву, я задумался о том, почему в штатах люди с большим интересом реагируют на тему самоорганизации, чем в СНГ.

Поначалу возникла мысль о том, что американцы просто сами по себе больше интересуются вопросом повышения своей эффективности в силу исторических причин и культурных особенностей. Однако за прошедшие полтора года я имел возможность пообщаться с достаточным количеством занятых и, главное, совершенно разных людей как из США, так и из СНГ, чтобы убедиться, что дело не в этом, и желание повысить свою эффективность не имеет привязки к географии, национальности, полу или другим факторам.

Желание повысить свою эффективность возникает из-за ощущения хаоса в делах. А ощущение хаоса в делах формируется у людей, которые, логично предположить, делают много дел. То есть у людей деятельных, амбициозных и предприимчивых. Парадоксально, но чем больше человек делает, тем менее организованным он себя считает. И тем больше его это беспокоит.

Так что большое количество позитивной обратной связи по поводу идеи «сделать ещё один органайзер» я услышал на The Next Web в США не потому что, попал в США, а потому что попал на мероприятие с высокой плотностью тех самых «хай-ачиверов». В СНГ, естественно, таких тоже немало, просто их редко можно встретить много и в одном месте.

Кстати, забавно, что люди, которые не делают ничего выдающегося, редко задумываются по поводу повышения эффективности своей работы и самоорганизации («я и так все помню, знаю и умею»), а вот предприниматели, инноваторы и лидеры всех возможных разновидностей постоянно озабочены этим вопросом.

Итак, вопрос: почему люди с предпринимательским складом ума живут в ощущении перманентного хаоса и напряжения, тратя немалые моральные силы на попытки выхода из этого состояния?

Давайте посмотрим на примерный набор интересов современного делового и амбициозного человека:

Логично, что чем способнее, талантливее или просто деятельнее человек, тем в жизни больше вещей, которые ему интересны и которыми ему хотелось бы заниматься. Обычно в такой ситуации мы приходит к такому заключению: «Так, надо научиться все успевать».

Логика подсказывает, что чтобы всё успевать, нужно научиться правильно планировать свои активности, правильно пользоваться органайзером, календарём и списками задач. То есть научиться контролировать хаос. Занятые люди стремятся переработать мешанину дел в чёткую и понятную структуру, с которой можно спокойно работать, а не впадать в уныние от того, сколько всего нужно успеть.

В конце концов, для этого и нужны календари и приложения-органайзеры, а также системы вроде GTD — чтобы обеспечить спокойствие рассудка и разложить по полочкам все наши активности:

Как правило, в поиске решения, как научиться эффективно управлять своими задачами, мы начинаем жонглировать списками дел и календарём, стремясь на выходе получить такое расписание, которое обеспечит прогресс во всех сферах нашей деятельности. Когда этот подход в N-й раз не срабатывает, мы приходим к проектному методу организации своих дел и наступает временное просветление. И правильно, ведь вот она, четкая и понятная структура проектов, где задачи объединены в проекты и сгруппированы в контекстных списках:

И всё вроде хорошо — все дела организованы, ничего не забыто, каждая задача на своем месте. Но такая структура обладает серьёзной проблемой — она имеет свойство разрастаться. Периодически наши пользователи показывают мне свои проекты и то, как выглядит структура их дел, — это похоже на кровавое месиво из несбыточных надежд:

Чем дальше, тем больше состав органайзера напоминает хорошо организованную свалку, при взгляде на которую возникает мысль: «Мне нужно столько всего сделать, что я даже не знаю, с чего начать. Интересно, что там нового в Facebook?». Всё, в этот момент органайзер перестал решать свою задачу.

Давайте вспомним, к чему мы стремимся, занимаясь планированием: «Хочу всё успевать и ничего не забывать». И это полный абсурд.

Представьте себе, что вы в отеле, где «всё включено», где-нибудь в Турции или, ещё лучше, в Испании. Вы приходите на завтрак, наливаете себе чашечку ароматного кофе и берете небольшой десерт. Чтобы дополнить это и без того идеальное сочетание, вы кладете на тарелку небольшую кисть винограда и дольку спелого, сочного ананаса. И вот вы садитесь за стол и, опубликовав в Instagram фотографию своей лёгкой и насыщенной витаминами трапезы, начинаете наслаждаться вкусной едой, летним испанским солнцем и шумом моря.

И тут ваш взгляд привлекают они: классическая русская семья из четырёх человек. Сея ужас в глазах персонала отеля, они подходят к шведскому столу, берут самые большие тарелки и накладывают в них всё, что видят, стараясь при этом организовать пространство на них так, чтобы поместилось побольше. Заполнив их до краев, они видят фрукты и берут по отдельному блюду и для них, и для десерта, снова демонстрируя чудеса оптимизации пространства на тарелке.

После того, как провизия доставлена на стол, они делают второй заход — на этот раз за напитками. И все это ради того, чтобы спустя полчаса уйти, до тошноты объевшись, но всё равно не осилив и половину всей набранной еды.

Многие деловые люди напоминают мне эту самую семью. Равно как туристы за завтраком набирают себе заведомо больше «бесплатной» еды, чем можно съесть, так и мы набираем себе больше «важных» дел, чем можно сделать. Как ни раскладывай еду по тарелкам, как ни запивай и как ни расстёгивай пуговицу на джинсах, у желудка есть предел. С целями и задачами то же самое — как ни распределяй их в органайзере, календаре или на листочке, ресурса времени и, главное, внимания от этого больше не станет.

Именно поэтому желание «всё успевать» в корне неверно. Продолжая аналогию с едой, можно сказать, что залог здоровья — есть полезную пищу и не переедать. Не пытаться засунуть в себя как можно больше всего, что кажется богатым витаминами, белками и Omega-3-6-9, а съесть ровно столько, сколько необходимо. Как-то глупо пытаться съесть все витамины на свете, правда?

Однако почему-то именно это мы и пытаемся сделать в контексте управления своими задачами. Многие пользователи «Хаос-контроля» начинают использовать органайзер именно с целью «привести в порядок» и разложить по полочкам все свои дела, чтобы ничего не забыть, держать все под контролем и как можно больше успевать.

В этом заключается фундаментальная ошибка планирования: поскольку мы крайне плохо оцениваем свои силы и требуемые ресурсы, получается, что мы пытаемся организовать дела, большую часть из которых заведомо не сделаем. Прямо как та семья в отеле.

Это особенно актуально для талантливых людей, которые много работают и у которых многое получается. Чем больше получается, тем больше они хотят делать. Чем больше они хотят делать, тем больше разнообразных целей для себя ставят. Чем больше целей, тем больше дел. Чем больше дел, тем больше хаоса и тем больше потребность «всё организовать». Но мы уже обсудили, что это путь в никуда.

Что это всё значит? Это значит, что самоорганизация начинается не с того, чтобы научиться правильно применять тайм-менеджмент, GTD, XYZ или что-нибудь посередине, а в том, чтобы сперва научиться отдавать себе отчёт, к чему именно их применять, научиться чётко определять свои приоритеты и, самое главное, устранить из своей картины мира те цели, желания и задачи, которые не так уж и важны.

Вот несколько мыслей на счет того, чего в органайзере быть не должно.

При планировании своего времени стоит избегать следующего:

При анализе цели всегда полезно определить, какова природа её возникновения. Действительно ли это ваше собственное желание или оно заложено окружающей вас экосистемой? Действительно ли вы хотите возобновить свою практику игры на пианино или рисования или думаете об этом, потому что в детстве отучились у музыкальной или художественной школе, куда вас отдали родители с целью чем-то вас занять?

Правда ли вашему стартапу так необходимы инвестиции или вы их хотите привлечь, потому что об этом мечтают все стартаперы? Вы хотите заниматься спортом, потому что это для вас является «якорем дисциплины» или потому что какие-то люди в Instagram не вылезают из спортзала? А вот этот проект вы начали, потому что он вам очень нравится или потому что сейчас блокчейн в тренде?

Моя основная претензия к целям, навязанным извне, вовсе не в том, что рисовать, делать стартапы и заниматься спортом бессмысленно. Проблема в том, что цели, которые существуют «потому что так вроде надо», не вызывают той эмоциональной вовлеченности, которую вызывают цели, основанные на естественном интересе. Это влечет за собой соответствующее отношение и заведомо посредственный результат. Такие цели только впустую тратят время и внимание, а это не более, чем медленная форма суицида.

У любого проекта, будь то бизнес-проект или какая-то комплексная личная задача, есть огромное количество различных метрик. Если взять тот же мир стартапов, то каждый проект можно оценить по доброму десятку параметров: размер привлеченных инвестиций, размер штата, количество сотрудников с ученой степенью, количество упоминаний в прессе, размер email-листа, количество загрузок, место в топе App Store, ARPU, CPA и так далее.

При этом в большинстве случаев значение имеют только два параметра: денежный поток и прибыль. Поэтому есть актуальные задачи, направленные на повышение прибыли, а есть задачи вроде как и логичные, но не особо актуальные — вроде получения публикаций на The Verge.

Аналогично и с любой другой деятельностью — если вы организуете конференцию и у вас пока ещё ни одного проданного билета, то привлечение участников — это актуальная задача, а вот оформление стойки регистрации — не особенно. Если вы ежемесячно тратите 200 тысяч рублей на свой сайд-проект при доходе в 150 тысяч рублей, то задача повысить его прибыльность — актуальная, а вот задача научиться экономить на бургерах — хоть и логичная, но не актуальная, потому что проблему не решит.

Интересно, что методики вроде GTD предлагают фиксировать в органайзер всё подряд, включая и неактуальные задачи из серии «когда-нибудь». Хотя такой подход прекрасно подходит для, скажем, офисных работников, он совершенно неприменим для людей с предпринимательским складом ума, живой ум которых, помноженный на информационное изобилие и скорость темпа жизни, ведёт к тому, что эти «когда-нибудь» появляются так быстро, что весь день можно только и заниматься настройкой органайзера и планированием, вместо того, чтобы делать дело.

Поэтому в органайзер, список дел и в календарь должно попадать только то, что действительно важно и приоритетно. Всё остальное лучше игнорировать и не поддаваться на соблазн брать на себя лишние обязательства перед собой и окружающими.

А дальше начинается то, с чего всё начиналось — с планирования. Только на этот раз ваш органайзер содержит только необходимое, без хлама. Рекомендую прочитать эту статью, чтобы познакомиться с наиболее эффективными инструментами планирования.