{"id":9132,"title":"\u041f\u043e\u0447\u0435\u043c\u0443 \u043a\u0430\u043d\u0430\u0434\u0441\u043a\u0438\u0435 \u043b\u044e\u0431\u0438\u0442\u0435\u043b\u0438 \u043a\u0432\u0430\u0434\u0440\u043e\u0446\u0438\u043a\u043b\u043e\u0432 \u043f\u043e\u043a\u0443\u043f\u0430\u044e\u0442 \u0437\u0430\u043f\u0447\u0430\u0441\u0442\u0438 \u0432 \u0420\u043e\u0441\u0441\u0438\u0438","url":"\/redirect?component=advertising&id=9132&url=https:\/\/vc.ru\/pochta\/325041-kak-kanadskie-lyubiteli-snegohodov-i-kvadrociklov-otkryli-dlya-sebya-rossiyu&placeBit=1&hash=cd54543b13c8a6083dd50d5669dab69e3e15e40792f9ed69859d5c8934b50d3d","isPaidAndBannersEnabled":false}
Офтоп
Naumen

Автоматизация бизнеса: за и против

Автоматизация окружает нас везде: электронный документооборот, бухгалтерия, сайт госуслуг. Даже, когда вы звоните заказать пиццу, вас приветствует электронная женщина и просит нажать кнопку.

Naumen тоже вносит свой вклад в автоматизацию: разрабатывает решения для автоматизации ИТ и бизнес-услуг, бизнес-процессов, контактных центров.

Но автоматизация нужна не везде и не всегда. Рассмотрим ситуации, когда стоит автоматизировать часть процессов на предприятии, а когда лучше довериться человеку.

Байка про паровой котёл

В 70-е годы в США работало предприятие. На его территории стоял паровой котёл, который постоянно переполнялся. Приходилось нажимать на кнопку для сброса давления, чтобы ничего не взорвалось. За процесс отвечал инженер-механик, он получал за это зарплату как за полный рабочий день. Предприятие решило сэкономить: ответственного за кнопку уволить, а нажимание автоматизировать.

Этому мешал один факт: интервал переполнения колебался от нескольких часов до нескольких суток. Из-за этого не получалось поставить простой механизм, который нажимал бы кнопку по таймеру.

Руководство рассматривало два варианта: заменить котёл на новый или установить датчики и автоматизировать сброс давления. Первый требовал много денег, а второй не давал гарантии. Это были 70-е годы прошлого века, и люди не рискнули довериться датчикам, так как считали их ненадёжными.

Сотрудник предприятия предложил научить сторожей нажимать кнопку, а инженера-механика сократить. Так и сделали — выдали охранникам инструкцию, прописали штрафы за взрыв котла и подняли зарплату на 10%. Компания проработала так ещё 10 лет, потом котёл сломался из-за старости.

Правильно ли поступило руководство предприятия? Решение нашлось на периферии, но оно принесло свои плоды. Смысл байки в другом. Каждая ситуация уникальна и готовое решение никто не даст. Даже у автоматизации найдутся сильные и слабые стороны. Об этом в следующих разделах.

Проблемы из бизнеса

Когда речь заходит о бизнесе, мы сталкиваемся с двумя крайностями: либо процессы поставлены на конвейер, либо сотрудники всё делают руками. Это зависит от сферы бизнеса и размера компании.

С одной стороны — исследование HeadHunter показывает, что сфера подбора персонала до сих пор не автоматизирована. Рекрутер сам выбирает кандидатов, сам просматривает резюме, сам связывается с человеком.

С другой стороны — есть Amazon, где автоматизация сначала проникла на склад, а в 2016 году компания представила полностью автоматизированный магазин в Сиэтле. В нём покупатель выбирает товары, а на выходе у него списываются деньги со счёта Amazon.

Большое дело

Сложнее не значит лучше. В крупных компаниях, работающих с большими массивами данных, процесс зачастую проектируется перегруженным. Сотрудникам приходится работать со сложными системами, а большая часть функций не востребована. В этом случае лучше заранее заложить каскад целей процесса от простых к сложным. Смысл в том, что сотрудники плавно погружаются в ситуацию и быстрее достигают целей.

Не всё должно быть в одном окне

Допустим, у вас есть бухгалтер. Для отчётов бухгалтеру нужны данные, часть из которых лежит в облаке в формате Excel, часть в базе данных, а часть — в виде бумажных документов. Отчёты он формирует в Excel.

В случае с БД бухгалтер сначала выгружает данные из SQL, потом импортирует это в Excel, а потом строит отчёты и отдаёт начальству.

Чтобы избежать ненужных операций между БД и Excel, можно сделать отчёт в самой базе SQL. Это будет хорошим решением и хорошим примером автоматизации. Плохой вариант — переносить все отчёты в SQL, чтобы всё было в одном окне. Это создаст много лишней работы по импортированию данных, а пользы не добавит.

У каждого инструмента своё применение и свои ограничения. Не нужно стараться всё перетащить в одно место.

Оптимизация рабочего времени

Руководитель хочет оптимизировать работу подчинённых. Это кажется правильным и логичным: предприятие уменьшает вредные операции, увеличивает производительность труда и экономит деньги. Однако между скоростью работы и экономией нет прямой связи.

В компании работает администратор. Он отвечает на звонки, обрабатывает почту и встречает клиентов. Если вы внедрите систему автоматической обработки почты, то освободите 10% времени. Если у вас есть 10 таких сотрудников, тогда за счёт экономии в 10% вы сможете сократить одного из них или не нанимать нового. Если же вы сокращаете на 10% время работы единственного сотрудника, которого больше нечем занять, то в оставшееся время он просто будет смотреть котиков в интернете. Экономии не получится.

«Добавьте только эту функцию»

Директор департамента просит реализовать только регистрацию документов определенного типа. Автоматизатор оперативно создаёт эту функцию и сдаёт заказчику. При использовании алгоритма появляются интересные вопросы: кто может и не может регистрирует эти документы, когда это надо делать и в какой срок? В итоге, выявление недоработок и их исправление превратилось в долгий и тернистый путь.

Выходит, что проектировать нужно не только саму автоматизацию, но и сам бизнес-процесс. Необходимо выделить цели процесса, роли сотрудников, сроки обработки запроса и многое другое.

Достичь успеха проще, если внедрять функции поэтапно. Каждый шаг будет содержать набор функций, необходимых для работы всего процесса.

Когда нужна автоматизация

В этом вопросе нужен комплексный подход: стоит взвесить доводы за и против, просчитать выгоду, посоветоваться с экспертами. Но есть ключевые вопросы, на которые стоит обратить внимание, если вы задумались об автоматизации.

За автоматизацию:

  • Процесс повторяется постоянно. Это может быть ежедневный отчёт или рассылка email-уведомлений. Если у вас есть отдельный сотрудник, который полдня загружает контакты в базу, то загрузку стоит автоматизировать, а сотруднику найти лучшее применение . Особенно, если таких работников несколько.
  • Исключение человеческого фактора. Копирование данных на резервный сервер, настройку прав доступа и бухгалтерский учёт легко автоматизировать.
  • Наблюдается неудовлетворённость уровнем каких-либо внутренних услуг в компании со стороны бизнес-подразделений.
  • Вы хотите перенести проверенные практики из других компаний.
  • Новые идеи бизнес-подразделений не реализуются из-за отсутствия автоматизации процессов.

Против автоматизации:

  • Стоимость. Учитывайте стоимость приложения, её внедрение и поддержку. Возможно, дешевле нанять сотрудника или доплатить существующему.
  • Процессы постоянно меняются. Такое бывает у стартапов в самом начале пути. Если у вас нет налаженных процессов, вы рискуете автоматизировать хаос.
Котозмей и качели

А вообще есть три основных принципа автоматизации:

  • Автоматизация должна приносить пользу. Это означает, что результат автоматизации приносит компании прибыль. Например, автоматическое одобрение кредитных заявок в банке. Банк автоматизирует процесс, экономит время сотрудников и зарабатывает деньги на выданных кредитах.
  • Автоматизация не должна приносить вреда. Это значит, что после внедрения системы процесс должен упрощаться, а не усложняться. Если после автоматизации появляются дополнительные точки отказа, это повод задуматься.
  • Автоматизация должна сокращать затраты. Если нет экономической выгоды, то и смысла в автоматизации нет.

Если в вашем случае выполняются все три принципа, то это — хорошая и полезная автоматизация.

Вместо вывода

Автоматизация процессов, а особенно ИТ-процессов — хорошая штука. Она позволяет сократить издержки, оптимизировать работу, избавиться от ошибок. Но не нужно автоматизировать всё подряд. Если вы выполняете работу раз в год, то дешевле будет написать инструкцию и выдать сотрудникам.

Если внедрение автоматизации — вопрос решённый, подумайте о рисках при самостоятельном проектировании. Опытная компания настроит систему под ваши бизнес-процессы и внедрит дополнительные модули по запросу.

0
3 комментария
Популярные
По порядку

Что за поток сознания я сейчас прочитал?
1. Автоматизация должна приносить пользу
2. Автоматизация не должна приносить вреда.))
От создателей "трава зелёная" и "небо голубое"

4

Этот текст в основном для начинающих предпринимателей. Случается так, что в начале своего бизнеса человек хочет автоматизировать всё и вся не потому, что это полезно, а потому что так принято. Спасибо за обратную связь и юмор)

6

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

Для автоматизации коммуникационных процессов компании тоже есть отличные инструменты типа Прессфида https://pressfeed.ru/ - гораздо упрощает общение с журналистами, публикации и оптимизирует затраты

0

Комментарий удален

Читать все 3 комментария
Хоум кредит про меня забыли. Долг с 2009года

Решил я значит проверить свою кредитную историю на одном из известных ресурсах. И что я обнаружил? Действующий долг в #хоум_кредит с 2009 года и как следствие краснющую историю! Я конечно же позвонил в эту контору, говорю каким образом банк забыл про меня? - а вы знаете? Мы вам звонили звонили... но не дозвонились ... Так же как и вашим…

SkillFactory раздает подарки: повышенная ставка и новогодний марафон для вебмастеров

В преддверии Нового года мы решили порадовать своих настоящих и будущих партнеров — участников партнерской программы школ Skillfactory, Contented и Product LIVE. Это возможность получить денежный бонус и заодно увеличить прибыль от продажи наших курсов.

Глава американской компании Better.com уволил 900 сотрудников одним видеозвонком Статьи редакции

«Если вы сейчас смотрите это, значит вы в той невезучей группе, которую увольняют», — сказал работникам директор.

Я пришёл к вам с плохой новостью. Рынок изменился, как вы знаете, и мы должны двигаться за ним вперёд, чтобы выжить, процветать и исполнять нашу миссию. [...] Я делаю это второй раз в своей карьере и не хочу повторять. В последний раз, я плакал, но на этот раз надеюсь быть сильнее. [...] Если вы сейчас смотрите это, значит вы в той невезучей группе, которую увольняют.

Вишал Гарг
Откуда берут взрослые деревья для парков и улиц

А также сколько они стоят и почему выращивать их — неплохой бизнес.

Дайджест новостей Сбера: сайт Digital Пётр, сценарии для умного дома и платина от Forbes

Прошлый дайджест мы целиком посвятили 180-летию Сбера, поэтому новостей накопилось много. Среди них — запуск сайта по распознаванию рукописей Петра I, большое обновление на платформе умного дома Sber и другие. Рассказываем всё самое интересное.

Картинка, сгенерированная ruDALL-E по запросу «рыжий котик»
re:Store продал Macbook Pro с раскладкой azerty и серийный номер ноутбка не совпадает с серийным номером на коробке
Доказал, что миллиардеры не видят разницы между вином за $500 и $10 тысяч: история Руди Курниавана Статьи редакции

Курниаван продавал подделки под видом редких вин предпринимателям, генеральным директорам и голливудским продюсерам и обманул их более чем на $35 млн.

Руди Курниаван LA Times
Продавец eBay из Кургана стала победителем в финале Всероссийского конкурса «Молодой предприниматель России 2021»

27 ноября в Москве состоялся финал ежегодного конкурса «Молодой предприниматель России 2021». В нём приняли участие предприниматели и самозанятые в возрасте до 35 лет. Всего было подано более 300 заявок из 43 регионов страны.

Яндекс плюс снимают деньги и не оформляют возврат.Сотрудники компании не отвечают

Произошла неприятная ситуация с Яндекс плюс,причём во второй раз.С банковского счёта было списано 299₽,в самом профиле никакой подписки нет,тогда вопрос,за что снимали?Обратилась в поддержку ,заполнила форму-отказ ,хотя я приложила все доказательства и чек.Написала в чат ,попросили выслать номер карты,со второго числа никто не отвечает,писала уже…

И сотрудников тоже касается: кибербуллинг на рабочем месте
Design vector created by pikisuperstar - www.freepik.com
Агрегатор "Яндекс.Еда" не возвращают оплату за заказ, которого не было

Здравствуйте! Ситуация следующая, 22.10.2021 г. я сделала заказ у агрегатора доставки "Яндекс.Еда". Доставка из Магазина "Магнит". В момент списания оплаты с банковской карты за заказ заметила, что адрес доставки товара указан с ошибкой. В заказ проставился рабочий адрес, а не домашний, ехать на автомобиле от дома до работы мне 10 минут, пешком…

null